Ciclo de pedido: tecnologia e custos logísticos

Conectar todas as atividades de seu processo logístico é essencial para o sucesso! Sua empresa ou parceiro deve ter o controle de todo o fluxo e construir assim um ciclo de pedido. Essa estrutura é o elo entre a venda e a entrega, entre seu cliente e você.

Esse processo é constituído por todas etapas do processo de venda, desde a seleção do produto e compra, até a entrega do mesmo a seu cliente, passando pela organização de seu estoque, até o transporte das mercadorias.

A percepção de seu cliente deve variar conforme a eficiência de seu ciclo de pedido. Quanto mais rápido ele for, mais seguro e satisfeito ele estará. O prazo de atuação indica a agilidade do serviço logístico e quanto menor for ele, maior é o nível de confiabilidade.

Existem pontos importantes que devem ser analisados junto ao seu ciclo de pedido. O uso da tecnologia como aliada e a representatividade desse processo nos custos logísticos são os mais relevantes.

Impacto na rentabilidade

Para seu o fornecedor, ou equipe logística, a construção e operação do inúmero ciclo de pedido consomem recursos físicos e humanos. Eles impactam diretamente rentabilidade do negócio.

Caso exista alguma falha dentro deste processo, muitos investimentos são desperdiçados.

Um dos exemplos é quando um pedido tem um prazo extenso entre a finalização da compra e checagem em seu estoque. Essa possível demora faz com que aumente as chances de indisponibilidade do item.

Isso faria com que os transtornos fossem grandes.
Essa falha teria um impacto muito significativo nos ganhos da empresa, principalmente se ocorresse de forma recorrente.

Clientes poderiam ser perdidos, o fluxo de caixa sofreria com essa lacuna, entre outras coisas.

Um bom modo de ser minimizar falhas deste tipo é implementar uma comunicação ágil e conectada com um ciclo de pedido positivo que integre as diversas áreas responsáveis pelo fluxo.

Conhecimento ajuda na implementação da tecnologia

As vantagens de se aplicar a tecnologia dentro do ciclo de pedido são muitas, como a redução de prazos, variações, mão de obra, custos, falhas, entre outras.  Entretanto, a velocidade com que as novidades se desenvolvem é mais rápida que a implementação dentro da logística, o que limite a atuação tecnológica.

Para ampliar os resultados possíveis e utilizar o máximo do potencial, é necessário primeiro conhecer melhor as tecnologias disponíveis. Estar atento às inovações e entender as especificações das soluções lançadas no mercado é de suma importância.  Além disso, é fundamental desenvolver um modelo de análise que compare custos e benefícios de forma completa. Essa é a base para o cálculo de retorno sobre investimento (ROI).

OMS e VMI como tecnologias dentro do ciclo de pedido

Order Management Systems (OMS), ou sistema de gerenciamento de pedidos, é o software mais comum dentro o mercado. Ele serve para integrar e controlar todo ciclo de pedido e deve ser o ponto de partida da inserção da tecnologia no mercado. O projeto de um OMS deve abranger desde a emissão de pedidos até o fechamento dos mesmos. É a implantação da abordagem ponta-a-ponta, ou seja, do processo integrado da emissão ao pagamento dos pedidos.

Outra solução possível é a VMI (Vendor Managed Inventory), ou gerenciamento de estoque pelo fornecedor. Nessa opção o sistema monitora o nível de estoque do cliente e gera pedidos de reposição automática, baseado em regras colaborativas. A partir daí, o pedido é processado até sua entrega e pagamento.

A implantação dessas tecnologias permite a automação do processamento do pedido, ou seja, a eliminação de tarefas manuais.  A automação reduz a duração e a variância do tempo de processamento, além de minimizar o risco de erros e retrabalhos dentro do ciclo de pedido.

A visibilidade que o sistema cria ao longo de cada etapa do processamento de pedidos é outro destaque. Isso possibilita uma rotina de trabalho e garante a máxima conformidade com as regras de negócio.

Além disso, monitorar o fluxo do pedido passo-a-passo permite uma atuação contínua no sentido de liberar os pedidos retidos em uma etapa. Por exemplo, pedidos retidos na verificação de cadastros, crédito ou estoque.

Ciclo de pedido estruturado

Dentro de um ciclo de pedido existem atuações que, quando bem definidas, auxiliam no bom funcionamento de todo processo. Basicamente elas podem ser definidas em:

• Liberação de pedidos
• Disponibilidade
• Programação
• Expedição
• Controle de entregas

O primeiro tópico é o ponto de partida do ciclo de pedido. Ele se inicia após a solicitação e pagamento realizado pelo cliente. Nessa etapa, uma série de verificações são essenciais para filtrar os pedidos fora de especificação. Eles podem gerar retrabalhos ou outras formas de desperdício.

Possuir funcionalidades tecnológicas auxiliam a parametrizar regras de negócio e requerimentos de serviço, criando verificações automáticas que filtrem pedidos fora do padrão.

Após a primeira etapa, o ciclo de pedido segue para a verificação de disponibilidade.  Os pedidos liberados, também chamados de clean orders, são passados para a etapa em que se verifica a quantidade de produto para atendimento.

Essa etapa depende da estratégia de atendimento do fornecedor. Duas estratégias são típi
cas: atendimento do estoque ou atendimento sob encomenda. No primeiro caso, a verificação de disponibilidade consiste em confrontar a quantidade pedida contra a disponibilidade de estoque

No caso de atendimento sob encomenda, a verificação de disponibilidade deve levar em consideração a fila de pedidos programados e outras restrições de capacidade. Neste modelo de atendimento, o tempo de produção passa a fazer parte do tempo do ciclo de pedido.

Ciclo de pedido e o transporte de cargas

Depois de estabelecida a data para atendimento, é necessário providenciar o transporte para entrega. Para maior eficiência, integre a sistemas de Transportation Management Systems (TMS) – no português sistema de gerenciamento de transportes. Neste momento será realizada a formação de carga, otimização de rotas, programação de carga e descarga nas origens e destinos, além do agendamento com as transportadoras escolhidas.

Programado o transporte, é necessário preparar a mercadoria para embarque, também conhecida como expedição. Nessa etapa a integração entre sistemas é de suma importância, pois ajudam a obter máxima produtividade das operações de separação, conferência e carregamento.

Por fim, deve-se aproveitar a evolução das tecnologias de rastreamento e monitoramento para aprimorar seu ciclo de pedido. Isso vem sendo um desafio para empresas de transporte, pois é importante assegurar a disponibilidade de informação e controlar o processo de entrega de pedidos integralmente.

Outros pontos importantes

Vale destacar que a implementação da tecnologia é benéfica a qualquer tipo de processo ao longo de uma cadeia de suprimentos. Pedidos de transferência de estoque e de logística reversa também podem ter seus custos amenizados.

Todos estes tipos de pedidos têm seu respectivo ciclo de pedido e, portanto, podem melhorar seus processos e gestão. A tendência é construir modelos colaborativos entre fornecedores e clientes. Desta forma, o compartilhamento de processos e sistemas se torna essencial para capturar sinergia operacional.