Como preparar o transporte para períodos de aumento de demanda

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Escrito por Ana Beatriz

Data: 08/11/2016

Quando se fala sobre os custos operacionais do transporte de cargas, muito se discute acerca dos itens que o compõe: desde as despesas fixas até as variáveis, passando pelo cálculo do gasto unitário, as rotas de coleta e entrega, as características e peso, tudo acaba influindo no valor final dos processos logísticos.

No entanto, existem períodos atípicos que fogem ao que a empresa está habituada — são os chamados períodos sazonais. Nesses períodos, há um aumento de demanda na produção e que acabam se refletindo na distribuição de mercadorias.

Essa é uma situação que exige ações pontuais e certeiras por parte da empresa, a fim de que as operações se mantenham eficientes e os seus clientes satisfeitos.

Contudo, muitas dúvidas costumam surgir quando há um acréscimo nas demandas de transportes em períodos sazonais. Por isso, pensando em acabar com essas incertezas e posicionar bem a sua empresa para lidar com suas demandas, reunimos neste post tudo o que você precisa saber para se preparar para esse momento e garantir a segurança e a qualidade das entregas sem aumentar os custos. Acompanhe!

O que são variações sazonais de demanda?

As variações sazonais são identificadas pelo pico do aumento de demanda em alguns períodos do ano e que se repetem, como é o caso do aquecimento do comércio durante as festas de Natal ou quando está no período das safras de grãos e frutas, por exemplo.

O termo “sazonal” vem da agricultura e está relacionado com as alterações que ocorrem no plantio e na colheita devido às mudanças climáticas. Embora esses períodos modifiquem a dinâmica dos negócios, são totalmente previsíveis, justamente por ter esse caráter cíclico.

São essas variações, também, as responsáveis por empregar uma dinâmica maior ao mercado. As empresas, mesmo prevendo tais períodos, são obrigadas a sempre inovar para atender com qualidade às solicitações e exigências dos consumidores.

Nesse contexto, é preciso lembrar que o aumento das demandas não implica tão somente a necessidade de adaptação no ritmo de produção das empresas. Mas, mais do que isso, as companhias têm que se adaptar de maneira ampla, pois, por exemplo, com o aumento nas vendas, aumenta-se também o volume de reclamações, solicitações de suporte etc.

Como o aumento de demandas impacta o setor de transportes?

O acréscimo nas demandas das empresas, invariavelmente, reflete diretamente no setor logístico. É quase que uma questão lógica: se produz-se mais e vende-se mais, é natural que todas essas mercadorias necessitem chegar ao seu destino.

Por isso, o setor de transportes acaba sendo sobrecarregado — especialmente quando as empresas não se planejam estrategicamente para contornar esse período —, o que pode acabar gerando prejuízos para a companhia.

Nesse contexto, as organizações se veem com um grande volume de variáveis para controlar, exigindo uma tomada de decisões inteligentes e estratégicas para minimizar a ocorrência de inconsistências e falhas. Dentre os impactos sofridos pelo transporte podemos citar:

Maior nível de exigência por parte dos consumidores

Em períodos em que há um aquecimento do mercado, a exemplo das festas de final de ano, o consumo de produtos tende a aumentar drasticamente. Pessoas que não consumiram durante todo o ano passam a ser consumidoras e, mais, passam a exigir uma prestação de serviços alinhada às suas expectativas.

O ponto a que queremos chegar é dizer que nessas épocas o mercado se incha com novos consumidores e, não bastasse, ainda há um aumento no nível de exigência e satisfação, afinal todos querem usufruir dos produtos adquiridos, a tempo e modo.

Para dar conta dessa realidade, as empresas não só necessitam, mas como devem, se planejar. As devidas adaptações têm que ser feitas. No caso dos transportes, podemos citar medidas como o aumento da frota de veículos, contratações temporárias etc.

Aumento dos custos em razão de medidas emergenciais

A falta de planejamento e previsão de demandas, em determinadas situações, podem ocasionar o aumento dos custos do transporte de cargas, principalmente em razão de medidas emergenciais que eventualmente possam surgir.

Os gerentes e líderes das empresas devem ter em mente que é praticamente impossível lidar com altas demandas, sem que ações estratégicas sejam realizadas previamente. Negligenciar essa realidade certamente fará com que a empresa incorra em gastos extras, pois terá que buscar alternativas extraordinárias para suprir as exigências.

Por exemplo, a empresa que não prepara a sua logística para o crescimento do fluxo de entregas, poderá ter que recorrer aos serviços de outras empresas — a exemplo da logística contratada (terceirizada) — e, como se sabe, o cumprimento de tarefas em prazos menores, implica preços mais altos, já que essa é uma forma de compensar o pouco tempo.

Sobrecarga de trabalho

Mais uma vez, a falta de planejamento pode ser causa de problemas no transporte. Agora, a sobrecarga de trabalho é ponto sensível.

Durante todo o ano as empresas já estão habituadas com as suas atividades, bem como com os seus níveis de demanda. Porém, o aumento deles pode significar mais trabalho para as equipes. Tal fato pode ser sentido em aspectos como:

Desgaste dos funcionários

A sobrecarga de trabalho desgasta toda e equipe, que tem que trabalhar sob pressão constante. Isso afeta a qualidade dos serviços e a sua agilidade, o que pode causar o aumento de erros, prejuízos e retrabalho.

Aumento dos custos com recursos humanos

Em determinadas ocasiões, pode ser necessário estender os turnos de trabalho dos colaboradores. Essa medida influencia nos custos da empresa, que, por exemplo, pode sofrer com o aumento da folha de pagamentos em razão de horas extras e adicionais por trabalho noturno.

Desorganização na gestão da capacidade

Podemos entender capacidade com o potencial produtivo de um processo. A quantidade de entregas que podem ser efetivadas em um dia e o número de encomendas que podem ser processadas em uma hora são alguns exemplos de indicadores de capacidade.

Esses são indicadores importante, pois têm impacto direto nos custos dos serviços. No caso dos transportes, imagine que um caminhão tem a capacidade de transportar 200 caixas, mas por razão da intensa demanda e prazo curto, não foi possível gerir os pacotes para que a capacidade máxima do veículo fosse utilizada e ele iniciou o transporte com 195 pacotes.

Agora, imagine como isso pode ser prejudicial, caso ocorra várias vezes. Chegará um momento em que um caminhão terá que fazer a viagem apenas para compensar as remessas faltantes dos outros.

Dessa forma, é fundamental que a empresa se organize e prepare para o aumento de demanda, para que situações como essa não ocorram, pois elas podem ocasionar o aumento de gastos e prejuízos nos prazos de entrega, por exemplo.

Quais as ações recomendadas para superar esse período de maneira eficiente?

A sazonalidade e o aumento de demanda contam com dois vieses: o do embarcador, que tem como variável relevante as estratégias de comercialização; e o do transportador, que se tiver conhecimento a respeito das preferências dos usuários, consegue oferecer um serviço diferenciado e com valor agregado.

É importante ressaltar, ainda, que esse aumento de demanda provoca elevação no valor do transporte e exige um balanceamento entre a entrega e a estocagem.

Mas, como se preparar para esse período sem causar transtornos logísticos, como filas de caminhões, atrasos nas entregas ou armazenagem inadequada? É o que vamos descobrir adiante, mas, desde logo, deixamos claro que cruzar os braços e esperar esse período passar não é a atitude mais inteligente a se tomar.

Em verdade, o mais indicado é agir preventiva e antecipadamente. Assim, tudo se torna mais controlável e previsível.

Desse modo, agora que você já conhece alguns impactos que o aumento sazonal de demandas pode ocasionar nos processos que envolvem o transporte, fica mais fácil visualizar e planejar ações para contorná-los.

Confira algumas medidas que podem fazer toda diferença na hora de superar os ciclos de grande demandas no transporte:

Estudo de resultados e previsão de demanda

A empresa deve realizar um estudo dos resultados de anos anteriores para verificar se houve aumento nas vendas. Além disso, as estratégias entre planejamento, promoção e com fornecedores devem estar bem alinhadas com o objetivo de manter a entrega com qualidade sem agregar mais custos.

Um bom sistema de previsão e que se prepara para o aumento de demanda fornece não apenas um número como previsão final, mas um intervalo de segurança de pelo menos 5%.

Com esses dados em mãos é possível planejar com mais tranquilidade a compra de materiais, a capacidade das máquinas e da mão de obra, estimar o volume adequado do estoque e auxiliar nas tomadas de decisão. A previsão da demanda eficaz consegue dimensionar onde,  quanto e quando os produtos serão requisitados.

Negociação com transportadoras

Se a previsão de demanda gerar números com uma aproximação confiável, é possível reduzir os efeitos da sazonalidade na distribuição dos produtos. O estudo do aumento de demanda pode, por exemplo, fazer com que a empresa consiga acordar melhores preços com as transportadoras. Uma boa prática é iniciar as negociações dois meses antes desse pico, para que a transportadora consiga organizar a sua frota.

Contratar um sistema de gestão

Informação é a base para que seu planejamento não tenha surpresas e que sua negociação com as transportadoras seja mais eficaz. Por isso, muitas empresas têm investido em tecnologia para melhorar o controle interno de seus processos e entender melhor sua rotina de transporte.

Nesse sentido, por meio da utilização de sistemas de gestão, por exemplo, é possível integrar as diversas áreas da empresa e planejar eventuais aumentos de demanda no transporte. Além disso, softwares podem ser a chave para uma organização mais eficiente de dados e informações, tornando as operações mais escalonadas e precisas, já que muitas decisões podem ser tomadas com base em dados e estatísticas confiáveis da rotina dos transportes.

Aproveitar ao máximo os recursos da TI

Como dito, a tecnologia tem um papel de destaque no controle e suprimento de demandas em períodos sazonais. Assim, é altamente recomendado se valer dessas qualidades para otimizar o maior número de processos possível.

As equipes de TI, quando presentes, devem ser requisitadas a fornecer soluções, recursos e novas tendências que sejam capazes de melhorar as atividades da empresa, bem como proporcionar a integração entre setores — fator que contribui muito para a agilidade dos serviços, facilitando o cumprimento das demandas e, principalmente, dos seus prazos.

Integrar todos os processos e setores

Em ambientes empresariais, a quantidade de processos é grande, de forma que todos eles fazem parte de um sistema complexo, que funciona como engrenagens interligadas. Desse modo, a verdadeira eficiência só é experimentada a partir do momento que os gerentes, líderes, colaboradores e demais membros da organização, passam a trabalhar de forma conjunta.

Em períodos normais de demandas a integração já é altamente importante, mas em períodos de aumento ela se torna ainda mais crucial, pois exige-se se mais de todos e quase não existe margem para falhas e lentidão nesses períodos.

Como planejar-se para períodos atípicos?

Por fim, como vimos no decorrer deste post, o aumento de demandas no transporte, quando não previsto e planejado, pode ocasionar diversos impactos dentro das empresas. Esses impactos podem prejudicar a rotina de operações, desorganizar processos e, ainda, provocar a insatisfação dos clientes, em razão de atrasos nas entregas, avarias em produtos, entre outros problemas.

Por isso, aos gestores cabe a tarefa de preparar a empresa para períodos atípicos, seja por meio do reforço da infraestrutura ou treinamento e aumento dos recursos humanos, ou firmando parcerias com outras empresas especializadas no tipo de prestação de serviços que necessita.

O importante é que a organização seja capaz de atender com eficiências às demandas do mercado e se mantenha alinhada às exigências dele. Isso, certamente implicará em redução dos custos, melhora na imagem da empresa e maior lucratividade.

Quer saber mais como uma transportadora pode lhe auxiliar no planejamento do seu aumento de demanda? Entre em contato conosco e agende uma reunião com especialistas da CargoX.

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