O que fazer para organizar um setor de logística

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Escrito por wpengine

Data: 23/05/2017

Em um cenário mundial extremamente competitivo, empresas precisam estar sempre em busca de inovação e melhorias para aumentar sua eficiência para se destacar no mercado.

Não é apenas a competição dentro de um segmento que representa um desafio: com a globalização, tecnologia, internet e mídias sociais, o comportamento dos consumidores apresentou mudanças drásticas.

Esses e outros aspectos resultam no enfraquecimento de algumas marcas, sobretudo aquelas que não conseguem se reinventar e desenvolver novas técnicas para surpreender, conquistar e fidelizar clientes.

Nesse contexto, uma gestão logística eficaz faz toda a diferença. Empresas que conseguem atingir uma boa coordenação dos processos da cadeia de suprimentos e fluxo de materiais, alinhadas ao gerenciamento estratégico da empresa, garantem operações mais produtivas, flexíveis e ágeis.

Dessa forma, a logística eficiente é um elemento fundamental que permite que instituições se tornem capazes de responder rapidamente às demandas dos clientes e às mudanças do mercado.

O setor de logística há muito tempo é visto por muitas empresas como uma área estratégica. Se você se interessa pelo assunto e deseja saber mais como aperfeiçoar a gestão de transportes de sua empresa, continue a leitura e confira nosso conteúdo completo sobre como organizar esse departamento. Acompanhe!

Como estruturar a logística da empresa

Uma boa estrutura logística de uma empresa garante um fluxo bem organizado em que os produtos ou serviços acabados são entregues para os clientes finais. Essa movimentação não envolve somente o produtor, mas também fornecedores e a gestão de estoque.

Assim, os gestores terão que pensar em uma série de decisões que definirão a base das operações logísticas de uma empresa. Veja o que faz parte desse processo de estruturação:

1. Analise o perfil e demandas dos clientes

Em primeiro lugar, obtenha o máximo de informação sobre os clientes. Procure levantar dados e descobrir pontos como:

  • regiões que concentram maior número de pedidos;
  • volume de vendas e tamanho das requisições;
  • quais equipamentos mecânicos são necessários para o manuseio da carga;
  • condições de venda e prazos;
  • restrições em relação ao tempo de entrega (período do dia ou dia da semana).

Essas e outras informações podem pesar muito em como a logística de uma empresa será configurada e quais estratégias serão traçadas para conferir a máxima eficiência.

2. Considere as características do produto

Aspectos relacionados às especificidades do produto que é ofertado aos clientes também são decisivos na hora de montar a estrutura de distribuição e armazenagem. Além de questões como forma, peso e volume, não se esqueça de considerar o valor, a fragilidade dos itens e validade (caso o produto seja perecível).

3. Defina a localização do estoque

Existem várias opções que uma empresa pode escolher para posicionar seu estoque. Um armazém principal próximo da produção tem como vantagem o fato de que a comunicação e cooperação entre a fabricação e o depósito são facilitadas.

Por outro lado, a estratégia de localizar o estoque ou centro de distribuição próximo aos clientes ou pontos de venda pode ser relevante, pois permite um posicionamento mais forte no mercado e um acompanhamento de perto sobre as tendências de consumo dos clientes.

A empresa precisa também decidir o modelo de estoque que pretende adotar, como os estoques tradicionais físicos ou compartilhados, o estilo alugado e o terceirizado. Essa decisão depende muito do porte da empresa e do volume dos produtos. Vale lembrar que um estoque próprio físico aumenta as chances de a empresa ter um controle maior sobre o fluxo de mercadorias.

4. Opte entre logística própria ou contratada

Na hora de pensar na movimentação das cargas, uma empresa pode optar por criar um sistema logístico próprio ou terceirizar. No primeiro caso, deve-se estudar, baseado no volume de vendas e dos produtos, a capacidade e os custos dos veículos que serão utilizados. Além disso, é preciso selecionar e capacitar muito bem a equipe.

Devido à complexidade das operações logísticas e ao alto custo de montar um sistema de transportes próprio, muitas empresas optam por terceirizar para ter mais eficiência nesse processo. Isso acontece porque transportadoras, em geral, oferecem um serviço mais especializado, possuem maior experiência e dominam bem todas as etapas de manuseio e entrega de cargas.

Contudo, para evitar problemas logísticos, é preciso contar com uma transportadora de confiança e com nome sólido no mercado. Peça recomendações e busque saber tudo sobre a empresa que deseja contratar: suas políticas de qualidade, serviços prestados e carteira de clientes.

Faça uma boa investigação para ter certeza de que está contratando a melhor transportadora. Afinal, a reputação do seu negócio estará em cheque: se o produto não chegar dentro do prazo, o cliente final prestará contas com você, e não com a empresa de transportes.

Dicas de planejamento e organização

O atraso na entrega de mercadorias, tanto para abastecer a produção quanto para os consumidores finais, gera uma série de problemas como prejuízos financeiros e até a perda de clientes.

Por conta disso, a logística é uma questão delicada que merece atenção caso a empresa deseje se manter competitiva no seu ramo, fidelizar clientes, expandir e atingir novos mercados.

À medida que as atividades de uma empresa se tornam mais complexas, maior a necessidade de coordenar com eficiência a cadeia de suprimentos e cuidar de seu sistema de transportes. Para isso, planejamento e organização são aspectos imperativos.

Agora que você criou um esquema de logística para seu negócio, confira 6 dicas de como sistematizar melhor os processos nesse setor:

1. Aposte na integração com auxílio da tecnologia

Para começar bem o processo de organização, invista em um bom sistema integrado de gestão empresarial. Softwares permitem que gestores tenham mais agilidade e controle da linha de produção, o que é essencial para coordenar processos e evitar problemas.

Assim, opte por um sistema completo que integre todas as informações da cadeia de suprimentos bem como as diversas áreas da empresa em uma só ferramenta.

Softwares que operam via internet têm a vantagem de poderem ser acessados de qualquer lugar, inclusive por dispositivos móveis. Isso mantém os dados sempre atualizados e ainda facilita o compartilhamento de informações entre as equipes e demais envolvidos.

O uso de softwares garante o mapeamento de todos os processos e, consequentemente, controle total da cadeia de suprimentos. Sistemas integrados permitem o monitoramento do estoque em tempo real do fluxo de caixa, das atividades das equipes, interações com os clientes, fornecedores, dentre outros recursos.

Dessa maneira, gestores podem acompanhar todas as etapas da produção de forma mais ágil e eficaz e encontrar dados importantes na velocidade de um clique. Isso diminui o retrabalho, estimula a tomada de decisões mais acertadas, resolução rápida de problemas e até contribui para evitar situações inesperadas.

2. Estabeleça uma gestão inteligente do estoque

A falta de produtos ou materiais é tão prejudicial para uma empresa como o excesso. Dessa forma, uma gestão inteligente do estoque se define pelo conhecimento do que se quer armazenar, quanto e por quanto tempo. Essa resolução marca o início da cadeia de logística.

O objetivo é trabalhar para ter produtos sempre à mão e, ao mesmo tempo, ter um estoque reduzido. Para isso, empresas precisam focar na previsão de demanda — tanto internas quanto externas — e realizar um planejamento preciso para fazer compras acertadas que não atrapalhem o fornecimento para os clientes.

Para evitar tanto a falta quanto os desperdícios, comece analisando o passado e estudando o histórico de vendas da empresa. Ou seja, para prever a demanda do próximo mês de novembro, verifique os números relativos a esse mês ao longo dos anos e considere também as tendências atuais do mercado.

Faça uma projeção média avaliando todos os diferentes fatores e variáveis, como imprevistos e flutuações do mercado. O resultado dessa equação é uma previsão baseada em uma análise profunda, que tende a gerar melhores resultados.

3. Certifique-se de cumprir sempre os prazos

O cumprimento de prazos é tudo em um sistema logístico adequado. Todavia, é preciso sempre ter cuidado e passar para os clientes uma data de entrega realista, calculada com base no tempo de produção e considerando uma margem de segurança para inesperados.

Não ceda à pressão de oferecer prazos mais rápidos ou se basear no que faz a concorrência. Caso seja importante encurtar entregas para se manter competitivo, estude primeiramente uma maneira de fazer isso de forma organizada e monte uma estrutura para tal. De nada adianta prometer o que não conseguirá cumprir. Isso só servirá para deixar seus clientes ainda mais insatisfeitos.

4. Escolha bons fornecedores e alie-se a eles

Em diversas etapas de uma cadeia produtiva, a participação de fornecedores é importante, e contar com bons prestadores de serviço é determinante para o sucesso da sua logística.

Seja para fornecer insumos para a produção ou transportar seus produtos para os clientes, a escolha de fornecedores é uma importante fase do planejamento, uma vez que a performance deles conta muito para estabelecer um fluxo produtivo eficiente.

Portanto, na hora de selecioná-los, procure por empresas confiáveis que prezem por compromisso e qualidade. Faça uma boa pesquisa de mercado e negocie contratos sempre tendo em vista a melhor relação custo-benefício para o seu negócio.

Depois de um tempo de trabalho, identifique os melhores prestadores de serviço e invista em um bom relacionamento com eles. Fornecedores de qualidade devem ser vistos como parceiros de negócio. Sendo assim, sua empresa pode se beneficiar muito mais com uma interação colaborativa com eles, em que ambas as instituições saem ganhando.

Quando sua empresa trabalha em parceria com seu fornecedor e o valoriza, ele demonstrará muito mais interesse em prestar melhor serviço para você, contribuindo no desenvolvimento de novos produtos, ajudando sua equipe a melhorar processos e até oferecendo melhores condições de venda.

5. Acompanhe o desempenho dos fornecedores

Conforme falamos no tópico anterior, a falta de um fornecedor qualificado pode colocar em jogo o fluxo da produção. Portanto, é essencial monitorar continuamente o desempenho das atividades dos prestadores de serviço para garantir mais eficiência.

Acompanhe resultados e estabeleça indicadores de performance para entender o que não está funcionando e o que precisa melhorar. Uma avaliação constante permite que problemas sejam encontrados mais rapidamente, assim os gestores conseguem ajustar o que for preciso ou até procurar por um fornecedor substituto a tempo de não afetar a produção.

6. Monitore resultados

Todo o investimento feito em planejar e organizar a logística de sua empresa precisa ser avaliado de tempos em tempos. Afinal, monitorar resultados é a melhor forma de refletir sobre o sucesso das estratégias e processos que foram adotados.

Se a sua empresa adotou um software, ele pode gerar vários números, relatórios e oferecer outros recursos que permitam uma análise exata do que acontece. Verifique, dentro de um período, se as entregas foram pontuais, as taxas de devolução, reclamações, dentre outros indicadores relevantes.

O que pode ser aprimorado e o que deu certo? Não se esqueça de que manter o foco na melhoria contínua é o segredo de uma logística bem-sucedida.

A logística como ferramenta de negócio

Há tempos, as empresas perceberam o papel da logística como uma estratégia de negócio para buscar vantagens sobre a concorrência.

Por meio de uma aplicação eficaz, um sistema logístico bem estruturado abre caminhos para que instituições encontrem meios de reduzir custos, fidelizar clientes, aumentar o nível de qualidade dos processos e elevar lucros.

Ao adotar as melhores práticas de logística, empresas são capazes de estabelecer operações verdadeiramente mais focadas e eficazes. Assim, conseguem expandir negócios para além de seus limites e atingir mercados mais exigentes de forma organizada e bem engendrada.

A evolução do conceito de logística

Com o tempo, a logística deixou de ser vista apenas como operacional e passou a abranger um número maior de atividades, tornando-se mais estratégica. Assim, faz sentido incorporar noções de marketing, finanças, planejamento e qualidade para esse setor, enxergando a logística como algo multidisciplinar. Dessa maneira, empresas conseguem aprimorar a gestão de todos os processos.

Ao se tornar mais abrangente, decisões importantes sobre os caminhos e objetivos da empresa, escolha de fornecedores, desenvolvimento de novos produtos e serviços e mudanças nas funções internas passam pela logística, que ganha mais atenção dos gestores.

Mais sinergia e sistematização

Focar na logística estratégia do negócio é se preocupar com uma gestão mais eficiente do fluxo da produção, que começa com o fornecedor e termina com a entrega para o consumidor final.

O volume de informações, operações e etapas que fazem parte desse processo precisam estar organizados e em sincronia para que a empresa consiga administrar seu estoque da melhor maneira, fazer requisições acertadas e contar com a disponibilidade adequada de produtos.

A sinergia logística contribui não somente para procedimentos mais alinhados e orientados como também para o fluxo financeiro da empresa.

Assim, a integração e valorização da logística como ferramenta de negócio permitem uma visão mais global e completa da empresa e sua cadeia produtiva. Desse jeito, os gestores asseguram que todos os interesses, objetivos e decisões da instituição estão em sintonia com a produção.

O papel do líder nas operações logísticas

Líderes fortes e competentes são essenciais para qualquer função dentro de uma organização, porém a gestão logística demanda capacidades de lideranças diferenciadas.

Uma vez que a logística envolve uma boa parte dos investimentos de uma empresa, o líder desse segmento será o responsável por pensar em soluções inovadoras e otimizar processos e estratégias para que a instituição conquiste uma vantagem no mercado.

Assim, bons líderes devem saber como lidar com desde altos executivos até operários do setor de transportes, já que a logística é uma área muito ampla. Dessa forma, nota-se que esse gestor precisa dominar conhecimentos sobre todas as etapas da cadeia de produção.

Atualmente, entende-se que a cadeia de produção afeta todos os aspectos de um negócio, inclusive outras áreas dentro de uma corporação. Assim, o líder de logística tem uma função de peso, participando das tomadas de decisão mais cruciais para o futuro da empresa. Encontrar a pessoa certa para assumir esse papel se torna, então, um fator crítico para o sucesso de uma organização.

​Liderança integrada

O líder de logística não pode fazer um bom trabalho sem colocar com os outros departamentos dentro da empresa. O caminho do sucesso está em apostar em uma visão global. Afinal, a logística é parte de um contexto mais amplo que é a cadeia de produção.

Um bom líder procura entender todo o contexto, ao mesmo tempo em que foca em desenhar processos detalhados para gerenciar atividades do dia a dia e reagir a contingências. Quando mais informações tiver sobre as operações de toda a empresa, melhor estará preparado para pensar em soluções.

Em suma, ter uma visão holística, ter mais visibilidade, se comunicar bem com diferentes equipes e instâncias dentro de uma empresa, manter o olhar competitivo e saber antecipar tendências estão entre as capacidades mais importantes do líder de logística.

Visão ampliada

Como gestor de um setor de logística, é relevante também saber o que acontece além de sua empresa, e estar sempre familiarizado com o que acontece em outras instituições. Então, o líder deve procurar se manter bem informado sobre negócios, leis e regulamentos, economia, tecnologia, novos sistemas e o mercado global.

Ter conhecimento é altamente estratégico, não somente para aprimorar processos internos como para conseguir responder rapidamente às mudanças do mercado e antecipar tendências. Essa prática é crucial para a sobrevivência da empresa no mercado, uma vez que quem não inova, facilmente é deixado para trás.

Gestão X liderança

Sabemos que existe uma diferença significativa entre liderar e gerenciar. Muitas pessoas são excelentes na tarefa de coordenar atividades e criar rotinas, porém não conseguem ter uma visão mais extensa do negócio. Para ser um líder, você precisará ir além.

Assim, bons líderes conseguem planejar, organizar e também ter mais controle e motivar suas equipes. É importante também saber estabelecer parcerias: uma empresa funciona bem quando todos as áreas estão bem integradas, portanto é importante trabalhar em espírito colaborativo, entendendo e valorizando os outros departamentos.

O líder necessita de um bom time para administrar um setor da melhor forma. Então, reconhecer talentos — e saber prestigiá-los — é essencial para estimular a inovação e mudanças dentro da equipe.

Por fim, é vital se manter familiarizado com tecnologia e tendências futuras. O setor de logística não está dentro de uma bolha, muito pelo contrário. Cada vez mais, softwares e ferramentas digitais provam ser grandes aliados na cadeia de produção, permitindo mais controle do grande volume de informações e visibilidade.

Investimento em capacitação para fazer a diferença

Durante muito tempo, especialistas em logística contavam apenas com sua experiência de trabalho para gerenciar o setor. Hoje, muitas empresas fazem da boa gestão da cadeia de suprimentos uma forma de se manter competitivo no mercado, utilizando técnicas que transformam uma operação da rotina em uma verdadeira ciência.

Se as operações logísticas se tornaram um elemento estratégico de negócios, o líder precisa se preparar para estar à altura. Sendo assim, uma preparação técnica e também acadêmica é vital.

Ao longo dos anos, empresas se consolidaram e o setor de logística também cresceu e se tornou mais amplo. A globalização potencializou tudo isso, tornando os processos mais complexos. Com mais desafios, líderes não podem permanecer no passado ou em uma zona de conforto, é preciso  aprimorar conhecimentos sempre.

Seja para expandir para mercados internacionais ou para adotar meios diferentes de transporte, a globalização transformou a logística e a cadeia de suprimentos, e, portanto, líderes precisam adquirir novas qualificações e acompanhar mudanças para não ficarem defasados.

Estruturar um sistema eficiente para a cadeia de distribuição de uma empresa é uma tarefa complexa e que não é realizado da noite para o dia. Aliás, a melhoria contínua é o segredo para se manter no topo e oferecer serviços cada vez melhores para os clientes.

Com organização, conhecimento, planejamento, tecnologia e foco nas boas práticas, gestores conseguem erguer o setor de logística de suas empresas para outro patamar, reduzir custos e operar com muita eficiência.

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