A gestão de frete é essencial para garantir a eficiência da logística e, claro, ajudar a empresa a obter melhores resultados. Para isso, algumas medidas podem ser bastante úteis para administrar recebimentos, transportes e remessas, enquanto são reduzidas as possibilidades de erros.
É preciso usar as ferramentas de controle certas para que as rotinas sejam mais bem administradas e o fluxo logístico mais eficiente. A melhor forma de fazer isso é por meio de sistemas integrados que dão mais agilidade e qualidade às informações.
A gestão de frete é especialmente beneficiada pela tecnologia da informação (TI), pois envolve uma grande quantidade de documentos, como notas fiscais, conhecimentos de transporte, faturas e outros. Administrá-los manualmente representa um esforço grande e sujeito a erros.
E isso aumenta conforme o tamanho da companhia, já que há maior complexidade e diversidade de formatos de cobranças envolvidas. Além disso, essa opção requer muito tempo para que seja feita a auditoria do grande volume de informações.
Por todos esses motivos, a gestão de frete é estratégica para empresas que, de forma terceirizada ou não, fazem o transporte de produtos. Neste post, falamos sobre a terceirização e a automação desses processos. Para saber mais sobre elas, continue a leitura!
Como funciona a terceirização da logística?
Terceirizar é comum na logística. Essa prática permite que a empresa transfira uma operação para terceiros e se concentre em sua atividade principal. Além disso, elimina a necessidade de investir em recrutamento, treinamento, aquisição e manutenção de ativos e sistemas, bem como de administrar atividades relacionadas.
É essencial, entretanto, escolher o provedor de forma cuidadosa, para que o serviço prestado tenha qualidade, capacidade e bom desempenho. Por isso, ele deve ter experiência suficiente para executar o serviço, manter a postura de especialista e conduzir a contratante de modo a identificar as dificuldades e as oportunidades.
Por que a automação da gestão de frete é importante?
O transporte é a principal parcela das despesas logísticas. Quando a empresa não o controla, isso pode representar um risco financeiro importante. Com a gestão de fretes, é possível automatizar a conferência de valores e, com isso, proporcionar ganho de tempo e de controle.
Por isso, cada vez mais, a logística depende da TI. Há sistemas especializados que permitem fazer o controle operacional de forma muito mais simples. E isso tem impacto direto na satisfação do consumidor final, que quer prazos de entrega curtos, preços baixos e atendimento de qualidade.
Com a ferramenta adequada, a empresa pode integrar todas as informações, bem como indicar os processos que têm inconsistência e tratá-las de forma apropriada. Uma plataforma de gestão de fretes permite, assim, calcular os preços de serviços, rastrear as entregas em tempo real e fazer auditoria de faturas, entre outros.
A quantidade de dados produzidos nesse processo indica que a automação das atividades é o caminho a seguir para garantir tomadas de decisão mais ágeis e relevância no mercado. Sem ela, a comunicação é mais demorada e menos precisa, e isso afeta a competitividade da organização.
Quais os seus benefícios para a empresa?
A automação da gestão de frete pode ser bastante benéfica para a empresa. Veja, a seguir, algumas das vantagens que esse processo traz.
1. Atividades padronizadas
Um dos benefícios mais claros está relacionado à uniformização de processos. Quando as tarefas são executadas de forma única por todos os colaboradores, o resultado é uma base de dados coerente, que torna a análise das informações, o acompanhamento de indicadores e as tomadas de decisão mais precisos.
2. Controle de processos
Com a padronização das atividades e a eliminação de processos manuais, as rotinas de logística ganham melhor controle de processos. Isso ajuda a evitar erros de processamento de frete e, consequentemente, diminui as chances de gastos desnecessários.
Isso porque os preços praticados pelas transportadoras são cadastrados e a avaliação do custo do frete (o cobrado em relação ao de tabela) é feita de forma automática. Com isso, o resultado é mais preciso, ágil e confiável, de forma a garantir mais controle financeiro.
É possível, ainda, acompanhar a qualidade do trabalho oferecido pelas transportadoras. Com informações sobre prazos e ocorrência de avarias e extravios (bem como a penalidade prevista em contrato), pode-se solicitar o reembolso ou cobrar uma multa de acordo com a infração cometida.
3. Redução de custos
Toda empresa busca reduzir custos. A implantação de um sistema de gestão de fretes é, algumas vezes, vista como um gasto a ser evitado. O fato, porém, é que se trata de um investimento importante para tornar as operações mais ágeis e dinâmicas.
A redução de custos operacionais é automática e aparece de diferentes formas, como na redução de erros e da necessidade de retrabalho, no aumento da produtividade, na melhoria da comunicação e no acompanhamento das rotinas, entre outros. Isso porque todos esses aspectos levam a tomadas de decisão mais acertadas.
4. Centralização de informações
Com todas as informações centralizadas no sistema de gestão de frete, é mais fácil encontrar dados específicos quando precisar — afinal, eles estão todos no mesmo lugar. Isso garante agilidade à busca, à verificação e ao compartilhamento de informações.
Dessa forma, a comunicação entre os diferentes departamentos é otimizada. E essa é mais mais uma forma de garantir agilidade aos processos, já que tanto a obtenção de dados quanto a execução de rotinas ocorre em um só lugar.
5. Atendimento ao cliente
A logística é, cada vez mais, um setor estratégico quando a companhia busca oferecer um atendimento de excelência para o cliente. Com a gestão de frete, é possível rastrear as mercadorias e fornecer o acompanhamento ao consumidor de forma proativa, ou seja, antes que ele entre em contato com a empresa.
Outra vantagem é que eventuais problemas podem ser identificados em tempo real. Assim, é possível ter precisão e agilidade nas tomadas de decisão e, novamente, agir de forma proativa para informar o cliente sobre a situação.
6. Garantia de competitividade
Processos mais ágeis e dinâmicos, equipes mais produtivas e proativas e tomadas de decisão mais precisas tornam a empresa que adota a gestão de frete mais competitiva e a fazem se destacar da concorrência naturalmente.
Portanto, o investimento na automação da gestão de frete é uma necessidade para empresas que estão em busca de otimizar suas operações e obter melhores resultados. Afinal, com todos os ganhos que a solução proporciona, fica mais fácil oferecer o melhor custo-benefício para a clientela.
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