Para padronizar os processos definina um método de trabalho eficaz, garantindo que as atividades sejam executadas de maneira uniforme, reduzindo o risco de erros e aumentando a eficiência operacional.
No artigo de hoje vamos explorar melhor esse assunto, apresentando as melhores práticas, as vantagens e o passo a passo de como padronizar as tarefas. Continue acompanhando a leitura para saber mais!
Melhores práticas para gerenciamento e padronização de processos
Definição de objetivos
Primeiramente, é preciso definir quais são os objetivos da empresa, ou seja, onde ela quer chegar e qual é a sua missão. Para isso, elabora-se um planejamento, que será todo baseado nessas metas e as ações necessárias para alcançá-las.
Definição de prioridades
Posteriormente, deve-se estabelecer quais são as prioridades na execução das atividades, ou quais devem ser criadas para que os objetivos — definidos anteriormente — sejam alcançados.
Nesse caso, é preciso lembrar que o fluxo de trabalho e as metas precisam estar alinhados às estratégias do negócio. Aumentando as chances de que os resultados alcançados estejam dentro do esperado.
Além disso, o ideal é determinar uma forma de monitoramento dos processos, analisando tanto os setores, como a empresa, em uma visão mais ampla.
Criação de uma área voltada para a gestão de processos
A criação de uma equipe voltada para a análise dos processos permite que todo o trabalho seja feito com mais objetividade e com um método de trabalho mais uniforme e coerente.
Como as pessoas envolvidas não possuem relação direta com as tarefas que serão acompanhadas, possuem uma visão mais crítica e maior facilidade na identificação dos gargalos e suas possíveis causas do que quem já está habituado à rotina.
Para isso, esses colaboradores precisam ter autonomia para acompanhar o trabalho das áreas e realizar análises sobre a execução das atividades.
A influência da padronização nos processos
Com a padronização dos processos, é possível perceber melhorias na Governança Corporativa, no que diz respeito aos métodos de trabalhos adotados para gerir as atividades — desde as mais operacionais, até as mais estratégicas.
Além disso, as alterações promovidas garantem a realização de um trabalho mais uniforme, com menos erros, retrabalhos, gerando menos custos e aumentando a produtividade das equipes.
O resultado disso é o aumento da qualidade dos produtos e serviços oferecidos para os clientes, criação de valor, melhoria no ambiente de trabalho e na qualidade de vida — com a redução de retrabalhos e necessidade de realizar horas extras.
Padronizar os processos como ferramenta de negócio e vantagem competitiva
A ideia da padronização é melhorar a execução dos processos e aprimorá-los, eliminando desperdícios, tarefas desnecessárias e outros gargalos que comprometem a eficiência. Entre os benefícios dessa prática, podemos citar:
Correção de falhas
A padronização dos processos cria uma rotina em que as atividades são analisadas e se busca identificar os gargalos e as melhorias que precisam ser realizadas. Essa é uma forma de otimizar os métodos de trabalho e criar um padrão que, ao mesmo tempo que promove uniformidade, seja a melhor maneira de executá-lo no momento.
Melhorias na operacionalização das atividades
Com todas as alterações realizadas, consegue-se melhorar vários outros aspectos, como:
- redução da burocracia;
- diminuição de desperdícios (de tempo, mão de obra, materiais, ociosidade de máquinas e equipamentos, entre outros);
- maior agilidade;
- redução de erros e retrabalhos;
- diminuição dos custos operacionais.
Aumento qualidade dos produtos e serviços oferecidos
A partir do momento em que se consegue aprimorar a execução das atividades e eliminar — ou minimizar — as falhas operacionais, é possível observar um aumento na qualidade dos produtos e serviços oferecidos para o cliente.
Consequentemente, torna-se possível conquistar sua satisfação e fidelizá-lo, o que também proporciona ganhos em competitividade.
Passo a passo para padronizar processos logísticos
1. Mapeamento dos processos
É nessa fase que são realizados os estudos sobre as rotinas de trabalho. Nesse caso, o colaborador responsável pela gestão de processo faz anotações sobre cada passo, pontuando as falhas e os recursos necessários.
Depois que essa análise é concluída, cria-se um desenho da atividade, chamado de fluxograma.
2. Identificação dos gargalos e definição das melhorias
Posteriormente, é hora de apontar quais foram os gargalos identificados na rotina. Assim, cria-se um plano de ação mais acertado e se consegue corrigir os problemas com maiores garantias de que os resultados serão aprimorados.
O mesmo serve para as oportunidades de melhorias: cada ponto forte deve ser apontado, assim como as ações necessárias para que se consiga maximizar os resultados.
3. Implementação das mudanças
Aqui já se inicia a parte prática da padronização de processos: é aqui que todas as soluções e melhorias serão aplicadas nos processos. O engajamento dos colaboradores é fundamental para o sucesso da aplicação das alterações.
4. Monitoramento das atividades
Antes partir para a formalização dos novos processos, é necessário monitorar o andamento das atividades em sua nova rotina. A ideia é identificar outros problemas (que não haviam sido encontrados, ou surgiram com as mudanças) ou melhorias que devem ser realizadas.
Se alguma modificação for necessária, é preciso seguir os passos 2, 3 e 4 novamente.
5. Criação e formalização das instruções de trabalho
No momento em que as alterações são definidas e dadas como permanentes, é o momento de documentá-las e registrá-las por meio das Instruções de Trabalho. Elas funcionam como um guia para a realização do processo e especificam o passo a passo para a execução das atividades.
O ideal é deixar uma cópia disponível nas áreas, para que elas possam ser consultadas pelos colaboradores quando necessário.
Por fim, torna-se esses documentos oficiais e ressalta-se para os colaboradores a importância de seguir o novo método que foi estabelecido.
A padronização de processos é um excelente recurso para gestores que desejam alcançar melhorias no trabalho e no desempenho dos processos, sem que tenha que fazer muitos investimentos. Em tempos em que a redução de custos é palavra de ordem e os consumidores se tornam cada vez mais exigentes, padronizar as atividades é uma excelente estratégia para aumentar a eficiência e a qualidade.
Gostou deste post? Quer acompanhar outros conteúdos como esse? Então assine a nossa newsletter e receba as novidades no seu e-mail, em primeira mão!
