Um panorama sobre projeto logístico nas empresas

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projeto logístico

Escrito por Ana Beatriz

Data: 07/07/2017

Desenvolver um projeto logístico na empresa é um ponto fundamental para estruturar as operações, otimizar os resultados e conseguir desenvolver vantagem competitiva no mercado.

No artigo de hoje falaremos mais sobre isso e outras questões ligadas ao desenvolvimento do projeto, ao mesmo tempo em que ele permite aprimorar outros processos. Continue com a leitura para saber mais!

Projeto logístico

A elaboração de um projeto logístico consiste na definição de um planejamento que envolve desde questões mais operacionais — como a terceirização de logística — até as mais estratégicas — a promoção da integração da cadeia de abastecimento.

Antes de sua criação, é preciso alinhar a estratégia do que se espera entregar (produto), com a estratégia organizacional, sendo que:

  • se o foco é produzir produtos que possuem baixo custo, é preciso focar na eficiência das operações e contar com parceiros de negócio que proporcionam preços competitivos;
  • se a ideia é garantir agilidade para os clientes, toda a logística deve ser projetada para agir com rapidez;
  • por outro lado, se o objetivo é oferecer alta qualidade, o planejamento deve ser concentrado na eliminação de erros, entregas dentro do prazo, atendimento personalizado, entre outras questões.

Dessa forma, quando se tem os objetivos bem definidos é que se estrutura as operações, considerando a demanda, o volume de produção e envios, as negociações com os fornecedores, a gestão dos custos e o relacionamento com os clientes, por exemplo.

Nesse sentido, o projeto logístico deve ser sempre desenhado com objetivo de promover diferencial na empresa.

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Logística integrada

Em um passado não muito distante, o conceito da logística estava diretamente ligado a rotinas operacionais, como a gestão de estoques e transportes. Entretanto, com a evolução do mercado e a exigência dos clientes, a ideia se expandiu e hoje compreende outros processos de negócio — incluindo a definição de novas estratégias.

A partir dessa alteração, a alta gestão foi percebendo a necessidade de interagir mais com seus fornecedores e parceiros de negócio, gerir a cadeia de abastecimento e investir mais em tecnologia, para promover a sinergia entre processos e organizações.

Atualmente, já se fala em logística integrada, que visa, como o nome sugere, integrar as áreas do negócio e gerir uma cadeia de suprimentos. Tudo isso com o objetivo de executar as atividades com mais eficiência e agilidade.

Sendo assim, passa-se a gerir o fluxo de um produto, do momento em que ele sai do fornecedor, até a hora em que é entrega nos clientes finais, ampliando a gestão e aumentando o controle sobre todos os processos que estão ligados à logística.

Como ela é aplicada na prática?

O primeiro passo para implementar a logística integrada com eficácia é entender que um fluxo logístico é composto de diversas etapas — cada uma com a sua devida importância — que, atuando em sinergia formam um grande sistema que contribuirá para alcançar resultados mais satisfatórios e auxiliará na estratégia dos negócios.

Isso quer dizer que o projeto logístico voltado para a logística integrada precisa focar na comunicação, desenvolvendo um fluxo de informação fluido e claro para todas as partes envolvidas, o que é crucial para uma tomada de decisão mais articulada.

Por meio da troca de dados entre todos os envolvidos na cadeia logística, ganha-se em disponibilidade de produtos e serviços, agilidade na execução das tarefas, aumento da qualidade e satisfação dos clientes.

Um bom exemplo dessa integração na prática é a troca de informações entre o setor de estoque e compras a respeito das necessidades de reposição, por sua vez ligada à previsão de demanda (fornecida pela área comercial).

Com esses dados em mãos, os compradores podem acionar os fornecedores, que comunicam a disponibilidade do pedido e o prazo de entrega. Enquanto isso, por outro lado, a área de vendas repassa para a área de transportes a demanda total, para que haja a contratação de veículos em tempo hábil para realizar as entregas no prazo.

Quais benefícios ela proporciona?

Existem diversas vantagens que podem ser alcançadas com a adoção da logística integrada nos negócios. Entre os principais:

Redução de custos

A gestão dos processos de maneira integrada permitem que o gestor tenha uma visão mais ampla dos processos, além de permitir a melhoria das rotinas por meio da correção das falhas identificadas.

Essa visão estratégica permite elaborar um planejamento operacional voltado para a otimização das atividades e para a redução de custos. Tudo isso pode ser alcançado por meio da redução dos desperdícios, aumento da produtividade e a diminuição do índice de erros e necessidade de retrabalhos, por exemplo.

Aumento na agilidade dos processos

A integração dos setores, por meio da melhoria no compartilhamento de informações, proporciona redução no tempo necessário para finalizar as atividades. Isso porque o processo de tomada de decisão se torna mais rápido.

Além disso, com o aumento do controle sobre os processos, torna-se possível se adaptar com mais rapidez às falhas ou demandas imprevistas de trabalho. Assim, mantém-se um fluxo contínuo, eliminando interrupções causadas pela falta de informações.

Criação de vantagem competitiva

Quando se integra a cadeia de suprimentos, ela se torna mais eficiente e todos os envolvidos passam a atuar como um grupo sólido, em vez de enfrentarem sozinhos os seus concorrentes, o que gera ganho em competitividade para esses elos.

Nesse sentido, a logística integrada tem como foco o ganho de agilidade, qualidade, confiabilidade e melhoria na experiência proporcionada para os clientes, o que dá vantagem sobre negócios que são geridos pelos moldes tradicionais.

O benefício disso é que os consumidores passam a ter suas necessidades atendidas — entregas rápidas, no local solicitado e por um preço justo.

Otimização da gestão

Apesar de aumentar a abrangência sobre os processos que são controlados, a integração dos fluxos de trabalho torna a gestão logística menos complexa. Como o gestor possui mais informações — mais relevantes —, a tomada de decisão passa a ser mais direcionada.

Além disso, aprimorar a comunicação entre as partes melhora a dinâmica do trabalho e permite que se saiba com mais exatidão quais são os pontos que precisam de intervenção, quem são os responsáveis pelas tarefas e a quem os problemas devem ser reportados.

Inteligência logística como diferencial competitivo

Com a evolução da logística, torna-se possível pensar mais estrategicamente e desenvolver soluções que promovem a otimização dos métodos de trabalho, o que otimiza os métodos de ponta a ponta e ajuda a aumentar a satisfação dos clientes.

Em outra palavras, por meio de uma visão mais crítica, a inteligência logística vem para orientar os processos na empresa para uma busca pelos resultados que são desejados. Na prática, isso quer dizer que algumas atividades são compartilhadas entre áreas — e até mesmo entre empresas — que agregam valor a cada etapa. O objetivo é aprimorar o desempenho organizacional e promover crescimento por meio da gestão logística.

Entretanto, sabe-se que os clientes estão cada vez mais exigentes, tornando os mercados competitivos e que isso faz com que seja necessário oferecer um diferencial: aquele algo a mais que ajude na fidelização do público. É aí que entra a inteligência logística e os benefícios que sua aplicação pode proporcionar, como:

Aumento da lucratividade

Com a redução dos custos operacionais — alcançada por meio das melhorias nos processos —, a lucratividade passa a ser maior, haja vista que os gastos com a operação deixam de absorver uma parcela do faturamento e, consequentemente, da margem de lucro.

Isso possibilita a realização de novos investimentos, oferecimento de preços mais atraentes do que os concorrentes e a adoção de novas melhorias, fatores que são cruciais para o aumento da competitividade.

Prazos de entrega mais curtos

A organização dos processos e a integração com fornecedores de serviços de transporte — fechando parceria com empresas engajadas no oferecimento de um serviço cada vez melhor — é um passo fundamental para aprimorar a gestão dos transportes,

Assim, torna-se possível planejar as rotas com mais eficiência, reduzindo o prazo de entrega para os clientes. Além disso, a burocracia e o tempo necessários para finalizar o processo interno também diminuem, o que torna o lead time total do pedido menor.

Aumento da eficiência dos processos

A busca constante pelo aprimoramento dos processos promove a adoção de uma rotina de melhorias contínuas. Ao mesmo tempo, consegue-se reduzir os desperdícios, aumentar a produtividade, reduzir o índice de erros e minimizar a ociosidade, por exemplo.

Todos esses fatores estão diretamente ligados ao conceito de eficiência, que quer dizer ser produtivo e conseguir alcançar o desempenho esperado, gastando somente a quantidade de recursos necessários.

Elaboração de estratégias mais precisas e eficazes

A melhora no acompanhamento dos processos logísticos gera uma base de dados maior, permitindo que o gestor consiga levantar informações relevantes a respeito dos resultados, os gargalos, as oportunidades de melhoria e tome uma decisão mais acertada.

Ao mesmo tempo, torna-se possível elaborar estratégias mais precisas, ou redirecioná-las tornando-as coerentes com os objetivos da empresa no mercado e a realidade atual.

No que diz respeito à inteligência logística, o papel do projeto logístico é proporcionar um panorama sobre a situação atual do negócio e onde se espera chegar, possibilitando a criação de um plano voltado para o desenvolvimento dos processos logísticos e a criação de valor.

Terceirização da gestão logística

O principal objetivo de se terceirizar a gestão logística é alcançar a redução de custos. É mais comum que essa prática seja adotada em rotinas mais operacionais, como recebimentos, estoques, expedição e transporte, por exemplo.

Dessa forma, a equipe interna pode direcionar os esforços para atividades mais estratégicas e que realmente ajudem a agregar valor para os clientes.

Contudo, para que ela realmente traga resultados promissores, é preciso encontrar parceiros de negócio capaz de entregar um serviço de qualidade — e que, de preferência, tenha os valores semelhantes, visando promover a logística integrada.

Entre os benefícios que a terceirização proporciona para o negócio, podemos citar:

Redução de custos

Ela é alcançada por meio da diminuição da folha de pagamento (e os encargos trabalhistas referentes a ela), substituição de alguns custos fixos por variáveis, eliminação do custo com ociosidade (só se paga pelo trabalho executado) e pela redução de custos com investimento em ativos (já que as terceirizadas costumam ter os equipamentos necessários).

Gestão realizada por equipes com know how

As empresas contratadas são especializadas nas atividades que realizam. Isso significa que elas possuem conhecimento sobre as melhores práticas do mercado e contam com equipes capacitadas para realizar o serviço da melhor forma possível.

Simplificação do controle sobre os processos

Com a terceirização, a gestão passa a ser descentralizada e o papel do gestor é o de acompanhar os resultados, entender os motivos que impedem o alcance das metas e cobrar soluções dos parceiros de negócios.

Entretanto, tudo o que diz respeito à operacionalização das atividades (execução dos processos e métodos de trabalho) continua sob a responsabilidade da terceirizada.

Aumento da qualidade dos serviços

Por fim, a terceirização permite que se tenha foco na atividade-fim, ou seja, os esforços estão voltados para suas atividades e a melhoria dos resultados. A mesmo tempo, tem-se a segurança de que as outras rotinas estão sendo executadas por equipes qualificadas.

Isso possibilita um ganho na qualidade dos produtos e serviços oferecidos ao cliente.

Otimização logística em tempos de crise

Para que a logística alcance resultados promissores, é preciso realizar o alinhamento de diversos processos, que são fundamentais para que o cliente sempre seja atendido com o produto certo, no prazo esperado, por um custo satisfatório.

Sendo assim, promover a otimização logística é o caminho para melhorar a qualidade dos produtos e serviços — aprimorando a experiência dos consumidores — e alcançar a excelência nos negócios. Para isso, algumas boas práticas podem ser adotadas, sendo elas:

Investimento em tecnologia

Com a quantidade de processos a serem geridos e a quantidade massiva de informações geradas em uma rotina, o ideal é contar com soluções que ajudem a automatizar as tarefas — aumentando a agilidade, diminuindo o risco de erros, melhorando o fluxo de dados, auxiliando na tomada de decisões, entre outros benefícios.

Como o foco do projeto logístico é promover a integração entre áreas e empresas, visando otimizar as operações, o ideal é contar com uma solução integrada como o ERP, que possibilita a gestão de todas as áreas em uma interface única.

Comunicação com o cliente

Para garantir a satisfação dos clientes, o ideal é transmitir a ideia de que a empresa se preocupa com a experiência que eles possuem com o negócio. Nesse caso, apostar em uma solução de CRM — Gestão do Relacionamento com o Cliente, em português) — é uma excelente estratégia, já que ela dá suporte ao processo de pós-venda.

Além de contribuir na manutenção do fluxo de informações, principalmente deixando os consumidores cientes a respeito dos pedidos, essas ações promovem melhorias consideráveis no atendimento prestado.

Diversidade de transportadoras

Outra opção para otimizar a logística é manter contrato com mais de uma transportadora, já que isso possibilita escolher a empresa mais adequada para o serviço de acordo com os objetivos.

Nesse caso, os preços, regiões de atendimento, desempenho e políticas da terceirizada podem ser usados como critério para a escolha, o que possibilita oferecer prazos melhores e condições de frete mais atraentes para os clientes.

Acompanhamento dos resultados

Existe um jargão muito conhecido na área de administração que fala que não se gerencia aquilo que não se mede. Isso quer dizer que, para alcançar resultados melhores e tomar decisões mais acertadas, se faz necessário monitorar as operações e o desempenho.

Só assim se torna possível identificar falhas, onde elas ocorrem, quais são suas possíveis causas e qual é o plano de ação mais adequado para solucionar os problemas.

Logística integrada

A logística integrada também é um ponto essencial para a otimização logística, basta lembrar dos benefícios que ela proporciona para as operações.

Projeto logístico e vendas

Como se pode ver até aqui, o setor de logística não atua sozinho. Ao mesmo tempo que ele influencia nos resultados de outros setores como Compras e Comercial, essas áreas também fornecem informações importantes para um bom desempenho das operações.

Isso quer dizer que a elaboração de um projeto logístico também deve contemplar o planejamento de vendas. Assim, torna-se possível identificar e satisfazer as necessidades dos clientes, criar valor e melhorar o atendimento.

Assim, o planejamento envolve disponibilizar os produtos ideais nos postos de vendas, ou diretamente no endereço dos clientes, evitando atrasos e criando uma rede de distribuição eficaz — que preza pelo prazo e menor custo possível.

Nesse sentido, o projeto logístico aliado ao planejamento de vendas visa atender a premissa mais básica do conceito de logística: entregar o produto certo, no local certo, no melhor momento, com qualidade e gerando o menor custo possível.

Gerenciamento de projeto logístico

Em mercados cada vez mais competitivos, desenvolver estratégias que ajudam a promover um diferencial é fundamental para se manter no mercado. Isso vale especialmente para a logística, que é a responsável por um dos maiores gastos que uma empresa absorve.

Uma das melhores alternativas para se alcançar esses objetivos, reduzir custos e otimizar as operações é por meio do gerenciamento de projetos logísticos. Apesar de não ser uma tarefa simples, manter uma boa gestão ajuda a otimizar os investimentos e direcionar as melhorias necessárias e obter o retorno adequado.

Entre as melhores práticas para esse gerenciamento, podemos citar:

Definição dos objetivos do projeto

O primeiro passo é definir a razão de ser do projeto, que pode ser aumentar a produtividade ou melhorar os resultados do transporte, por exemplo. Esse propósito vai depender da realidade da sua empresa, quais necessidades precisam ser atendidas e o que ela busca no mercado.

Essa definição de metas é uma das principais responsáveis pelo sucesso do projeto, uma vez que são elas que orientam sobre quais ações devem ser tomadas pela equipe.

Criação métricas para acompanhar os resultados

Esse aspecto também é fundamental para garantir o sucesso de um projeto logístico. É por meio da definição das métricas e o acompanhamento de indicadores de desempenho que os gestores conseguem ter uma visão clara do andamento do projeto e se ele está condizente com o resultado esperado.

Caso a performance esteja aquém, o gestor possui informações suficientes para intervir e identificar quais ações de melhoria precisam ser implementadas.

Coleta de dados e informações

Essa etapa está diretamente ligada ao acompanhamento das métricas. Somente com o controle das informações relevantes é que se consegue projetar as ações necessárias para corrigir falhas e promover melhorias nas etapas do projeto.

Se elas estiverem organizadas adequadamente, fornecem uma visão geral de todas as fases e permitem que o gestor compreenda os processos e desenvolva decisões mais acertadas, nos momentos adequados.

Análises detalhadas

Nessa etapa é que se usa os dados coletados e as métricas como base para analisar os processos. Com o detalhamento, consegue-se saber se os objetivos que foram determinados lá no início podem realmente ser alcançados.

Caso as metas sejam realistas e o desenvolvimento adequado proporcione o alcance, o projeto pode ser continuado como planejado. Caso contrário, é preciso realizar alterações na fase de planejamento, o que pode envolver a alteração dos objetivos — e a refação de todas as etapas anteriores, com base nas novas premissas.

Criação de um plano para o projeto logístico

Por fim, depois que todos os aspectos anteriores estão definidos, é o momento de criar o plano do projeto logístico. No documento devem conter todas as fases que devem ser seguidas — tanto pelas equipes, quanto por todos os responsáveis e envolvidos nos processos — para que o objetivo seja alcançado.

Além disso, também se deve definir quais são os recursos necessários para a execução de cada fase, o que envolve mão de obra, máquinas e equipamentos, tempo e capital. Também é preciso elaborar um cronograma e estabelecer as datas de início e conclusão para cada fase.

Feito isso, é hora de partir para a parte prática de tudo que foi planejado e executar as tarefas. Contudo, é preciso manter o monitoramento (a fim de identificar desvios e tomar as ações necessárias) para garantir que as expectativas sejam atendidas como esperado.

Como se pode ver, a criação de um projeto logístico é fundamental para promover melhorias estruturadas na empresa e alcançar resultados aprimorados como um todo — desde a administração de materiais, até a melhoria no atendimento aos clientes.

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