Rateio de custos: o que um profissional de logística precisa saber?

Em empresas do comércio e indústrias, existem gastos relacionados a diversos departamentos ou setores. É uma prática comum que cada setor elabore seu próprio planejamento para que a gestão compreenda mais efetivamente o que será colocado em prática e para que o orçamento seja mais bem calculado e os recursos mais bem direcionados.

Quando a indústria ou a empresa possui somente uma visão geral de todos os ônus, ela precisa recorrer a uma estratégia chamada rateio de custos. Como toda organização se esforça para reduzir gastos, o controle não pode ser negligenciado, sob pena de sofrer sérias consequências, que vão desde a queda no faturamento e na rentabilidade até o fechamento do negócio.

Veja como a logística estratégica utiliza o rateio para gerenciar seus gastos!

O que é rateio de custos?

O rateio de custos consiste na divisão proporcional dos gastos conforme as informações passadas por setor. Dessa maneira, somente o custo individual será equivalente à verdade.

Ele é, portanto, uma estratégia para saber, com mais precisão, os gastos da indústria ou outra empresa a fim de que ela possa continuar seu ciclo produtivo.

Quem faz o rateio é o setor contábil, que tem como responsabilidade fazer esse registro por meio das contas de custeio. No caso das indústrias, essas despesas se referem aos gastos necessários para produzir mercadorias.

Ratear custos é “dar a César o que é de César”, é distribuir os gastos conforme a proporção que cada um merece.

Qual a importância do rateio de custos para a logística?

Realizar a análise de gastos é uma forma de calcular a rentabilidade que a indústria/empresa está gerando. Conhecer os resultados dos custos logísticos também ajuda a mensurar o desempenho de todos os processos e de todas as operações, contribuindo para um melhor planejamento, coordenação e implementação das atividades internas.

As informações, inclusive os números, também são fundamentais para a tomada de decisão e a efetivação de investimentos lucrativos.

Além disso, a divisão dos gastos contribui para uma melhor precificação das mercadorias. Para que cada item receba um valor de forma justa, é necessário incorporar as despesas indiretas neles, o que não é muito fácil, exigindo mais cuidados.

O rateio das despesas contribui para que o gestor identifique qual setor está dando mais lucro e qual está dando mais prejuízo (cada isso esteja acontecendo).

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Por que devo distribuir custos?

A empresa pode segmentar seus serviços com a finalidade de melhorar o atendimento, direcionando-o especificamente para atender as necessidades do cliente. Muitas vezes, são desenvolvidos sistemas cuja finalidade é o atendimento a clientes específicos.

Essa busca pelo serviço segmentado e diferenciado é provável esbarrar, naturalmente, com a questão sobre o nível de rentabilidade que cada cliente proporciona — e se todos efetivamente proporcionam algum tipo de lucro. Para resolver essa questão existem, geralmente, dados conjuntos relacionados a gastos com transporte, armazenagem, estoques e outras coisas.

Uma qualidade baixa na informação pode prejudicar a análise do gestor, fazendo com que ele considere, de forma geral, todos os clientes como rentáveis. Enfim, a tomada de decisões será afetada por insumos estratégicos insuficientes ou inadequados.

Geralmente, o setor contábil prioriza os aspectos fiscais e produtivos e, por isso, pode não considerar um bom critério de distribuição de gastos, esquecer o custo de oportunidade e os critérios para avaliar a depreciação. O plano de contas também pode ser mal elaborado, misturando as despesas de diferentes categorias.

O custo de oportunidade é um gasto não registrado na contabilidade porque não representa dinheiro desembolsado, mas deve ser considerado na análise e, portanto, nos relatórios gerenciais. Ele é um conceito fundamental para o sistema de logística do Brasil e do mundo.

Um exemplo desse custo é o capital imobilizado na forma de estoques que, quando desconsiderado, pode levar a prejuízos financeiros ou limitar a atuação da empresa, sua expansão no mercado. O dinheiro empregado em um estoque enorme, mas que está estagnado, poderia ser aplicado em um investimento que ajudasse o negócio a crescer de verdade.

O correto gerenciamento envolve a escolha adequada de análise, como uma análise em curto prazo, em médio prazo ou em longo prazo e o que será custeado, como produtos, canais de distribuição, clientes, áreas de atendimento.

Distribuir os custos logísticos por meio da cadeia de suprimento facilita a identificação de onde se situam os gastos mais relevantes, o que possibilita traçar estratégias para reduzir despesas de maneira mais efetiva, evitando, assim, cortar despesas fundamentais, que garantem a qualidade do serviço e do produto.

Veja este exemplo: três jovens alugaram um apartamento. É fundamental saber, na hora de pagar o aluguel, com quanto cada um deve arcar. Se um deles opta pelo melhor quarto do apartamento, que é uma suíte, e os outros dois dividem um quarto menor, o mais justo é que o primeiro pague mais. O percentual para cada um pode ser: 40% para o primeiro e 30% para cada um dos outros.

Da mesma forma, em uma empresa, cada setor deve pagar proporcionalmente aos gastos que gera e, dentro de cada setor, os elementos devem assumir o percentual que consomem. Por exemplo, na área de transporte, o que se gasta com combustível costuma ser mais alto que os valores de manutenção, caso seja uma frota nova.

Qual a importância de conhecer os tipos de rateamento?

Há diferentes métodos para ratear os gastos e o gestor deve escolher aquele que for mais viável para o seu negócio. Veja dois conceitos que são muito importantes para esse processo: o de custos diretos e indiretos.

Os diretos relacionam-se com a produção, já os indiretos são aqueles que, ainda que sejam importantes, não ficam bem especificados na produção, como despesas com marketing e administração. Por essa falta de clareza, eles são mais difíceis de calcular.

Geralmente, os custos indiretos são alocados levando em conta um critério de rateio ou direcionamento, mas também podem ser recuperados usando-se outro conceito, o de margem de contribuição.

A margem de contribuição é um percentual que revela se o negócio está oferecendo lucro ou prejuízo. Para calculá-la, é preciso subtrair do preço unitário de venda de um produto o total dos gastos variáveis (geralmente identificados com os gastos diretos, pois eles variam de acordo com a produção e as vendas). Veja a fórmula:

MC = PV – GV.

A margem de contribuição é o que resta para assumir o pagamento dos gastos fixos ou indiretos e permitir, ao mesmo tempo, que a empresa tenha lucros.

O que devo ratear?

Nem todos os custos podem ser rateados, mas boa parte dos gastos de uma organização podem submeter-se ao processo de rateamento. Considerando tanto a intralogística quanto a logística externa, é possível ratear:

• salários;
• encargos sociais, como os encargos trabalhistas;
• água, energia elétrica, telefone;
• aluguel;
• tributos (impostos, taxas, contribuições);
• serviços terceirizados;
• depreciação (máquinas, móveis, equipamentos, veículos, utensílios);
• uniformes;
• refeições;
• materiais para o escritório.

E existem muitos outros, que podem variar de acordo com o negócio. Para uma indústria, por exemplo, a matéria-prima é um insumo passível de rateamento, respeitando a demanda por produto criado e comercializado.

Com o desenvolvimento da logística 4.0, os recursos tecnológicos tendem a ser componentes importantes e fundamentais dos gastos logísticos e também deverão participar do rateamento. A ideia é que essas ferramentas avançadas representem mais investimentos que desembolso de dinheiro, ajudando na economia corporativa.

De qualquer modo, como será necessário aplicar recursos financeiros na aquisição dessas ferramentas, elas precisarão compor a planilha de custos. Contudo, gradualmente, elas representarão menos despesas em diversas áreas da empresa, contribuindo para maior produtividade e aumento de vendas.

Quais os tipos de rateamento de custos logísticos?

Veja agora os principais tipos de rateamento de custos logísticos.

Por custos diretos

Nessa forma de rateio, são priorizados os gastos diretos, que incidem diretamente sobre a produção e variam conforme ela varia.

Por exemplo, é possível considerar o quanto determinado caminhão afetou diretamente as operações de produção e vendas e, depois, definir esse percentual no rateio de custos. O dinheiro aplicado em um veículo pode ser destinado a combustível, manutenção, pneus e assim por diante.

Por custos indiretos

Nesse caso, o cálculo se faz aplicando parcelas proporcionais dos gastos indiretos sobre o valor de cada mercadoria.

Não se esqueça de que eles são mais complicados de calcular. Você poderá, portanto, aplicar um critério de rateio (como a remuneração fixa dos empregados) para fazer a distribuição dos gastos. Se preferir, calcule a margem de contribuição e extraia da fórmula os valores associados às despesas indiretas.

Um dos erros de logística mais comuns é desconsiderar esses valores ou incluí-los, sem muito critério, entre os outros gastos. Outro fato comum é o erro de cálculo quando se trata de definir com precisão essa categoria de despesas.

Por exemplo, se a produção de um determinado produto equivale a 5% do consumo de energia mensal, a de outro significa 10% desse consumo e a de um terceiro representa 2%, o mais correto seria lançar esses custos como gastos diretos, pois variam de acordo com a cadeia de manufatura.

Assim, se o primeiro produto deixar de ser produzido, a tendência é que a conta de energia fique 5% mais baixa. Isso significa que uma mesma conta pode envolver gastos diretos e indiretos. É o caso de luz, água e até telefone.

Por Faturamento

Com a ajuda desse método é calculado o percentual de participação de cada produto na receita bruta mensal do negócio. Dessa forma, o gestor terá uma ideia de quanto esse item representa para a empresa em termos de geração de receita.

Em relação ao transporte, pode-se, por exemplo, analisar esse percentual de acordo com cada veículo que compõe a frota. O percentual também representa o quanto o produto contribuirá para o pagamento das contas do mês.

Por tipos de veículos

Uma maneira de simplificar o cálculo é inferir como cada veículo influi na frota, considerando seu tamanho. Dessa forma, uma carreta Volvo certamente representa mais custos que um caminhão truck, por exemplo.

Essa inferência nem sempre é muito precisa, mas já ajuda a deixar o rateio de custos mais justo e, portanto, mais equilibrado.

Quais tipos de rateamento se adequam mais ao perfil logístico do meu negócio?

Essa análise do melhor tipo de rateamento deve ser bem pensada para que não se escolha um tipo inadequado ou menos eficiente que outro. Se os gastos indiretos não são muito claros e chegam a ser muito confusos, talvez seja melhor descartar o rateamento por custos indiretos.

O rateio por faturamento aparentemente pode se aplicar a qualquer modalidade de negócio. Não é complicado, mas também é necessário um monitoramento constante sobre as vendas para que seja atribuído a cada produto o percentual que lhe cabe. Com recursos tecnológicos, torna-se menos difícil fazer esse cálculo preciso.

É possível aplicar mais de um tipo de rateamento conforme as necessidades do negócio. O rateamento por tipos de veículos aplica-se especialmente à gestão de frota, para as organizações que têm frota própria.

Uma empresa que utiliza a técnica do cross docking — que dispensa a estocagem de produtos — tende gastar menos com armazenagem, mas a necessidade de veículos sempre a postos requer um controle otimizado da frota para evitar que despesas associadas ao transporte possam ficar maiores. Trata-se de um sistema que precisa ser bem organizado para que dê certo.

O cross docking é uma das estratégias aplicadas pela Logística Clean, que procura melhorar os serviços, eliminando desperdícios, agilizando o trabalho e evitando os transtornos comuns aos estoques.

Quando se trata de calcular frete, o tipo de veículo pode influir de algumas formas. Um modelo maior pode transportar mais cargas e fazer mais entregas em uma só viagem: isso pode ajudar na redução do preço da entrega.

O modal também é importante pois, dependendo do tipo de carga, talvez o transporte ferroviário ou fluvial seja mais vantajoso. A navegação de cabotagem tem sido muito usada em alguns portos brasileiros, principalmente na Bahia.

O cálculo do frete envolve diferentes variáveis, como a distância, o tipo de carga, o prazo de entrega, os riscos envolvidos — e, como todos sabem, o modal rodoviário está exposto a muitos riscos no Brasil, como acidentes e assaltos.

O importante é que o gestor analise bem as necessidades de seu negócio para optar por um tipo de rateamento ideal.

Como aplicar o rateamento de custos?

Para aplicar o rateamento da maneira certa, é necessário contar com recursos tecnológicos (aplicativos móveis, softwares) ou, então, utilizar a célebre Planilha do Excel. Existem, inclusive, modelos de planilha de rateamento de custos disponíveis na internet, prontos para uso. Assim, você não precisará estudar as melhores fórmulas para construir o esquema de cálculo.

Uma planilha de rateio de gastos com transporte pode conter duas abas. Na primeira, deve-se cadastrar:

1. as placas de cada veículo;
2. os percentuais que cada veículo deve representar (a soma deve ser igual a 100%).

Na outra aba, você deverá lançar os custos indiretos. Fazendo isso, a planilha já mostrará o valor que cada veículo deverá pagar por custo que foi lançado.

O maior desafio para a empresa é, conforme a maioria dos gestores, a movimentação da carga, pois ela envolve valores que, quase sempre, são mais altos. Organizações sem frota própria precisam realizar a cotação para transporte de cargas e procurar os melhores fretes — que ainda são um grande entrave para o cliente e para o negócio.

Não é à toa que estão aparecendo soluções inovadoras, que procuram intermediar a relação entre empresas sem frota e profissionais autônomos especializados no transporte de cargas. Essa intermediação costuma favorecer os melhores negócios, com fretes mais acessíveis e vantagens para a organização que necessita de locomoção de itens, bem como para o caminhoneiro autônomo em busca de trabalho.

Os recursos financeiros despendidos nesse setor estão associados a uma série de fatores, como distância, dificuldades de acesso, urgência de entrega, tipos de cargas e assim por diante. Assim, é preciso levar em conta combustível, manutenção, remuneração dos motoristas e agentes de transporte, tributos e documentação pertinente e integrá-los ao rateamento.

A análise do setor de contabilidade deve ser de natureza gerencial no momento de realizar o rateamento. Essa verificação permitirá ao gestor visualizar como o capital está se movimentando dentro do negócio, para onde está indo, onde está sendo aplicado e de onde está vindo.

Os custos em logística estão integrados com diferentes macroprocessos, sendo que os principais são a cadeia de suprimentos, o suporte à manufatura e a distribuição dos produtos.

A cadeia de suprimentos

É importante escolher bem os fornecedores de insumos e definir o volume de mercadorias e seu tamanho, bem como determinar uma política de estoques. Trata-se de uma boa oportunidade de o gerente de logística negociar custos.

Antigamente, o gerente de logística preocupava-se acima de tudo com o menor preço, deixando de lado até a qualidade dos serviços prestados pelos fornecedores. Apesar da importância de obter ofertas melhores, é fundamental compreender que essa despesa é somente um dos valores de aquisição, que envolvem ainda os gastos com colocação dos pedidos, com o transporte, com o recebimento e com a armazenagem.

Um fornecedor pode, por exemplo, não disponibilizar os melhores preços do mercado, mas, ainda assim, oferecer insumos a custos mais baixos porque conta com um sistema com mais frequência nas entregas, com mercadorias que estão sempre disponíveis e que oferecem um índice bem pequeno de devoluções.

Os insumos adquiridos dessa forma certamente representarão uma parcela menor nas despesas corporativas da empresa e, consequentemente, no rateamento geral dos custos dos processos logísticos.

A produção (suporte à manufatura)

No ciclo produtivo, os gastos indiretos costumam ser alocados, como já falamos, de forma inadequada, valorizando demais os produtos com volume elevado e diminuindo os gastos com mercadorias de baixo volume. Isso gera erros graves no momento de ratear, pois os valores são distribuídos de forma injusta e desequilibrada.

É necessária uma política de controle no setor de produção para diminuir ao máximo a alocação errada dos custos indiretos. Quando acontece isso, muitos clientes pagam mais caro por produtos que, na verdade, deveriam ser mais baratos, mas que estão assumindo os gastos de outros bens — como diz aquele antigo provérbio: “o justo paga pelo pecador”.

Contudo, essa máxima incoerente não costuma funcionar nos processos logísticos e a empresa acaba perdendo clientes e potencial competitivo.

A distribuição física

Nesse macroprocesso logístico, o gestor pode desenvolver um sistema que envolve todas as operações, considerando desde a linha de produção até a entrega do produto. Na distribuição, convém rastrear os gastos por meio da estrutura logística para não fazer um rateio de custos indiscriminado.

A alocação correta das despesas relacionadas aos produtos permite não somente medir sua rentabilidade, mas também a dos clientes. É possível aplicar indicadores de desempenho para avaliar a efetiva participação de cada item no faturamento mensal, como a conhecida Curva ABC.

A Curva ABC “nasceu” nos Estados Unidos com a finalidade de oferecer uma visão dos gastos que atendia aos critérios gerenciais. Implementar a Curva dá um pouco de trabalho, pois é preciso mapear operações e levantar dados valiosos. O funcionamento, no entanto, não é tão complexo.

Na fase primária, o método da Curva ABC aloca os gastos às tarefas e, posteriormente, distribui os gastos das tarefas aos objetos (como produtos, canais de venda/distribuição, clientes).

Uma boa vantagem da Curva ABC é que ela permite uma alocação mais exata de custos indiretos, facilitando o rateamento deles, que é um tipo de rateio adotado por algumas organizações.

Finalmente, podemos afirmar que o rateio não poderá, por si só, reduzir os custos totais dos processos logísticos. Porém ele poderá ajudar o gestor a identificar formas de obter essa redução.

Assim, convém avaliar o perfil do negócio e selecionar o tipo de rateamento mais apropriado, distribuindo todos os gastos passíveis de divisão e buscando, ao máximo, ser equilibrado e justo, respeitando as proporções de cada setor, produto e veículo na composição do orçamento da área logística.

A aplicação de centros de custos facilita o rateamento. Por exemplo, em relação ao transporte, cada veículo da frota pode ser classificado como um centro de custo. Da mesma forma, deve-se aplicar nas outras áreas. No caso dos estoques, cada categoria de produto também pode ser classificada como um centro que promove gastos.

Sabendo rateá-los, os processos logísticos certamente poderão ser mais estratégicos, contribuindo para uma maior economia da organização.

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