O transporte é uma etapa fundamental no ciclo de vida de um pedido. Ele caracteriza a última etapa do processo de venda e possui relação direta com o público da sua empresa.
Dessa forma, qualquer problema que houver durante essa etapa pode causar insatisfação dos clientes e prejudicar a imagem do seu negócio. Pensando nisso, resolvemos falar mais sobre a gestão de fornecedores e explicar melhor como tornar a seleção de transportadoras mais eficaz. Confira!
Por que é importante escolher bem as transportadoras e como isso afeta a gestão de fornecedores?
Ainda que o transporte seja um processo externo e sua empresa não seja responsável pela gestão, é preciso monitorar e controlar essa atividade junto às transportadoras, buscando garantir os melhores resultados possíveis.
Como esse processo é que faz a ligação direta entre seu negócio e os clientes, é preciso escolher bem quem serão os seus parceiros. Esse cuidado é fundamental para garantir que os serviços contratados atenderão a um padrão de qualidade.
Portanto, para alcançar uma gestão de fornecedores eficaz, é preciso começar a planejar antes mesmo de realizar a contratação, ou seja: no momento de selecionar empresas para participarem de uma avaliação.
Quais medidas podem ser adotadas para melhorar o processo de seleção?
Para garantir que as melhores transportadoras sejam selecionadas e atendam ao seu modelo de negócios, é preciso considerar alguns aspectos básicos, dentre eles:
1. Buscar referências das empresas no mercado
Antes de dar início ao processo de seleção das transportadoras, procure saber quais fornecedores as outras empresas — de preferência as que atuam no mesmo ramo que o seu — possuem.
Se possível, entre em contato com os gestores e busque referências sobre o tipo de serviço que esses transportadores oferecem e avalie se eles possuem condições de atender sua empresa com qualidade.
Também vale a pena pesquisar na internet qual é a reputação, se possuem tradição no mercado e qual é o principal motivo de reclamação com relação aos serviços.
Ainda é preciso levar em consideração que produtos diferentes podem ter necessidades especiais de transporte. Sendo assim, esse é mais um aspecto que se deve avaliar durante a seleção.
2. Observar como é a comunicação da empresa
A fase de negociação é um excelente momento para analisar como a transportadora se comunica. A eficiência do setor de atendimento ao cliente pode ser um bom indicativo de qualidade.
Nesse caso, vale pensar: se a empresa demora a responder e-mails e tirar dúvidas antes mesmo do seu negócio se tornar cliente, como será depois que já tiver conquistado o negócio?
É claro que, dependendo da quantidade de empresas que a transportadora possui em sua carteira de clientes, nem sempre a resposta vem de imediato. Mas se existem problemas já nessa fase, é preciso ficar atento.
3. Avaliar os preços praticados
O preço é um dos fatores que possui o maior peso na hora de decidir quem serão seus parceiros de negócios. Se por um lado os preços muito inferiores podem significar perda de qualidade no serviço, por outro, valores altos precisam ter algum diferencial que os justifiquem — o que é chamado de criação de valor.
4. Conhecer a composição da frota
Outro aspecto muito relevante, mas que nem sempre os gestores dão a devida atenção, é a composição da frota. O ideal é solicitar às transportadoras que informem a situação da frota (quantidade de veículos, marca, modelo, ano de fabricação e estado de conservação).
O objetivo disso é avaliar quais veículos serão utilizados para fazer o transporte e o cuidado que as empresas possuem com eles. Vale lembrar que quanto mais velha for a frota, maiores serão os riscos de atrasos — em virtude da maior probabilidade de ocorrência de falhas.
5. Avaliar a existência de certificações
Nem sempre uma certificação é sinônimo de qualidade nos serviços, mas é preciso lembrar que quando uma empresa a conquista, é sinal que houve melhoria nos processos e que eles atendem a requisitos básicos.
Avaliar a existência desses certificados pode ser um diferencial positivo na hora de selecionar as transportadoras.
6. Utilização de tecnologia
Esse aspecto também não deve ser ignorado. Veja qual é o grau de modernização da empresa e como ela faz uso de tecnologia. Isso é importante pois a automação dos processos ajuda a reduzir os custos, melhora a qualidade das informações, auxilia na redução de custos, e torna os dados mais seguros e confiáveis.
Quais erros precisam ser evitados?
Todo processo, por mais bem planejado que seja, está sujeito a ocorrência de erros. Para otimizar sua gestão de fornecedores e escolher suas transportadoras com mais eficiência, daremos também algumas dicas sobre o que não deve ser feito, como, por exemplo:
1. Evite escolher a transportadora antes de avaliar as opções
É bem comum encontrar casos em que uma transportadora é indicada e, devido ao fato de a recomendação ser boa, o gestor opta por fechar o contrato sem consultar suas opções.
Mesmo que a proposta seja excelente, essa limitação diminui consideravelmente o seu poder de barganha. Sendo assim, o ideal é selecionar pelo menos três participantes para o processo.
Com isso, consegue-se coletar o máximo de informações possível e usá-las a seu favor na hora de fechar o contrato com alguma delas, tornando a opção ainda mais atrativa.
2. Não considere apenas os preços
Como dissemos anteriormente, o preço é um dos fatores decisivos na hora de escolher uma transportadora, mas também não deve ser o único. É preciso alinhar esse critério à qualidade, ao suporte e, principalmente, às garantias que a transportadora oferece com relação à segurança das cargas.
É preciso tomar cuidado com aquelas situações em que "o barato sai caro", já que baixo custo pode representar problemas futuros. Mas também é preciso lembrar que nem sempre o mais caro oferece garantia de excelência no serviço.
Portanto, é sempre preciso avaliar a relação custo-benefício que essas empresas apresentam em suas propostas.
3. Não deixe de avaliar as questões mercadológicas
O foco sempre está mais voltado para a qualidade dos serviços, mas também existem outros fatores que precisam ser considerados, como o prazo de entrega, a tratativa nos casos de trocas e devoluções e como elas lidam com casos de atrasos, avarias e extravios, por exemplo.
4. Não deixe de avaliar a capacidade de transporte
A capacidade de transporte está diretamente ligada à oscilação demanda que a empresa pode suportar. Se o seu negócio passa por períodos de sazonalidade, considere se a transportadora terá condições de atender os períodos de alta, sem que haja atrasos.
O objetivo é analisar a capacidade de aumentar a frequência dos serviços sem afetar os prazos de entrega que foram acordados, ou o risco de deixar cargas paradas por indisponibilidade dos veículos.
Como você pode ver, para que sua gestão de fornecedores seja eficiente, é preciso se planejar ainda no processo de seleção e levantar todos os pontos que precisam ser analisados. Além disso, vale lembrar que existem outros pontos que são tão importantes quanto o preço e que influenciarão nos resultados do seu negócio.
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