Planejamento orçamentário para o setor de logística — Tudo o que você precisa saber sobre o assunto

O primeiro passo para qualquer empresa ter sucesso é contar com um planejamento orçamentário. Porém, é necessário organizar cada setor, especialmente a logística.

Nos últimos anos, o cenário de crise pelo qual o Brasil passou fez com que os gastos desse segmento aumentassem. Os motivos foram o baixo investimento e a queda no consumo, além da própria recessão.

Essa afirmação foi confirmada por um levantamento da Fundação Dom Cabral, divulgado pelo Estadão. Segundo a pesquisa, em 2015, quase 12% da receita das empresas foi desembolsada devido a processos de armazenagem e transporte.

O avanço real dos custos chegou a 1,8% em comparação a 2014 e, em alguns setores, as despesas com logística impactaram de modo significativo o ganho das empresas. A Confederação Nacional do Transporte (CNT) também divulgou que o custo logístico consome 12,7% do Produto Interno Bruto (PIB) brasileiro.

Diante desse cenário, é preciso ter um planejamento do orçamento para reduzir as despesas ou evitar o aumento delas. Para ajudá-lo nessa empreitada, vamos mostrar neste post tudo o que você precisa saber sobre esse assunto. Abordaremos os seguintes tópicos:

• o planejamento de orçamento;
• o papel e a importância na logística;
• o planejamento para os negócios;
• o passo a passo para fazer um planejamento;
• a redução de custos;
• os planejamentos orçamentário e logístico.

Então, que tal saber mais? Acompanhe!

O planejamento orçamentário

Esse conceito passa primeiramente pela gestão orçamentária, disciplina que prevê o planejamento e o monitoramento sistemático dos resultados financeiros da organização. Dentro desse escopo, há 4 etapas:

• planejamento do orçamento;
• simulação de cenários;
• acompanhamento orçamentário;
• revisão orçamentária.

Fica evidente, então, que o planejamento do orçamento é um dos pilares da gestão orçamentária. Ele abrange receitas, despesas, custos e investimentos previstos para os próximos meses e anos. É, portanto, a tentativa de antecipar o futuro a fim de que a empresa esteja preparada para qualquer imprevisto que apareça.

O cuidado que se deve ter é que as previsões são feitas com bases em fatos e argumentos. Ou seja, as projeções devem ser exatas e precisas. Como fazer isso? Há diferentes maneiras.

Por exemplo: partindo do planejamento tático, estratégico e operacional para converter as informações em números. Você também pode usar o orçamento baseando-se no histórico dos anos anteriores ou contando com a colaboração dos gestores, que conhecem bem cada setor, para determinar um valor colaborativo.

O importante é que o planejamento seja preparado com antecedência. O ideal é que sua elaboração ocorra anualmente entre os meses de outubro e novembro, porque nesse momento o empreendedor já sabe como o ano passou e tem uma ideia de como espera o comportamento do negócio no futuro.

Ele também tem uma expectativa de rentabilidade e vendas, corte de despesas, contratação de pessoas, entre outros aspectos relevantes. Desse modo, é possível fazer um orçamento mais condizente com a realidade.

Outro ponto necessário é que o planejamento do orçamento esteja alinhado ao plano de negócios da empresa. Esse documento tem um horizonte de 3 a 5 anos, dependendo do ciclo da organização. É assim que as projeções serão precisas e viáveis de serem colocadas em prática.

O papel e a importância do planejamento orçamentário na logística

A principal utilidade desse documento no setor logístico é possibilitar a redução de custos e despesas. Como vimos anteriormente, o cenário de crise econômica trouxe impactos negativos para os empreendimentos, independentemente de seu porte.

O mesmo levantamento da Fundação Dom Cabral, cujos dados foram publicados pelo Estadão, informou que os gastos com a logística cresceram mais entre empresas que possuem faturamento entre R$ 500 milhões e R$ 1 bilhão, chegando a uma alta de 30%. No entanto, pequenos e médios negócios também sofreram influência.

Os principais fatores que impactaram essa questão foram:

• aumento da burocracia;
• limitações de distribuição em regiões metropolitanas;
• custos com mão de obra especializada;
• elevação dos preços dos combustíveis;
• falta de infraestrutura de apoio nas estradas.

A própria questão da infraestrutura é altamente relevante. A cada ano, há uma piora nesse quesito, o que eleva o custo logístico. De acordo com o diretor do Departamento de Competitividade e Tecnologia da Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp), José Ricardo Roriz, em entrevista para o Estadão, o Brasil deveria ter investimentos 2 vezes maiores que os atuais para manter a base atual.

Por sua vez, precisaria aplicar muito mais se o objetivo fosse aprimorar as estradas, ferrovias e portos. É por isso que Roriz destaca que o Brasil gasta cerca de 2 vezes mais por contêiner exportado, chegando a 2.224,40 dólares. A média dos concorrentes é de 1.058,05 dólares, enquanto os países desenvolvidos gastam aproximadamente 1.003,37 dólares.

Resumindo: esses fatores complexos influenciam o orçamento logístico, que pode variar de maneira inesperada e passar por flutuações diárias. O problema é que esses elementos geralmente estão fora do seu controle. A arma contra essa questão é o planejamento.

O planejamento orçamentário para os negócios

A elaboração dessa projeção de receitas e despesas futuras é fundamental para o setor logístico e os negócios. A ideia é tomar decisões com mais segurança e reduzir incertezas.

No caso da logística, isso é ainda mais importante, porque essa área é formada por diferentes atividades — e é preciso que todas funcionem de maneira adequada para haver um verdadeiro alinhamento. Porém, a chegada a esse patamar só é possível por meio do planejamento do orçamento.

Ele deve ser uma das etapas do processo logístico, porque é assim que o gestor terá uma visão completa dos procedimentos realizados na empresa. Também é uma forma de permitir que as pessoas que trabalham no embarcador façam um plano mais eficiente de transporte, que vise a redução de custos.

Assim, o planejamento passa pela preparação da empresa para eventuais problemas futuros. O resultado é a possibilidade de contornar as situações negativas mais rapidamente e de modo efetivo, o que contribui para a lucratividade e a produtividade do setor e de toda a organização.

O planejamento simplifica os processos e ainda pode trazer outros benefícios, como a promoção da logística integrada, uma das tendências da atualidade. Além disso, algumas atividades, como a previsão, o ajuste de variáveis e o desenvolvimento e a reunião dos recursos adequados (tanto humanos, quanto tecnológicos) são mais eficientes por meio dessa prática.

O planejamento logístico: base de sustentação para o negócio

Esse plano é suportado por 3 cenários: sustentação, estratégia e construção do modelo de negócio. A cultura organizacional é outro ponto relevante visto que, quando as pessoas conhecem os valores empresariais e os seguem, fica mais fácil alcançar a estratégia e atingir os objetivos esperados.

O ideal é delinear métodos de médio e longo prazos que possam assegurar o crescimento sustentável do negócio. Em contextos de crise, como o atual, também é relevante observar o curto prazo. É assim que se consegue ter um verdadeiro planejamento logístico, que pode ser adaptado sempre que necessário conforme o cenário econômico.

No entanto, um aspecto altamente importante é a inovação. Esse é o segredo de sucesso das empresas, que possibilita a elas conquistar ganhos de maneira rápida. Em resumo, é importante trabalhar alguns pontos da seguinte forma:

• a cultura, voltada para o curto prazo;
• a estratégia, para o médio e longo prazos;
• a inovação, para a diferenciação.

Por fim, é necessário considerar as pessoas, os processos e a gestão. O primeiro é o elemento base da organização. Por isso, é importante cultivar, capacitar e fornecer a competência necessária para as pessoas, porque isso é sinônimo de entregar valor ao cliente.

Portanto, para alcançar uma estratégia, buscar inovação e cumprir a missão é necessário primeiramente trabalhar as pessoas, incentivá-las e engajá-las para que entendam qual é seu papel dentro do setor logístico.

Representando o segundo ponto, os processos são fundamentais e exigem disciplina em sua execução. Quando isso não acontece, a chance de a empresa não executar bem suas atividades nem entender os itens relevantes na entrega para o cliente é maior, o que leva a um distanciamento entre o que é esperado e praticado.

Assim, fica evidente que, para uma cultura de resultado, é preciso traçar uma estratégia de médio e longo prazos com resultados para ter eficiência em seu planejamento.

Por fim, a gestão é o outro ponto relevante. Sem gerenciamento, é impossível trabalhar ou executar qualquer atividade, bem como:

• fazer qualquer melhoria em processos;
• aprimorar as competências;
• ter uma cultura e uma missão que promovam o engajamento;
• criar uma estratégia vencedora;
• implantar uma cultura de inovação permanente.

A construção de uma estratégia para o planejamento logístico

Esses dois elementos estão diretamente relacionados. Afinal de contas, a estratégia deve subsidiar a atuação do planejamento logístico, que precisa estar alinhado ao plano de negócios da empresa. A questão é: como delimitar um método adequado?

Existem alguns passos que ajudam a traçar a estratégia. O primeiro é a formulação, que passa pelo conhecimento dos cenários interno e externo. É necessário compreender as forças, fraquezas, ameaças e oportunidades do setor logístico e gerar um modelo de negócio, que utilize todos os aspectos importantes para sua elaboração.

A análise SWOT é a ferramenta ideal nesse momento porque permite fazer uma análise ambiental com base nos seguintes aspectos:

• forças (strenghts): são as vantagens internas da empresa, os elementos que a destacam da concorrência. Por exemplo: bom atendimento, qualidade do produto, solidez financeira etc.;
• fraquezas (weaknesses): são as desvantagens internas que colocam a empresa atrás dos concorrentes. Por exemplo: reputação negativa, altos custos de produção, instalações inadequadas, entre outros;
• oportunidades (opportunities): são os elementos positivos que são externos à empresa e potencializam a vantagem competitiva. É o caso da falência de um concorrente ou de modificações nos gostos dos clientes, por exemplo;
• ameaças (threats): são os aspectos negativos e externos à organização que prejudicam a vantagem competitiva, como a perda de mão de obra especializada, entrada de novos competidores no mercado e mais.

Com a visualização ampla desse cenário, é possível partir para a elaboração específica do planejamento do orçamento. Isso porque você já considerou os aspectos internos e externos, os elementos que podem beneficiar ou prejudicar o seu negócio e trabalhou todos os pontos de sustentação para a elaboração do plano.

Resumindo: os elementos que fornecem o suporte necessário à tomada de decisão estão identificados e mapeados. Isso significa que todo o caminho foi delineado e agora é a hora de colocar a mão na massa.

O passo a passo para fazer um planejamento orçamentário

A elaboração desse documento exige o cumprimento de ações relativas ao planejamento e ao controle. As primeiras são voltadas para a eficiência do plano orçamentário, como é o caso da separação de receitas e despesas e percepção das demandas específicas de cada setor.

Já as ações de controle são executadas após a elaboração do planejamento. Seu objetivo é garantir que as atividades sejam realizadas da melhor forma possível a partir de uma estrutura de monitoramento dos recursos financeiros.

Independentemente de serem ações de planejamento ou de controle, veja quis são as boas práticas para ter mais eficiência na determinação do orçamento:

Defina os níveis de planejamento

O plano do orçamento deve ser dividido em 3 níveis:

• estratégico: permite a avaliação completa da empresa no longo prazo. Abrange, por exemplo, receitas, despesas gerais, projeções para o segmento, além das metas e objetivos que devem ser atingidos em um período mais longo. É importante considerar, aqui, a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE);
• tático: oferece a observação individual de cada setor da empresa para analisar os custos e investimentos, metas e objetivos de médio prazo. É aqui que a avaliação foca a logística;
• operacional: o planejamento de prazo imediato considera o que deve ser feito nesse momento para o controle do orçamento. Com a análise dos planejamentos anteriores, é possível verificar a possibilidade de reduzir os estoques, cortar gastos ou prever demandas por contratação ou demissão, por exemplo. O foco dessa etapa é a rotina diária.

Delimite o orçamento do setor

Nesse momento, voltamos para o segundo nível do planejamento. É na parte tática que se elabora o orçamento para cada área da empresa como, por exemplo, a logística. É importante ter o cuidado de não encarar esse segmento como uma despesa e, sim, analisar o retorno sobre o investimento que é oferecido por ele.

Separe receitas e despesas

Esse é o objetivo do orçamento. Afinal, você deve saber quanto de dinheiro está disponível, o valor que pretende obter, o montante que já foi gasto e a quantia que deve despender.

Essa etapa considera todos os níveis do planejamento. Por exemplo: imagine que a meta é diminuir os gastos logísticos em 20%. Para isso, você deve saber quanto o setor está gastando, avaliar o que pode ser eliminado ou reduzido e, então, verificar os detalhes do nível operacional.

Com esse aprofundamento, é possível verificar a previsão de receitas e despesas de modo claro e preciso, evitando imprevistos.

Automatize os processos

Nessa etapa, você já está com o planejamento do orçamento pronto, mas o trabalho não para por aí. É necessário monitorar os resultados — e essa é uma atividade que pode levar muito tempo se não for automatizada.

O mais indicado é utilizar softwares de gestão financeira, que oferecem um panorama completo sobre a logística, o nível de estoque e mais. Assim, você relega a parte burocrática para o sistema e foca o trabalho intelectual.

Tome alguns cuidados

O planejamento do orçamento exige alguns cuidados para evitar imprevistos. O principal é ter o capital de giro necessário para despesas inesperadas. Também é necessário fazer uma provisão, ou seja, um desconto na receita líquida do exercício conforme a projeção de inadimplência, e criar uma reserva para contingências, como o pagamento de impostos.

Crie uma cultura organizacional

A movimentação de recursos — físicos e financeiros — deve ser acompanhada por meio de processos internos pouco burocratizados. Os colaboradores também devem compreender a importância deles e da prestação de contas. É importante contar com uma supervisão nessa área para evitar desequilíbrios entre o orçamento previsto e o efetivo.

A redução de custos por meio do planejamento

No começo deste artigo, vimos que o setor logístico apresentou aumento de custos nos últimos anos devido à crise econômica brasileira. Nesse momento, é necessário considerar ações para reduzir os gastos. Veja o que você pode implantar na sua área:

Elimine gargalos da cadeia de suprimentos

As redes da supply chain devem ser revistas e analisadas para que as empresas apontem problemas e respondam de forma precisa. Você pode adotar diferentes estratégias para eliminar os gargalos identificados, como a separação adequada de documentos necessários aos processos de exportação e importação e planejamento de cronogramas.

Reduza os estoques em fábricas, portos e armazéns

Os problemas na cadeia logística geralmente fazem com que a empresa opte por manter altos níveis de estoque, o que implica custos maiores. O excesso pode ser reduzido de modo eficiente a partir de informações confiáveis a respeito de futuras aquisições.

Uma forma de ter esse dado é analisar dados históricos e identificar períodos de sazonalidade. Conte com a tecnologia da informação para otimizar os processos, por exemplo, usando um software de gestão de estoque. Lembre-se: um estoque menor traz menos custos e perdas operacionais.

Evite sofrer multas

Essa situação, quando ocasional, não impacta muito o orçamento logístico. No entanto, se for recorrente, a consequência é significativa. Portanto, evite exceder o tempo de carregamento e ter outros problemas, que geram gastos desnecessários. Você pode ter mais eficiência nessa etapa se contar com um sistema de auditoria na cadeia de suprimento, que fará uma avaliação das atividades.

Identifique oportunidades de mudar os modais

Os sistemas de informação ajudam a identificar a necessidade de mudar os modais ao fazer o transporte de cargas. Assim, se há o aumento de combustíveis, pode-se procurar modais que não utilizem esse recurso, como a cabotagem.

Use acordos comerciais preferenciais

Essa é uma maneira de assegurar uma economia significativa. Os sistemas que automatizam o processo de qualificação são uma boa maneira de reduzir o tempo e o esforço dessa atividade, além de obter dados mais precisos.

Reavalie constantemente as redes de abastecimento e atendimento

As redes de supply chain devem ser reavaliadas com frequência, porque isso possibilita analisar os custos e taxas de logística, as despesas trabalhistas e o contexto político global se sua empresa trabalhar com importações e exportações. Compare alternativas geográficas e considere os regulamentos e os custos de cada opção para otimizar a cadeia logística.

Automatize o arquivamento de documentos

Esse processo é fundamental para evitar erros ao fazer a entrada manual de informações. Com a automatização, ele se torna mais eficiente e permite o desembaraço de mercadorias nas fronteiras. O resultado é a diminuição do total de colaboradores focados em operações logísticas, o que aumenta a produtividade da equipe.

Otimize o controle do processo de compras

Essa etapa passa pela implementação de processos de confirmação e rastreio de pedidos, gestão de documentos e geração de remessas. Com isso é possível diminuir o tempo de cada ciclo e os custos das operações da supply chain.

Adote métricas de análise de performance

Esses indicadores possibilitam identificar as etapas dos processos que ainda não foram otimizadas e os pontos que podem ser ajustados para garantir a redução de custos e as melhorias operacionais.

O planejamento orçamentário e o planejamento logístico

Esses dois planos possuem algumas diferenças, mas precisam estar alinhados para que todos os objetivos elencados ao longo deste artigo sejam conquistados. Confira algumas sugestões práticas:

Observe o calendário

O orçamento tem tudo a ver com prazos. Faça o seu planejamento entre outubro e novembro, como já indicado, e finalize-o, no máximo, até a terceira semana do próximo ano fiscal. Assim, você evita a falta de dados para fazer projeções precisas e a interferência nas conquistas do próximo exercício.

Alinhe o orçamento da logística e defina expectativas claras

A delimitação do orçamento exige uma avaliação detalhada de como a logística se encaixa na empresa. Avalie os seguintes aspectos:

• se esse setor faz parte do core business;
• se auxilia a vantagem competitiva;
• se há novos elementos que pressionam a cadeia de suprimentos (por exemplo: fornecimento para outros países);
• como esses fatores se misturam e impactam o financiamento da logística.

Caso seja identificado algum problema no último ponto, pode ser necessário mudar para reequilibrar esse elemento.

Divulgue o planejamento do orçamento

Os números devem ultrapassar o orçamento e ser divulgados aos membros da equipe. Somente com a comunicação é que se consegue implementar um plano de qualidade.

Informe sobre o planejamento em um documento que especifique datas importantes, ferramentas que podem auxiliar e os tipos de dados procurados. Também indique se é necessário obter informações adicionais de alguma área. Essas atitudes asseguram menos falhas de comunicação e maior integridade dos elementos.

Atualize as taxas

Um erro comum dos orçamentos logísticos é a falta de atualização, o que ocorre por problemas na antecipação das taxas adequadas. É importante conhecer os valores que serão cobrados por todas as atividades.

Questione todos os aspectos, desde a manutenção de áreas comuns do centro de distribuição até acordos de locação. Se necessário, use despachantes, corretoras e fornecedores para se educar sobre os preços a serem definidos.

Diferencie o orçamento das metas a serem atingidas

O empenho para melhorar a eficiência e o desempenho do seu setor é positivo para os resultados. No entanto, não confunda metas de produtividade ambiciosas com o orçamento.

Quando você não usa dados precisos e faz a sua projeção com base no que espera obter, tende a ter dificuldades. Tenha em mente que o otimismo ajuda, mas a realidade é o que faz você seguir o planejamento.

Agora, você já sabe como elaborar o seu planejamento orçamentário para o setor de logística. Aproveite para ver outras dicas relevantes para o seu negócio assinando a nossa newsletter!

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Tags: finanças, logística, planejamento orçamentário