Os motivos de investir em uma transportadora que emite os CTEs com rapidez

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Escrito por Ana Beatriz

Data: 13/08/2017

A emissão de CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) no modal de transporte rodoviário é uma das principais responsabilidades de uma transportadora e traz mais segurança e confiabilidade às empresas que contratam esse tipo de serviço.

Obrigatória desde agosto de 2013, essa prática surgiu para facilitar a fiscalização do recolhimento dos tributos devidos e da própria atividade de transporte, sendo um documento imprescindível para a realização do deslocamento da carga.

Com o crescimento da terceirização dos serviços de transporte, todo negócio que contrata uma transportadora deve se preocupar em conferir sua regularidade e eficiência ao emitir CTe. Mas, afinal, por que isso é tão importante?

Preparamos este post para que você consiga entender melhor a relevância desse procedimento. Continue com a leitura para sanar suas dúvidas e ter acesso à dicas importantes para contratar a transportadora ideal!

O que é CTe?

Antes de mais nada, é importante relembrarmos o que é o CTe. O Conhecimento de Transporte Eletrônico nada mais é que um documento fiscal eletrônico. Ou seja, um documento armazenado em meio digital — para facilitar a consulta pelos órgãos fiscalizatórios.

Conforme mencionado, ele é obrigatório para o modal rodoviário desde 2013 e tem como objetivo substituir o antigo Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas e a Nota Fiscal de Serviço de Transporte.

Assim, de maneira resumida, podemos dizer que o CTe é um documento exclusivamente digital — emitido e armazenado de maneira eletrônica — que tem como principal função documentar a prestação dos serviços de transporte rodoviário.

Um detalhe importante é que ele somente possui validade jurídica após a assinatura digital do emitente — a transportadora — e, posteriormente, a Autorização de Uso concedida pela Administração Tributária do domicílio do contribuinte.

Claramente, ao criar esse documento, a Administração Pública buscou modernizar o transporte rodoviário, simplificar a fiscalização e tornar todo o processo mais seguro e eficiente. Na era digital, não há dúvidas de que abandonar os documentos de papel é uma tendência que se fortalecerá ainda mais nos próximos anos.

Emissão de CTe: como é feito o procedimento?

Mesmo que sua empresa terceirize o transporte de cargas, é muito importante entender o processo de emissão de CTe. Isso porque, apesar de a responsabilidade pelo procedimento ser da transportadora, o contratante deve dominar essa etapa e aprender a verificar se a contratada está atuando em conformidade com a lei.

Assim sendo, a Secretaria da Fazenda Nacional, traz algumas regras e passos básicos que devem ser seguidas por toda transportadora que atua no país. Confira:

Credenciamento na Secretaria de Fazenda do Estado

O primeiro passo para a emissão do CTe é o credenciamento da transportadora junto à Secretaria de Fazenda do Estado em que está instalada.

Nesse ponto, é importante destacar que, caso a empresa esteja instalada em várias unidades da federação, deverá realizar esse cadastro em cada uma delas. Isso ocorre porque o credenciamento em um estado não habilita a empresa para emitir o CTe nos demais.

Aquisição de um certificado digital

O CTe é um documento eletrônico e, por isso, é necessário utilizar um meio que garanta a autenticidade e veracidade da assinatura de quem o emite. Para isso, será necessário contar com o auxílio de um Certificado Digital emitido por uma empresa autorizada.

O Certificado Digital é o instrumento que permitirá à transportadora assinar o documento de maneira eletrônica — a assinatura digital. Lembrando que, esse passo é um requisito essencial, sem o qual o CTe não poderá ser emitido e, consequente, o transporte ficará impedido de ser executado.

Ter um sistema de emissão de CTe

Além dos passos anteriores, a transportadora deve estar preparada para emitir o CTe. Para isso, ela terá à sua disposição duas opções:

  • a contratação e utilização de um “Emissor de CTe” — muito utilizado em empresas de pequeno porte;
  • ou a adaptação/contratação do sistema de faturamento da empresa com esse recurso.

Informar o tipo de carga

Durante a emissão do CTe e para que seja possível a impressão do DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) — o documento impresso que acompanha a carga e atesta a emissão do CTe —, a transportadora deve indicar o tipo de carga que será transportado.

Dessa maneira, pode-se optar por dois modelos de transporte. Veja a seguir!

DACTE LOTAÇÃO

Nesse caso, o proprietário da carga é uma única empresa, independentemente do número de CTes emitidos. Na carga de lotação, a mercadoria é recolhida no centro de distribuição e segue diretamente para o destino.

DACTE FRACIONADA

Nesse caso, a carga pertence a diversas empresas. Por se tratar de uma carga mista, duas ou mais empresas dividem o mesmo meio de transporte. A transportadora recolhe os pacotes em diversas empresas e as encaminha ao destino por meio de um planejamento de rotas.

Por que sua transportadora deve emitir o CTe com eficiência?

Após acompanhar os tópicos anteriores, você já deve ter compreendido que o Conhecimento de Transporte Eletrônico foi criado para facilitar o cotidiano das transportadoras e, também, dos contratantes dos serviços de transporte.

Sendo assim, ao contratar uma empresa de transporte terceirizada, é fundamental observar se se ela executa tal procedimento e se ele é feito de maneira correta e ágil. Quer entender melhor porque isso é tão importante? Confira!

É uma exigência legal

A emissão de CTe não é mera liberalidade. Na verdade, desde 2013, isso se tornou obrigatório para as empresas que atuam no transporte rodoviário de cargas, e as penalidades para quem não atua em conformidade com a lei são sérias.

Uma empresa responsável deve se unir a parceiros que têm o mesmo nível de comprometimento. Isso significa que, ao contratar uma transportadora, o valor cobrado não deve ser o único aspecto levado em consideração. Cumprir com todas as determinações para o setor é fundamental.

Além disso, é sempre interessante observar que a modernização desses documentos traz inúmeros benefícios para a sua empresa e para o seu consumidor, não havendo motivos para descumprir a lei.

Minimiza os erros de escrituração

Como todo gestor sabe, os processos realizados manualmente são mais propensos a erros, principalmente aqueles relacionados à digitação de dados incorretos. Porém, como o CTe é um documento totalmente eletrônico, os riscos de sofrer com os erros escrituração são menores.

Destaca-se que um simples erro de digitação pode inserir um dado incorreto no sistema, causar uma confusão nas finanças e até ser confundido com uma tentativa de fraude ao Fisco. Por isso, apostar em automatização é a decisão mais inteligente.

Confere maior rapidez ao transporte de cargas

Uma das grandes preocupações de gerentes logísticos é, sem dúvidas, a rapidez nas entregas e maior eficiência aos processos logísticos da empresa. Nesse quesito, contratar uma empresa que emita o CTe de maneira rápida e correta figura como aspecto essencial.

Como sua companhia poderá ter um sistema integrado e preparado para extrair as informações digitais contidas nesse documento, todo o processo é mais rápido e eficiente, inclusive com menor incidência de erros.

Facilita a gestão eletrônica dos documentos

Um dos maiores benefícios de se apostar em modernização e em tecnologia é a maior facilidade e comodidade que ela pode proporcionar aos processos existentes no cotidiano de uma empresa.

Como você sabe, quanto mais seguros e ágeis forem os processos internos de um negócio, melhor será sua atuação no mercado. Além disso, automatizá-los é sempre uma oportunidade de se livrar de tarefas burocráticas e se dedicar ao seu foco de atuação.

Nesse cenário, por ser um documento exclusivamente eletrônico, há uma otimização dos processos de armazenamento, organização e gerenciamento dos documentos, o que facilita a recuperação de dados e o intercâmbio de informações.

Gera economia à empresa

O último motivo a ser apresentado está relacionado a um objetivo comum de todas as empresas contemporâneas. A redução de custos é uma meta para negócios de todos os portes e segmentos, pois é uma maneira de se manter competitivo em um mercado tão qualificado.

Com a eliminação de documentos de papel e a digitalização de dados, percebe-se uma economia, tanto de mão de obra — já que não há a necessidade de um funcionário responsável por digitar e organizar esses papéis — quanto de insumos, como o próprio papel, impressoras e tinta.

Como escolher a transportadora ideal para seu negócio?

Depois de compreender o que é o CTe, bem como a importância de contar com uma transportadora responsável e eficiente na emissão desse documento eletrônico, é interessante ajudá-lo a pesquisar e contratar um bom parceiro para sua empresa.

Contar com fornecedores eficientes — sejam prestadores de serviços ou de matéria-prima — é uma das premissas para o sucesso de um negócio. Em relação ao transporte de cargas, não há dúvidas de que o processo é estratégico e garante a satisfação do consumidor final. Por isso, é fundamental garantir sempre a melhor parceira nesse ramo.

Confira, a seguir, algumas dicas para fazer a escolha certa para sua corporação!

Conheça as suas necessidades

O primeiro passo para encontrar uma boa transportadora é conhecer as demandas de seu negócio.

É imprescindível entender o tipo de transporte mais adequado às suas necessidades e ao tipo de mercadoria que você necessita deslocar e, a partir disso, ir em busca de uma empresa especializada.

Pesquise a reputação da empresa no mercado

Após definir o modelo de transporte, faça uma lista com os possíveis parceiros e comece a pesquisar mais detalhes sobre sua atuação. É necessário ficar atento a inúmeros aspectos, como:

  • experiência e reputação no mercado;
  • nível de infraestrutura;
  • uso de tecnologias avançadas;
  • metodologia aplicada ao transporte;
  • capacidade de atender às demandas em tempo hábil;
  • suporte oferecido.

Considere o investimento em tecnologia

Ao contratar uma empresa de transportes, procure por um parceiro que se preocupe em entregar um serviço que vá muito além do simples deslocamento de mercadorias. Em um mercado tão acirrado, isso fará toda a diferença para sua corporação.

O investimento em tecnologia realizado pela transportadora deve ser constante, pois é preciso aproveitar todos os recursos disponíveis em prol de um processo mais seguro, rápido e de qualidade. Tenha esse aspecto como prioridade em sua contratação e conquiste resultados ainda mais satisfatórios.

Fique atento ao custo-benefício da contratação

Durante a cotação de preços, é importante ter várias propostas em mãos. No entanto, a avaliação da companhia precisa ser mais qualificada, baseando-se em todos os benefícios que a parceria pode trazer ao seu negócio.

Em outras palavras, é necessário avaliar qual transportadora possui o melhor custo-benefício. Isso inclui um bom preço e qualidade do serviço prestado. Focar apenas no valor do transporte é um erro perigoso, já que, em alguns casos, o preço abaixo do mercado pode desencadear a prestação de um serviço de menor eficiência e segurança.

Esteja por dentro da frota e dos recursos disponibilizados

A frota de caminhões é o instrumento necessário para transportar sua carga em segurança até o consumidor. Por isso, é interessante que você conheça os tipos de veículos com os quais a transportadora trabalha.

Caminhões antigos, desgastados e com poucos recursos de segurança e tecnologia não são um bom investimento, pois podem comprometer os prazos das entregas e colocar em risco suas mercadorias.

Portanto, pesquise, faça uma visita técnica à companhia, observe as condições da frota e avalie se ela é capaz de realizar um transporte rápido e seguro.

Procure ouvir feedbacks de clientes da transportadora

Uma ótima estratégia para saber se a transportadora que está pretendendo contratar é de qualidade e confiança é ouvir o feedback de seus clientes antigos e atuais. Afinal, essas experiências dizem muito sobre ela.

Não se iluda com um site bonito, um e-mail bem redigido e uma proposta de preços atrativa. É preciso ter certeza de que a empresa possui todas as qualificações necessárias para desempenhar um trabalho de excelência e contribuir para o crescimento de seu negócio.

Conforme é possível concluir, a emissão de CTe é muito mais do que uma exigência legal: trata-se de um procedimento que traz inúmeros benefícios às empresas envolvidas no transporte rodoviário de cargas. Portanto, antes de firmar uma parceria, pesquise e se certifique de que a escolhida executa esse procedimento adequadamente.

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