Veja como promover a redução de custos logísticos

Este post vai orientar você da melhor maneira possível para que possa promover a redução de custos logísticos em sua empresa. Os processos da logística costumam provocar muitas dores de cabeça nos gestores. A área já chegou a ser considerada um conjunto de operações que devem ser reduzidas ao máximo dentro da empresa.

Pode parecer algo impossível para muitos gestores, mas é uma possibilidade que vem sendo apontada com a Produção Enxuta e suas estratégias: Just In Time, cross-docking, redução de estoque, eliminação de atividades que não agregam valor aos serviços e produtos, dentre outras. Continue a leitura e aprenda a diminuir os gastos logísticos!

Como a questão da ociosidade interfere nos custos?

Quando se trata de trabalho, a ociosidade se refere ao tempo em que os colaboradores não estão desempenhando nenhuma atividade dentro da empresa — ou em favor da organização.

No caso da logística, ela pode ser ainda mais específica. Uma das principais razões que gera a ociosidade no âmbito da logística é que as entregas são efetuadas, na maioria das vezes, de maneira unidirecional, ou seja, o motorista leva o caminhão com carga, mas retorna descarregado. Nesse caso, mesmo em movimento, pode-se considerar que o motorista está em estado de ociosidade, visto que não está gerando lucros para a organização (está gerando mais despesas).

Não é sempre que acontece harmonização com o volume das cargas, com a direção e com outras variáveis que atuam para as cargas de retorno. Empresas que trabalham especificamente com o transporte de cargas costumam embutir alguma taxa ou sobrepreço em seus serviços para compensar a ociosidade do retorno sem carga. Contudo, nem sempre essa cobrança é vista com bons olhos pelos clientes.

Além disso, as empresas que realizam o transporte de suas próprias mercadorias estão sujeitas a prejuízos, pois ficam limitadas apenas às suas demandas. Muitas soluções são desenvolvidas pelas empresas a fim de evitar a ociosidade no transporte, seja referente à falta de serviços (os caminhões ficam parados na empresa), ao retorno (caminhão retorna ao ponto de origem descarregado) ou ao tempo gasto em manutenção com o veículo, e assim por diante.

A solução para esse tipo de problema não é algo simples. Na realidade, trata-se de um conjunto de ações voltado ao ajuste estratégico das operações. Por exemplo, é preciso criar rotas eficientes e alocar veículos em pontos de convergência da rede de distribuição, otimizando cada deslocamento.

O período de ociosidade pode atingir, no final do mês, até 60%, ou mais, da capacidade de um veículo. Ou seja, um percentual extremamente alto, capaz de interferir diretamente na saúde do negócio.

O que constituem os custos logísticos?

Em muitas empresas, os custos logísticos vêm logo após o custo das mercadorias vendidas (CMV). Essas empresas também têm o hábito de atribuir uma parte dos custos logísticos aos custos de fabricação dos produtos, enquanto a outra parte é dividida entre os gastos com armazenagem e distribuição (não são diretamente associados aos produtos).

Na maioria das vezes, as empresas acabam não tendo uma noção mais exata dos custos logísticos, não conseguindo visualizar oportunidades de redução deles nas operações. Muitos gestores também não conhecem o custo total do produto até a entrega ao consumidor final (pode assimilar uma noção desse custo por meio de cálculos pouco confiáveis de rateio).

Enfim, se você deseja realizar uma efetiva redução de custos logísticos, precisará conhecer bem o custo total do produto e todos os custos resultantes das operações logísticas. Mas como fazer para identificar esses custos com a maior precisão possível?

O gestor deverá fazer um mapeamento dos processos logísticos, preferencialmente no formato de fluxos. A cada processo, devem ser atribuídas uma ou mais pessoas responsáveis. Além disso, é preciso entender o funcionamento de cada etapa, sua performance e os indicadores mais eficientes para demonstrar sua interferência em relação aos custos.

Na prática, as operações que promovem os custos logísticos são basicamente:

• armazenagem: aplicação de recursos financeiros para receber, armazenar e despachar os produtos e outros materiais (matéria-prima, insumos em geral);
• transporte: gastos com transporte, relacionados à venda de produtos e à sua transferência entre pontos de armazenagem, unidades de distribuição e operadores logísticos;
• movimentação: gastos com a movimentação dos materiais internamente (caminhões, equipe de funcionários, empilhadeiras, recursos tecnológicos e outras coisas);
• estoques: recursos financeiros (custos de oportunidade) aplicados sobre os estoques de matérias-primas e produtos.

Por meio da análise de custos logísticos, é possível tomar decisões relacionadas ao controle e à redução de custos logísticos ao longo do tempo, à avaliação dos melhores investimentos em infraestrutura, em equipamentos e em sistemas de automação e à comparação com o segmento industrial que atua na mesma área.

Sem visibilidade sobre as operações, dificilmente os gestores e líderes são capazes de tomar decisões de forma precisa, reduzindo os custos nos pontos certos, sem prejudicar a eficiência e a qualidade das entregas.

Por que a automação de processos é importante?

A automação de processos é uma das formas mais eficazes de aplicar a redução de custos logísticos em sua empresa. A realização de atividades de forma manual oferece alguns inconvenientes que podem resultar em mais custos para seu negócio.

Primeiramente, existem as possibilidades de erros frequentes. As falhas nas operações envolvem a necessidade de corrigir o que foi feito de modo errado, consumindo tempo e gastando recursos com processos de retrabalho.

Lembre-se de que até pequenas pausas entre uma e outra etapa de determinadas operações já significam menos agilidade no ritmo de produção e podem elevar o custo final do produto ou serviço. A partir do momento em que sua empresa oferece serviços/produtos mais caros sem o mesmo nível de eficiência de empresas que usam tecnologia avançada, ela está perdendo competitividade e oportunidades reais de mais lucratividade.

A automação de processos na área de logística implica o ritmo contínuo de atividades, uma vez que os sistemas automatizados são programados para executar uma ou mais atividades específicas, de forma padronizada, sempre seguindo os mesmos princípios.

Dessa forma, a empresa gasta um tempo muito menor na realização das operações, com possibilidades significativamente menores de cometer erros e, consequentemente, economizando mais (principalmente no que se refere aos gastos com mão de obra e certos materiais, como papéis).

A automação de processos logísticos pode envolver tanto as tarefas administrativas quanto as operacionais. A tecnologia da informação permite que a empresa reúna e compartilhe informações com mais agilidade e eficiência, melhorando tanto o nível de produção quanto a qualidade dos produtos/serviços e do atendimento ao cliente.

Existem muitos softwares de gestão, principalmente os já populares ERPs (sistemas de gestão integrados). Eles permitem integrar setores fundamentais, como o setor de estoque ao de vendas, possibilitando mais eficiência na solicitação de pedidos, evitando erros de despacho e, posteriormente, reduzindo custos diretos com devolução de produtos e custos indiretos com insatisfação do cliente.

Os sistemas automatizados permitem também um atendimento mais rápido ao cliente, seja para tirar dúvidas, seja para concretizar vendas.

Os processos de negócios bem integrados consideram todos os elos da cadeia produtiva (Supply Chain): matéria-prima, fornecedor, empresa, distribuidor e cliente final. Um sistema de gestão bem informatizado permite a integração entre esses elos.

A gestão automatizada favorece a redução de custos logísticos por meio de uma coordenação melhorada de atividades. Em um sistema automatizado de gestão, as informações, tanto em nível interno (entre os colaboradores e clientes) como em nível externo (entre fornecedores e consumidores em geral), se apresentam mais precisas e acessíveis em tempo real.

Além dos ERPs, fazem parte da automação de processos logísticos outros sistemas, como WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazém) e TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte). Existem máquinas e equipamentos específicos para operações logísticas, especialmente aquelas relacionadas aos armazéns.

Quais são as melhores práticas para redução de custos logísticos?

Consideremos agora as melhores práticas para redução de custos logísticos. Depois de analisar com cuidado as operações que promovem os custos logísticos, o gestor deverá criar uma matriz que ofereça uma visão mais ampla e realista, favorecendo a melhor tomada de decisões.

Essa matriz deve mostrar aspectos como:

• nível de rentabilidade dos produtos e serviços;
• nível de rentabilidade dos canais e dos clientes;
• necessidade de manter ou de eliminar produtos/serviços;
• possibilidades de aceitar determinadas condições e de aceitar pedidos especiais;
• informações comparativas e suficientes que permitam escolher entre fazer internamente ou terceirizar determinadas operações e possibilidades de executar análises de sensibilidade.

Quanto à redução de custos logísticos e ao aumento da produtividade na movimentação de materiais e armazenagem de estoques, seguem algumas dicas valiosas:

1. Faça o endereçamento para localizar os produtos.
2. Desenvolva um layout apropriado, que otimize a armazenagem e a busca dos produtos.
3. Trabalhe com pessoal preparado e capacitado.
4. Desenvolva processos operacionais que estejam descritos e documentados em cartilhas e em manuais.
5. Utilize tecnologia avançada, mas simples de trabalhar, que permita o controle e o rastreamento dos estoques.
6. Use os equipamentos para movimentação que sejam mais adequados.
7. Disponha de estruturas de armazenagem apropriadas que permitam a verticalização dos estoques (possibilidades de alugar galpões logísticos no caso de não dispor de espaços apropriados).
8. Utilize critérios envolvendo a Curva ABC e características para a organização de estoques.
9. Considere a possibilidade e as vantagens de terceirizar os serviços de armazenagem.

A Curva ABC, também chamada de 80-20, é uma técnica útil na determinação dos produtos mais rentáveis contidos nos estoques ou os mais importantes conforme outros critérios. Por exemplo, você pode elaborar uma relação se baseando no preço de custo de cada produto ou no preço de venda deles. É importante comparar a margem de lucro de cada item com os custos que ele envolve.

Ao final de seu trabalho, o gestor deve ter uma classificação de produtos em 3 categorias: A, B e C. Na categoria A, estão os produtos que são responsáveis por até 80% das vendas. Os produtos da categoria B são aqueles responsáveis por até 15% das vendas. Os itens da categoria C são responsáveis por até 5% das vendas.

Após uma cuidadosa análise, o gestor pode tomar decisões como eliminar alguns produtos do grupo B ou C dos estoques ou investir em estratégias para divulgá-los mais a obter vendas e manter os estoques de produtos A continuamente bem supridos para atender à demanda e outras coisas. No que concerne à redução de custos logísticos no transporte de mercadorias, muitas das práticas aplicadas na movimentação e armazenagem de materiais podem ser usadas.

O uso de tecnologia adequada se baseia em sistemas de rastreamento e monitoramento em tempo real, dispositivos de segurança pessoal e para a carga, aplicativos que facilitam a comunicação da empresa com o motorista e com o cliente e assim por diante.

Existe também a necessidade de trabalhar com motoristas capacitados e investir em treinamentos e atualizações periódicas. O motorista precisa ter carteira de habilitação atualizada e adequada para dirigir veículos de grande porte e dispor de conhecimento sobre as melhores estratégias de condução nas rodovias e dentro do perímetro urbano, para evitar acidentes e problemas com o veículo/carga.

O motorista também deve conhecer a legislação para não incorrer em multas e ter capacidade para resolver os problemas de manutenção do veículo, bem como conhecer e aplicar táticas que reduzem o consumo de combustível. Tal como na armazenagem, é preciso trabalhar com veículos apropriados e, de preferência, mais novos, que permitam o consumo de menos combustível e que possam, até mesmo, vir equipados com determinados acessórios.

Outra boa dica para a redução de custos logísticos é terceirizar o transporte, contratando transportadoras para realizar a entrega das mercadorias. Finalmente, vamos sintetizar as práticas para reduzir custos em 3 etapas.

Desenvolvimento dos processos

É preciso desenhar e desenvolver todos os processos logísticos, identificando os operadores e os custos associados a cada um. É recomendável definir os indicadores-chave de desempenho e construir diferentes cenários para estimar o impacto dos custos.

Quando se efetua um desenvolvimento detalhado das operações, o gestor consegue ter bons insights que ajudarão a criar uma rede de logística menos onerosa.

Utilização das ferramentas analíticas

É importante usar ferramentas para analisar o desempenho dos gastos e efetivar a redução de custos logísticos, que estejam aptas a simular diferentes cenários e parâmetros: pistas, rotas, modais de transporte, restrições de infraestrutura e práticas de desembaraço aduaneiro. Há muitas ferramentas disponíveis que servem para analisar custos, incluindo a terceirização dos fornecedores, a otimização da rede e a análise da faixa de frete.

Na hora de escolher as ferramentas analíticas, considere critérios como: dinamismo para estudar diferentes cenários ao mesmo tempo; capacidade para tornar os processos mais eficazes na obtenção dos resultados almejados e capacidade de gerenciar riscos, avaliando os custos deles nas operações logísticas.

Uso de tecnologia apropriada

A tecnologia é hoje uma das aliadas mais eficientes das empresas quando o objetivo é promover a redução dos custos logísticos. Na prática, recursos tecnológicos são a base para a automatização de processos, eliminação de desperdício, além de ser uma das formas mais amplas e produtivas de se otimizar a gestão, isso a partir da implementação de softwares e do uso inteligente dados, informações e indicadores.

De forma mais ampla, a tecnologia adequada contribui para:

• simplificar os processos, automatizando as etapas e reduzindo a necessidade de transferências;
• acelerar o tratamento de situações excepcionais, diminuindo também a quantidade de ocorrência delas;
• reduzir a complexidade de muitas operações.

Como as empresas têm praticado a redução de custos logísticos?

Vejamos agora alguns exemplos práticos de como as empresas vêm realizando a redução de custos logísticos.

Eliminação do trabalho não produtivo

Tudo o que não é útil deve ser eliminado. Esse é um princípio da Produção Enxuta. Atividades que não agregam valor e resultam em perdas são nocivas aos processos logísticos. Ineficiências são consequência de muitos toques nos materiais ou muitas distâncias percorridas. Analisando os processos, é possível identificar quais são as atividades mais repetitivas e desnecessárias, que não estão agregando valor aos serviços e produtos.

É necessário analisar toques, quantidade de movimentações, entradas em sistemas e conferências. O importante é manter um diagrama de fluxo para identificar tanto as oportunidades de melhorias quanto os gargalos. Recomenda-se ainda avaliar com cuidado o mapa de localização dos estoques, reposicionando os itens conforme as necessidades. Outra dica é estudar detalhadamente o layout do centro de distribuição.

Redução do uso de materiais

Outra forma de facilitar a redução de custos logísticos é reduzindo gastos com materiais como embalagens. Avalie o uso de papelões, paletes, filmes e de todos os processos de embalagem para identificar desperdícios. Procure eliminar o trabalho resultante de erros de estocagem (que provocam avarias).

Os procedimentos preventivos e as operações bem-organizadas podem evitar perdas que implicam elevados prejuízos (chegam a custar até 4 vezes mais do que a aplicação dessas medidas salutares).

Just In Time

Nessa estratégia, a empresa só deve comprar matéria-prima ou produtos quando for estritamente necessário para o ciclo de produção/vendas.

Assim, você precisará definir o ponto de pedido: o momento em que o material estocado atinge o nível mínimo permitido para atender à demanda de produção ou dos clientes. Esse é o momento exato para fazer novas compras.

Cross-docking

Prática adotada em algumas empresas que consiste na dispensa de armazenagem dos produtos. Não há um período longo de armazenagem, pois assim que os produtos chegam na sede já são despachados para os pontos de venda ou até para o consumidor final.

Redução de atividades por meio dos indicadores de desempenho

Geralmente, as empresas precisam de atividades extras quase todos os dias, o que gera trabalhos não programados, pressionando os diferentes setores. Além disso, elas provocam, naturalmente, custos adicionais, principalmente com horas extras.

Daí, a necessidade de gerir custos e recursos diariamente, em dias normais ou em épocas de sazonalidade, identificando onde e quando os gastos são gerados. A equipe bem treinada ajuda na manutenção do desempenho e no alcance das metas.

Melhoria na utilização dos espaços

Faça uma revisão nos métodos de estocagem, no layout dos armazéns, na capacidade de recebimento e de expedição dos veículos. Estoques obsoletos devem ser eliminados, para melhorar o layout dos centros de distribuição. Além disso, é essencial saber equilibrar o estoques, a fim de que não se verifique o excesso e nem a falta de mercadorias, visto que ambas as situações são financeiramente prejudiciais.

Racionalização

É importante programar rotinas eficientes para as remessas. Racionalizar evita falhas, como enviar produtos de uma mesma remessa separadamente e com atrasos. Controlar as entregas é uma das mais eficientes maneiras de obter a redução de custos logísticos.

Gerencie o tráfego dos produtos por meio de um sistema eficiente, identificando situações que encarecem a operação e oportunidades de rotas mais baratas.

Mais flexibilidade

Flexibilidade é uma palavra-chave nas empresas que desejam reduzir custos, principalmente em períodos de instabilidade econômica, em que é necessário se ajustar aos novos cenários. Empresas de determinados segmentos têm demanda sazonal, significando que os custos não são os mesmos durante todo o ano.

Operações logísticas (inclusive quando terceirizadas) devem ser flexíveis às diferentes demandas da empresa. Assim, o gestor pode aumentar ou diminuir a quantidade de remessas (transportadoras) e do volume de cargas estocadas (operadoras logísticas).

Otimização de rotas frequentes

Quando a empresa tem muitas entregas em uma determinada região, pode procurar transportadoras que agem somente nessa área, obtendo custos menores e fornecedores especializados no transporte em questão.

Além disso, em muitos casos, a terceirização dos transportes pode ser uma alternativa estratégica para cobrir áreas maiores, diluindo os riscos e custos com empresas parceiras e motoristas autônomos, por exemplo.

Formas alternativas de entregas

Em casos especiais, você poderá usar formas alternativas de entrega, podendo variar o modal de transporte. Entregas menores a distâncias reduzidas podem ser feitas por meio de bicicletas e motos. Em outras ocasiões, talvez os custos com transporte aquaviário e aéreo podem compensar mais que o transporte rodoviário.

Também é interessante manter veículos em pontos estratégicos ao longo das rotas e redes de distribuição, antecipando-se a imprevistos como problemas mecânicos em um determinado caminhão. Evitam-se assim atrasos na entrega e outros eventuais custos.

Uso de tecnologia

Já vimos o quanto a tecnologia pode ser útil para a redução de custos logísticos. Ela deve estar presente na própria empresa, nos prestadores de serviços, nos fornecedores e, quando possível, até nos clientes. A tecnologia deve integrar todas as etapas da cadeia de suprimentos, ajudando a melhorar a qualidade dos serviços/produtos e reduzindo custos.

Por isso, você deve investir em tecnologia moderna e manter os equipamentos e veículos em bom estado, como empilhadeiras, selecionadoras, transportadores contínuos, paletes, robôs, esteiras, plataformas, estantes e prateleiras, caminhões, sistemas de gestão, dispositivos para rastreamento/monitoramento etc.

Como a terceirização do transporte de cargas contribui para redução de custos logísticos?

A terceirização de transporte de cargas oferece muitos benefícios, entre eles a redução de custos logísticos, já que dispensa a necessidade de motoristas próprios (salários e encargos trabalhistas), a manutenção de veículos, os gastos com combustível, os custos com seguros e impostos, os investimentos em dispositivos de segurança específicos para monitoramento, o espaço para guardar a frota, entre outras coisas.

Até algum tempo, a empresa precisava contratar uma transportadora com frota própria ou um caminhoneiro autônomo para realizar suas entregas. Hoje ainda é assim, mas você já pode contar com a ajuda de um marketplace logístico, como a Cargo X.

Esse marketplace, com a utilização de um sistema automatizado, tem acesso a diferentes profissionais e empresas de transporte de forma ágil e eficiente. Cruzando dados, ele pode identificar o melhor profissional para seu caso, considerando a rota, o prazo para entrega, a proximidade dele e outros fatores. Uma das grandes vantagens em recorrer ao marketplace logístico é que os custos tendem a cair ainda mais, pois ambas as partes se beneficiam: a embarcadora e a transportadora ou motorista.

Para o motorista, uma das maiores vantagens é que ele elimina a ociosidade do retorno, visto que consegue carga para realizar a viagem de volta. Naturalmente, esse fato também é positivo para a empresa que contrata seus serviços, já que pode obter melhores preços de frete.

Como equilibrar a relação entre a diminuição dos custos versus queda do nível de serviço?

Não há nenhuma dúvida de que os custos operacionais estão entre os elementos mais impactantes nos resultados financeiros de uma transportadora. Não por outra razão, gestores e líderes se esforçam continuamente para buscar manter os custos em níveis compatíveis com a realidade do negócio, para que possa não apenas sobreviver, mas principalmente crescer.

No entanto, nessa busca incessante pela otimização dos custos logísticos, alguns erros são cometidos. Muitas vezes, em nome da redução dos gastos, interfere-se negativamente na qualidade das entregas — o que não é uma ação recomendada, sobretudo em um mercado competitivo como o dos transportes.

Nesse contexto, é fundamental destacar a importância que a qualidade e o diferencial na prestação dos serviços têm nos resultados da empresa. Esses atributos são a chave para a fidelização de clientes, para a credibilidade do negócio e pelo reforço da sua imagem no mercado. Quando, em nome da redução dos custos logísticos, se sacrifica o nível de qualidade dos processos, diretamente se coloca em risco o próprio funcionamento da empresa. Isso porque, por exemplo, abre-se margem para erros, inconsistências e ocorrências negativas que podem prejudicar a experiência do cliente.

Nesse sentido, a solução mais lógica e adequada é promover a redução de custos de forma estratégica, planejada e prudente. Não se pode simplesmente cortar gastos de forma deliberada. É preciso subsidiar as decisões a partir de ações prévias, como:

• mapear as operações;
• conhecer bem cada etapa da operação logística;
• identificar pontos de atenção e improdutividade;
• avaliar profissionais, máquinas e infraestrutura.

Ou seja, antes de reduzir os custos, é preciso fazer um estudo aprofundado das atividades da empresa, de modo a se visualizar os pontos em que é possível promover essa minimização dos gastos, ou até realocar investimentos, mas sem sacrificar o nível de serviço. Para isso, sem dúvida, a tecnologia é uma das saídas mais estratégicas.

Por fim, a redução de custos logísticos é um grande desafio para todas as empresas. Trata-se de um trabalho que deve ser estudado e planejado com todo o cuidado. Porém, não se trata de uma missão impossível.

O gestor certamente precisa do apoio de recursos tecnológicos e de estratégias eficientes que permitam controlar os gastos e otimizar os lucros (controle de estoque, planejamento de rotas, otimização dos espaços, eliminação dos desperdícios, uso de indicadores de desempenho, mais flexibilidade etc.).

A terceirização do transporte de carga é uma das formas de reduzir custos logísticos e garantir maior eficiência na operação. Por isso, não deixe de fazer uma cotação com a Cargo X. Queremos ser seus parceiros nessa empreitada!

Tags: logística, custos logisticos, economia compartilhada