Como uma transportadora terceirizada pode ajudar na documentação do transporte?

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Escrito por Ana Beatriz

Data: 28/07/2017

O modal rodoviário é o mais utilizado para o envio de produtos no Brasil, sendo responsável por mais de 60% dos envios realizados. Entretanto, isso não impede que a burocracia seja grande, fazendo com que seja necessário emitir uma série de documentos para transporte de cargas, a fim de prestar contas sobre o serviço.

Pensando nessa regulamentação e todas as obrigações que devem ser cumpridas, resolvemos escrever este post e falar mais sobre a documentação que deve ser emitida. Continue com a leitura e confira agora mesmo!

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica é um registro de uma operação de venda (de produtos ou serviços). Foi criada com o objetivo de substituir a emissão de documentos em papel, simplificar as obrigações acessórias, possibilitar o acompanhamento das operações comerciais em tempo real (pelo Fisco) e ainda ajudar na redução de custos.

Nesse sentido, a NF-e é um documento que existe apenas no meio digital, sendo emitido e armazenado eletronicamente. Ela é gerada para acobertar uma operação que envolve a circulação de mercadorias ou prestação de um serviço.

A assinatura digital do emissor é o que garante sua validade jurídica.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

Como a NF-e só existe em ambiente digital, foi criado o DANFE, que é uma cópia impressa da Nota Fiscal. Ele serve para coletar a assinatura do cliente quando a mercadoria é entregue ou o serviço finalizado, fazendo o papel de comprovante físico de que a operação foi concluída.

Ele também serve para facilitar o acesso aos dados contidos na NF-e, mas vale lembrar que não a substitui.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O CT-e, assim como a NF-e também é um documento emitido e armazenado somente em ambiente digital. Ele é usado para documentar a prestação de serviço de transporte envolvendo duas, ou mais, partes. Ele é validado por meio da assinatura geral da empresa emitente, gerada por meio da autorização de uso do documento eletrônico e do certificado digital.

Também surgiu para evoluir o sistema de emissão de documentos, eliminando a necessidade de gerá-los em papel. Permite acompanhar as operações em tempo real e ajuda a simplificar as obrigações tributárias da transportadora.

Ele foi implementado para substituir uma lista de documentos fiscais. São eles::

  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (modelo 8);
  • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas (modelo 9);
  • Conhecimento Aéreo (modelo 10);
  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas (modelo 11);
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas (modelo 27);
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte (modelo 7).

Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)

O DACTE é a cópia impressa do CT-e, com informações simplificadas, e serve para acompanhar as cargas em trânsito. Com os dados contidos nesse documento, pode-se consultar o CT-e no site da SEFAZ.

O DACTE não substitui o Conhecimento de Transporte.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

O MDF-e foi criado com a finalidade de substituir o manifesto de carga modelo 25 e a Capa de Lote Eletrônica (CL-e). Com isso, adotou-se um modelo nacional padrão para o manifesto eletrônico. A assinatura digital do emitente garante a validade jurídica do documento.

Ele ajuda a agilizar o registro dos documentos e na identificação das características do transporte e é obrigatório para todas as transportadoras que prestam um serviço que envolva mais de um CT-e.

Também deve ser emitidos por empresas que realizam operações de transporte por meio da contratação de profissionais autônomos ou em veículos próprios.

Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)

Assim como os outros documentos auxiliares que foram citados, este serve para acompanhar as cargas e permitir o acesso às informações, mas sem substituir o MDF-e.

Contudo, cargas especiais (como medicamentos) e produtos grandes, que excedem o espaço do veículo necessitam de uma documentação extra para que o transporte seja realizado.

Carta de Frete Eletrônica (CF-e)

A CF-e, também conhecida como Pagamento Eletrônico de Frete (PEF) surgiu por 3 razões básicas:

  • garantir um pagamento justo aos motoristas;
  • retirar os autônomos da informalidade;
  • aumentar a arrecadação tributária (evitando a sonegação de impostos por falta do recolhimento do Imposto de Renda e do INSS, que não eram informados na carta-frete).

Ela serve para regulamentar o pagamento de autônomos, ou de empresas de transporte que possuem até 3 veículos. Isso quer dizer que a remuneração pelo serviço só pode ser feita por meio de crédito em conta corrente ou um cartão que pode receber créditos — sendo proibido o pagamento com cheque, dinheiro ou carta-frete.

Outra vantagem dessa alteração é que, por meio da CF-e, os motoristas conseguem comprovar renda — o que não era possível com a carta-frete.

Como uma transportadora terceirizada pode ajudar na emissão de documentos para transporte de cargas

A emissão de documentos para transporte de carga deve representar, de forma fiel, a realidade das operações realizadas para a SEFAZ. Devido a importância que envolve a emissão e todas as obrigatoriedades fiscais e tributárias, os envolvidos devem ter conhecimento sobre esses conceitos e os cuidados que devem ser tomados em uma rotina.

Isso demanda bastante conhecimento específico sobre a legislação voltada para o transporte e suas particularidades. A emissão incorreta de algum documento — mesmo que por um pequeno erro de digitação — pode acarretar excesso no pagamento de impostos ou o contrário.

Neste segundo caso, a falha pode gerar penalidades e pagamentos de multa para a empresa,

Além dos vários outros benefícios que uma transportadora terceirizada pode proporcionar, está a possibilidade de fornecer um serviço especializado, o que inclui a expertise sobre as particularidades de cada tipo de transporte.

Sendo assim, sua empresa pode focar na atividade-fim e saber que toda a operação de transporte está sendo gerida por equipes qualificadas, que possuem a técnica para executar um trabalho de qualidade.

Como podemos ver, existem vários documentos para transporte de cargas, cada um com sua finalidade. Conhecer esse processo e, principalmente, as obrigações tributárias que fazem parte da emissão é essencial para evitar erros que podem acarretar penalidades sérias para a empresa.

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