Matriz GUT: saiba como aplicá-la aos processos logísticos

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Escrito por Ana Beatriz

Data: 16/10/2017

Muitas empresas adotam a metodologia da Matriz GUT para ajudar a priorizar e tratar problemas conforme sua gravidade, urgência e tendência. Você já pensou em usar essa ferramenta para os processos logísticos?

O objetivo dessa prática é tornar as atividades mais eficientes e criar estratégias para solucionar primeiro os problemas que podem prejudicar mais a cadeia de suprimentos. O principal benefício é permitir que os gestores analisem as situações de modo quantitativo e determinem as ações preventivas e corretivas para resolver o que for necessário.

Para compreender melhor sobre essa ferramenta e entender como aplicá-la aos processos logísticos, este post explicará o conceito dessa metodologia, como ela pode ser utilizada e as vantagens que pode proporcionar.

Quer saber mais? É só acompanhar!

O que é a Matriz GUT?

Essa ferramenta é voltada para a tomada de decisões estratégicas a partir da priorização dos problemas que podem impactar mais o negócio. Isso é feito a partir da sigla GUT, que significa “gravidade, urgência e tendência”.

Cada situação negativa deve ser categorizada de acordo com sua prioridade. As classificações devem receber uma pontuação, que varia de 1 a 5. A relação entre os conceitos e a numeração funciona da seguinte forma:

Gravidade

Sua classificação é feita segundo os impactos ocasionados pelo problema, caso ele não seja solucionado. Uma situação negativa, por exemplo, pode fazer o acesso dos clientes ao sistema ser interrompido e gerar uma reputação prejudicial para a sua empresa.

A pontuação deve ser feita de acordo com a tabela a seguir:

• 1: sem gravidade;
• 2: pouco grave;
• 3: grave;
• 4: muito grave;
• 5: extremamente grave.

Urgência

A urgência se relaciona ao tempo gasto para solucionar o problema. Exemplos bastante comuns de situações urgentes são aqueles que envolvem a satisfação dos consumidores ou as modificações em softwares devido a alterações na legislação.

A pontuação nesse caso é definida da seguinte maneira:

• 1: pode aguardar;
• 2: pouco urgente;
• 3: urgente — requer atenção em curto prazo;
• 4: muito urgente;
• 5: exige intervenção imediata.

Tendência

Essa classificação é relativa à evolução do problema. Caso não seja solucionado com eficácia, como ficará sua complexidade com o passar do tempo? Essa é a pergunta que você deve responder para entender a tendência.

A pontuação da tendência segue os critérios:

• 1: não mudará;
• 2: piorará no longo prazo;
• 3: piorará em médio prazo;
• 4: piorará em curto prazo;
• 5: piorará rapidamente.

Como a Matriz GUT pode ser aplicada?

A montagem dessa ferramenta exige que o gestor de atividades logísticas siga três etapas:

Listagem dos problemas

Esse é o primeiro passo, que abrange todos os aspectos relativos às atividades que devem ser analisadas. Considere os três pontos da matriz (gravidade, urgência e tendência) e detalhe os problemas. Seja específico para evitar informações ambíguas e interpretações inadequadas.

Pontuação dos problemas

Esse é o momento de classificar os problemas e dar uma nota para eles. No final você terá o nível de prioridade de cada situação. Isso é feito pela multiplicação das três variáveis: gravidade, urgência e tendência. O maior resultado indica o que deve ser solucionado primeiro.

Imagine, por exemplo, que há dois problemas. Um deles é rever o contrato de locação de equipamento e outro é descobrir rotas mais eficientes para o transporte de cargas. O primeiro obteve as notas 4 para gravidade, 4 para urgência e 2 para tendência. O segundo ficou com 5, 5 e 3, respectivamente.

O resultado do primeiro é 32 (4 x 4 x 2) e o do segundo é 75 (5 x 5 x 3). Isso significa que a questão das rotas mais eficientes é um problema que deve ser solucionado com prioridade.

Classificação dos problemas

Nessa etapa, deve-se traçar um plano de ação que considere os aspectos da matriz e a classificação dos problemas. Observe que, para tomar decisões com mais eficiência, você deve considerar os fatores isoladamente, considerando sua relevância e as particularidades de cada um.

Quais são as vantagens da Matriz GUT para a logística?

As especificações deste post demonstram que essa é uma ferramenta importante para os gestores, pois possibilita fazer análises qualitativas e quantitativas a partir de dados consistentes e com um nível de prioridade específico.

Com isso, é possível tomar ações corretivas e preventivas para reduzir ou eliminar os problemas identificados. No entanto, no caso da logística é importante fazer essa relação levando em conta outros fatores.

Uma possibilidade é associar gravidade, urgência e tendência a gasto, utilidade e tempo. Ou governabilidade, impacto e oportunidade, por exemplo, que possibilitam entender em qual nível o momento é oportuno e a percepção do grau de impacto — positivo ou negativo — sobre os stakeholders.

Além disso, a GUT pode ser complementada pelas 5 forças de Porter e pela matriz SWOT, que ajudam a formular estratégias mais precisas, além de definir e priorizar as propostas de investimentos e projetos.

Entre as vantagens proporcionadas por essa ferramenta estão:

• alocação mais adequada de recursos, conforme a necessidade mais urgente da cadeia de suprimentos;
• contribuição para a elaboração de um planejamento estratégico;
• implementação simples;
• utilização para classificar diferentes tópicos;
• utilidade para planejar atividades que precisam ser realizadas em um período determinado.

Por outro lado, é necessário que o gestor tenha uma visão ampla da cadeia logística e dos problemas que precisa enfrentar. Se isso não acontecer, a matriz perde seu potencial.

Ao mesmo tempo, se as atividades não forem priorizadas conforme a classificação proposta, elas tendem a se tornar urgentes. A consequência pode ser uma falta grave de planejamento, que tem a possibilidade até de prejudicar a imagem e a reputação organizacional.

Em suma, a GUT é uma matriz que tem o objetivo de priorizar as ações racionais a partir das variáveis da ferramenta. Assim, você pode tomar decisões e agir de modo adequado, considerando uma visão mais ampla das tarefas que precisam ser realizadas.

Agora que você já entende como a Matriz GUT funciona e de que forma aplicá-la na logística, que tal começar a adotá-la no seu dia a dia? Adote as sugestões que repassamos e veja como os processos podem melhorar. Se gostou deste conteúdo, aproveite e compartilhe-o nas suas redes sociais!