Software de gestão no setor de logística: afinal é uma boa ideia?

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Escrito por Ana Beatriz

Data: 22/11/2017

Muitos gestores se questionam se vale mesmo a pena investir em um software de gestão no setor de logística. Em partes, isso se dá pelo medo de realizar altos investimentos e obter um retorno aquém do esperado — proporcionando um ROI (Retorno Sobre Investimento) insatisfatório.

Entretanto, os benefícios proporcionados pela adoção de ferramentas tecnológicas são inúmeros e tornam a relação custo-benefício altamente compensatória. A seguir, listamos alguns motivos para se adotar um sistema de gestão e os cuidados que devem ser tomados para evitar que essa decisão tenha efeitos negativos. Continue com a leitura para saber mais!

Quais são os benefícios do investimento em tecnologia?

Maior controle sobre os processos

A automatização dos processos logísticos — proporcionada por um sistema de gestão — ajuda a aumentar o controle e a organização das atividades em diversos níveis. Por meio da tecnologia, os gestores conseguem acompanhar cada etapa da cadeia de suprimentos e podem mapear as atividades nela envolvidas.

Da mesma forma, é possível contar com a padronização dos métodos de trabalho e ganhar em agilidade na execução. A vantagem disso é que os profissionais passam a realizar rotinas mais simplificadas — além do gestor poder monitorar o desempenho (das pessoas e processos) e realizar análises mais rápidas.

Centralização das informações

Um dos grandes benefícios de se investir em um sistema é a centralização das informações, que passam a fazer parte de uma base de dados unificada, disponível em uma solução — visto que a automatização elimina (ou reduz drasticamente) a necessidade de controles manuais em planilhas ou a utilização de diversas ferramentas.

Isso, por si, já seria uma grande vantagem. Entretanto, além disso, a empresa consegue fazer proveito de outras questões como:

• maior rapidez no acesso aos dados;
• atualização de dados em tempo real;
• maior conhecimento sobre o andamento dos processos;
• maior agilidade na troca de informações;
• tomada de decisão mais eficaz (embasada em dados confiáveis);
• maior eficiência na criação e acompanhamento de indicadores logísticos.

Aumento da segurança e confiabilidade das informações

Executar os processos manualmente e controlar as informações de negócio por meio de planilhas são duas questões que aumentam os riscos de erros, manipulações, extravios e outras falhas na gestão dos dados.

Por outro lado, ao adotar a tecnologia, o uso de softwares automatiza algumas rotinas, permite definir parâmetros de bloqueios e permissão por usuário, possibilita a realização de backups, entre outros recursos que ajudam a aumentar a segurança e a confiabilidade das informações.

Redução de erros e retrabalhos

Por falar em risco de erros, a automatização logística contribui para a redução desses índices e, consequentemente, a diminuição da necessidade de retrabalhos — o que influencia diretamente na eficiência e produtividade das equipes, questões cruciais para o sucesso do setor e para a satisfação dos clientes.

Suporte na tomada de decisão

Outra grande vantagem proporcionada por um software de gestão no setor de logística é a capacidade que ele tem de subsidiar a tomada de decisão, tornando o processo mais confiável. Tudo isso graças à geração de relatórios.

Este recurso ajuda a economizar tempo da equipe, que deixa de passar horas elaborando planilhas, visto que o sistema consolida os dados com rapidez e precisão. A partir daí, os gestores têm todo o suporte necessário para avaliar os métodos de trabalho, definir os ajustes que precisam ser feitos, elaborar estratégias, entre outros aspectos relacionados ao planejamento empresarial.

Redução de custos

A redução dos custos operacionais é um dos maiores objetivos de todo gestor, principalmente na logística, uma área onerosa e que ocupa os primeiros lugares no que diz respeito aos gastos empresariais — junto à folha de pagamento e aos encargos trabalhistas.

Nesse contexto, a utilização de um sistema de gestão contribui para que o objetivo seja alcançado. Os benefícios citados anteriormente servem como exemplo de como é possível alcançar a eficiência — corrigindo problemas e otimizando processos — e reduzir os gastos.

Ganho de competitividade

Por fim, com todas as vantagens listadas, principalmente a redução de custos, é seguro afirmar que a qualidade dos produtos, serviços e até mesmo do atendimento ao cliente aumenta.

Além disso, ao diminuir os gastos, é possível adotar estratégias de precificação mais atraentes ou investir em novas melhorias. Como consequência, consegue-se mais clientes satisfeitos, aumento da lucratividade e da competitividade do negócio no mercado.

Os cuidados que devem ser tomados antes de contratar uma solução

Se, por um lado, um software de gestão no setor de logística tem potencial para garantir bons benefícios para o negócio, por outro, é preciso planejar e analisar a viabilidade de implementar um sistema na empresa.

Assim, tem-se uma garantia maior de que as funcionalidades oferecidas serão suficientes para atender as necessidades do negócio. Confira, a seguir, algumas dicas valiosas que vão ajudar a fazer uma boa escolha.

Conheça as necessidades da sua empresa

Em primeiro lugar, é preciso saber o motivo que leva à adoção de um sistema e quais processos-chave precisam ser contemplados pela solução. Com essa definição, já se tem um direcionamento a respeito de que tipo de software será contratado e as funcionalidades que ele deve oferecer.

Entenda as funcionalidades do sistema

Posteriormente, é preciso avaliar a relação das funcionalidades que a solução oferece, se elas estão de acordo com o que sua empresa precisa e se é possível fazer customizações.

Nesses casos, o ideal é contratar um sistema SaaS (software como serviço), que, além de ser mais barato — e acessível até mesmo para pequenas empresas —, garante que seja pago apenas o que for utilizado, evitando que se arque com custos de funções que não são usadas.

Contrate uma solução escalável

Um dos maiores objetivos dentro das organizações é alcançar o crescimento. Nesse sentido, a escalabilidade é a característica que um sistema possui de acompanhar essa expansão — suportando um volume de dados maior, quantidades maiores de rotinas executadas, entre outros aspectos.

Sendo assim, se o seu negócio está em ritmo de crescimento, é importante contar com uma solução que dê suporte às operações em todos os momentos.

Veja o tipo de suporte que a empresa oferece

Analise o tipo de suporte que a empresa fornecedora do software oferece, ou seja, treinamentos, solução de problemas, help desk, entre outros. Isso é especialmente necessário durante a fase de implantação e adaptação, mas um bom atendimento também é crucial mesmo depois que as rotinas estão sendo executadas — principalmente no caso de falhas.

Não analise apenas os custos

Nem sempre um custo baixo está ligado à má qualidade, assim como altos preços não são, necessariamente, sinônimo de qualidade. Ao considerar a contratação de um sistema, faça a melhor escolha com base na relação custo-benefício e, sobretudo, conheça a reputação da empresa que fornece a solução.

Como podemos ver, o investimento em um software de gestão no setor de logística pode trazer diversos benefícios para o negócio. Entretanto, se não houver planejamento prévio, é possível que o dinheiro seja mal gasto e a implementação não alcance todo o potencial — ou mesmo traga prejuízos para o negócio.

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