Processo de entrega: impactos da carga, do cliente e do contratante no prazo

O contentamento dos clientes de uma empresa que tem na logística uma de suas principais atividades está inevitavelmente amarrada aos bons serviços prestados nos seus processos de entrega. É essencial que o gestor ou gerente de logística seja capaz de montar estratégias que ofereçam um ótimo lead time, sem aumentar os custos envolvidos nas operações.

O processo de entrega de uma organização poderá influenciar diretamente no prazo e no custo do transporte. É por isso que a avaliação correta e prévia pode ajudar uma empresa a evitar tremendas dores de cabeça no futuro.

Para fins mais didáticos, podemos citar 3 grandes grupos de fatores que influenciam no prazo:

1. Características da carga no processo de entrega

Dentro do processo de entrega, o tipo de carga pode afetar diretamente no prazo (e na necessidade de respeitá-lo). Duas situações são muito comuns nesse sentido:

• Cargas perecíveis: esse fator aparece principalmente em entregas frigorificadas, como carnes. Existe uma data de validade que deve ser respeitada — quebrá-la gera prejuízos para o comprador e, consequentemente, para o vendedor.
• Cargas perigosas: produtos que podem gerar acidentes para o transportador ou para terceiros. Existem legislações que regulam esse tipo de transporte, como a Autorização Ambiental para Transporte de Produtos Perigosos do Ibama. Em alguns casos, o tráfego desse tipo de carregamento é restrito em dias, horários e vias específicas. Vale consultar a legislação específica de cada estado.

Se a sua carga se encaixa em algum dos fatores acima, é importante tomar cuidado nas perspectivas de data de entrega.

Além dos tipos de cargas, é preciso considerar os modais de transporte que são usados para transportá-las. Sem dúvida, o rodoviário é o modal mais utilizado, sendo o responsável por em torno de 76% da distribuição de insumos e produtos industrializados em todo o país.

O modal rodoviário apresenta vantagens como:

• acessibilidade (alcançam quase todos os locais do território nacional);
• facilidade para encontrar ou contratar esse tipo de transporte;
• a rota pode ser definida com mais flexibilidade;
• não apresenta muita burocracia (se comparado aos outros modais) em relação à documentação necessária para o processo de entrega;
• recebe mais investimentos do governo quando comparados aos outros modais.

Mas, ele também oferece desvantagens como:

• elevado custo de frete (incidência de pedágios e do alto consumo/preço de combustível);
• capacidade baixa de carga quando comparado a outros modais;
• relação distância x tempo não é muito satisfatória (distâncias curtas percorridas pelo veículo em relação ao tempo despendido);
• possibilidades maiores de extravio da carga em função de acidentes e assaltos.

Os outros modais, por ordem de importância, são:

• ferroviário (trens que percorrem trilhos);
• aéreo (aviões que percorrem o espaço aéreo);
• aquaviário (embarcações que percorrem rios e mares);
• dutoviário (dutos e tubos subterrâneos, submarinos ou aparentes destinados ao transporte de líquidos, gases e sólidos granulados).

2. Necessidades do cliente final no processo de entrega

O seu cliente final espera o seu produto no menor tempo possível, sem danos, na quantidade acordada. Em suma, essa frase resumiria bem um processo de entrega ideal. Os acordos de nível de serviço (SLAs) costumam transformar essas premissas em números, facilitando o acompanhamento e a checagem. Algumas necessidades do cliente mais fora da curva são importantes e também influenciam no timing das entregas.

Um exemplo de necessidade do cliente que influencia no tempo (e no processo de entrega como um todo) é a carga com street date. Alguns produtos não perecíveis precisam ser entregues com um timing específico, dentro da expectativa do comprador ou do vendedor. Pense, por exemplo, em um carregamento de livros físicos com campanha de lançamento. Se eles forem entregues fora do prazo, podem gerar dores de cabeça ou até multas e problemas contratuais.

Outra questão prática nessa linha são as montadoras que dependem de insumo para manter a produção. Permanecer com as máquinas paradas por falta de peças ou matéria-prima pode custar muito caro. E, em alguns casos, esse prejuízo é repassado (parcial ou até integralmente) para os responsáveis pelo produto, elevando o custo do transporte de cargas.

Por fim, a sazonalidade aliada às necessidades do cliente pode influenciar no prazo final. Pense, por exemplo, em produtos alimentícios que dependem de adequada entrega final em supermercados. Em períodos de alta demanda (e alto fluxo de fornecedores para restabelecer os estoques do varejo), como o Natal e festas de final de ano, é normal a ocorrência de atrasos no tempo de descarga — fator que influencia diretamente no prazo.

Uma das características mais marcantes do mercado atual é a demanda por estoques reduzidos. Toda empresa que consegue reduzir seu estoque leva vantagem e desenvolve um diferencial competitivo importante. Em vez de grandes estoques, a empresa precisa se destacar por sua responsabilidade com o processo de entrega, ou seja, em entregar o pedido no tempo certo.

Para muitas pessoas, pode parecer contradição conciliar redução de estoques com entrega no prazo combinado, já que somente com produtos estocados será possível suprir a demanda do cliente no menor tempo possível.

Contudo, quando se tem boa visibilidade da demanda do cliente, é possível suprir suas necessidades no menor prazo possível sem a necessidade de estocar produtos — a mercadoria é repassada diretamente do fornecedor para o consumidor ou centro de distribuição.

Esse controle significa que é necessário conhecer bem as necessidades do cliente, recolhendo ao máximo as informações sobre elas e registrando-as. Na medida em que a empresa recebe essas informações de forma proativa, ela antecipa as necessidades do cliente e pode organizar suas operações logísticas com mais eficiência.

Em geral, a informação recebida pela empresa sobre a demanda é somente uma pequena parcela do todo — a parte superficial. Abaixo dessa superfície, encontra-se a área que representa o consumo, a demanda, o comportamento de uso da mercadoria — essa área, por estar situada sob a superfície, não está visível para a empresa, tornando-se exposta apenas quando um pedido é despachado.

Os indicadores de SLAs

Existem 3 indicadores de SLA no processo de entrega que devem ser considerados:

• OTIF (On Time, In Full): indica o total de pedidos entregues no prazo acordado; é necessário comparar a quantidade total de entregas efetuadas com aquelas que foram entregues realmente dentro do prazo (o OTIF pode ser medido todos os dias).
• OTD (On Time Delivery): indica o percentual das entregas feitas no prazo certo (esse percentual é útil para fazer uma avaliação do timing de separação/expedição e da transportadora).
• OTP (On Time Processing): indica o tempo total de processamento do pedido, desde a separação até a expedição para a empresa transportadora (esse indicador se torna mais eficiente quando se trabalha com fulfillment — ou operador logístico).

Cruzando todos os dados obtidos, é possível fazer uma análise que identifica com mais exatidão onde estão os gargalos operacionais que prejudicam o processo de entrega.

Um sistema eficiente de controle de qualidade das entregas é o TMS (em português, Sistema de Gerenciamento de Transporte). Esse sistema ajuda a reduzir custos e otimizar lucros na medida em que permite um planejamento mais lucrativo de rotas e de cargas, efetua um controle realista dos gastos, reduz as chances de erros humanos e reduz o tempo despendido com questões burocráticas.

O sistema TMS

O sistema TMS permite controlar com eficiência o processo de entrega, garantindo maior produtividade e a satisfação do cliente. Por meio dele, é possível gerenciar frotas de forma estratégica, contemplando quesitos como:

• planejamento das equipes responsáveis pelo carregamento;
• controle dos funcionários por cada equipe;
• gestão de equipes específicas (como de transportes internacionais);
• planejamento de acondicionamento da carga no veículo (peso, fragilidade, volume).

A empresa deve exercer maior controle de tempo sobre os estoques (seja de matérias-primas, do trabalho em andamento, do produto em trânsito, do processamento do pedido, do reabastecimento ou tempo despendido em filas, dos gargalos identificados).

3. Necessidade da empresa contratante do frete no processo de entrega

O cliente final não é a única parte interessada nessa equação. A sua empresa, enquanto contratante de frete, também tem alguns requisitos que podem influenciar no prazo e no processo de entrega de um produto. Qualquer tipo de atraso na produção altera a data de embarque das mercadorias, afetando a previsão de entrega.

Para chegar a um valor final em relação ao frete, as transportadoras usam determinados parâmetros, que variam conforme a empresa. Ou seja, elas usam métodos que se adequam às suas próprias necessidades. Entretanto, considerando a existência de taxas comuns no mercado, as tabelas de frete acabam apresentando semelhanças entre si.

As principais taxas que são consideradas na formulação do valor do frete são:

• Frete peso: trata-se do peso bruto, ou cubado, da carga e define o total que será pago pelo transporte de acordo com sua modalidade (o frete varia conforme o peso ou o espaço ocupado pela mercadoria, priorizando-se sempre o maior).
• Pedágio: taxa que varia conforme a rota que será seguida no processo de entrega.
• Ad valorem: taxa calculada sobre o valor da carga (sua função é garantir seguro na mercadoria que, quando não se encontra em tráfego, não está assegurada).
• Taxa de gerenciamento de risco (GRIS): calcula tendo como base uma porcentagem sobre o valor da nota fiscal, sendo sua finalidade cobrir custos do frete relacionados às medidas preventivas de riscos em geral (inclusive do roubo da carga).
• Taxa de Restrição ao Trânsito (TRT): custos adicionais que incidem sobre a carga quando a coleta ou a entrega são efetuadas em cidades que apresentam restrições à circulação de veículos de transporte de carga ou às operações de carga e descarga.
• Taxa de despacho: engloba os custos administrativos e operacionais de despacho, coleta e entrega.
• ICMS: imposto cobrado sobre a circulação de mercadorias e serviços de transporte interestadual, intermunicipal e de comunicação.

Um dos fatores relacionados ao cliente é o uso de carga lotação versus fracionada. Uma negociação de prazo em uma carga lotação tende a ser mais flexível; já na fracionada, o custo mais baixo pode acarretar um prazo mais longo.

Outro ponto interno que influencia no prazo e no processo de entrega é a mobilidade entre centros de distribuição — vamos chamá-los aqui de CDs. Um exemplo prático: há a necessidade de transportar uma carga lotação a partir do CD 1, porém, os produtos em questão estão no CD 2, em outro município. O tempo de transporte entre os CDs influencia diretamente no prazo final de entrega, a depender da distância.

Lead time: fator essencial para a empresa contratante

Um último fator relacionado ao contratante é o lead time. O tempo entre produção, o término da separação e contratação do frete afeta de forma agressiva o prazo. Por vezes, a indústria ou comércio que vai contratar uma transportadora não tem certeza desse lead time e, por isso, exige que a transportadora tire esse atraso no tempo das viagens — algo que nem sempre é possível, principalmente em períodos de alto movimento nas estradas.

Para evitar esse tipo de conflito e eliminar o custo de ociosidade, embarcadores e empresas contratantes podem tentar se antecipar na contratação do transporte, com base no histórico de lead time. Isso torna o processo de entrega mais estratégico, mitiga riscos e reduz desperdícios.

É fundamental que o gestor faça a análise do lead time, considerando todas as etapas do processo de entrega, que ocorrem desde o pedido efetivado até a chegada ao consumidor final. A diminuição do tempo total ocorre por meio da eliminação dos excessos ou da redução da espera durante o MCT.

MCT é um conceito importante quando se fala de lead time. Trata-se do Tempo do Caminho Crítico da Manufatura (manufacturing critical-path time) e pode ser identificado com o próprio lead time. MCT é a quantidade de tempo, em dias seguidos, desde que a ordem de serviço foi criada até que, no mínimo, uma das peças pedidas pelo cliente chegue efetivamente em suas mãos. O caminho crítico refere-se justamente às operações desenvolvidas entre o intervalo da realização do pedido e da entrega ao cliente.

O ciclo do pedido de entrega envolve as seguintes etapas:

• o cliente faz o seu pedido;
• o atendente dá entrada no pedido;
• o pedido é processado;
• segue-se a montagem do pedido;
• o pedido é transportado;
• o cliente recebe o pedido em casa.

Para calcular com mais precisão o tempo de lead time, você pode seguir o passo a passo:

• Faça a listagem de todos os materiais requeridos para a execução de uma determinada operação (inclusive matérias-primas e itens necessários para reparos e instalações).
• Calcule o tempo para obter cada um desses itens (considere os finais de semana, eventuais feriados e a distância entre o fornecedor e sua empresa).
• Identifique o item que apresenta o prazo de entrega mais longo.
• Defina a quantidade de dias ou horas necessários para fabricar o produto ou concluir o serviço.
• Agora chegou o momento de calcular o lead time: adicione o tempo de espera necessário para receber os itens ao total do tempo requerido para a fabricação do produto ou realização completa do serviço — a soma entre esses dois pontos corresponde, de forma básica, ao lead time.

Um ponto importante a considerar na busca do melhor lead time é a precisão nas previsões. Quando se prevê com mais exatidão, o cálculo do lead time também é mais exato (como fica bem claro no passo a passo acima). Por outro lado, os erros de previsão crescem à medida que o tempo de lead time se alonga.

Os objetivos do lead time podem ser identificados como:

• redução dos custos;
• melhor qualidade;
• maior flexibilidade;
• tempos mais rápidos de respostas.

Portanto, o lead time está relacionado diretamente à velocidade no processo de entrega, mas sem afetar a qualidade do serviço ou do produto. Para conseguir mais qualidade a menores custos e em menos tempo, é preciso ser flexível e entender que determinadas atividades geram mais custos que valor e, por isso, devem ser eliminadas. Esses são os princípios da Produção Enxuta, da qual o lead time é um componente.

Atividades desnecessárias representam desperdícios e implicam em um lead time mais longo. A diferença entre o tempo que agrega valor e o tempo que não agrega valor é fundamental para a compreensão de como a logística de uma empresa pode ser aperfeiçoada.

Esperamos que você passe a ver esses 3 eixos — carga, cliente e contratante — como peças importantes na definição dos prazos de entrega. Se você tiver mais alguma dúvida ou quiser ver outros temas relacionados ao processo de entrega, assine a nossa newsletter.