Gestão de compras: entenda definitivamente como realizar esse processo de forma mais eficiente

A etapa de compras é uma das mais importantes para uma empresa. Ainda que a preocupação maior seja com as vendas, é fundamental realizar as aquisições de forma eficiente, já que os produtos comprados dos fornecedores e o relacionamento que a companhia mantém com eles são fatores decisivos para o sucesso das vendas.

Neste post, mostraremos como efetuar uma gestão de compras e estoque de maneira eficiente, de modo que evite compras desnecessárias, lotação exagerada no armazém e desperdícios.

Interessou-se pelo assunto? Acompanhe os tópicos a seguir e aprenda um pouco mais!

O que fazer para otimizar a gestão de compras e estoque?

Primeiramente, analisemos como é possível realizar uma gestão de compras e estoque de forma eficaz, considerando que são procedimentos interdependentes. Afinal, o gestor precisa comprar insumos para estocar e, ao mesmo tempo, só pode adquirir itens que estão acabando ou já acabaram no armazém.

Somente avaliando o que se tem no estoque é que será possível determinar o que precisa ser comprado. Os setores de compras, vendas e estoque devem, portanto, manter uma conectividade constante, primando pela comunicação fluida e pela troca de informações confiáveis e, de preferência, em tempo real (por meio de um sistema automatizado de gestão).

Organizar a gestão de compras e estoque, mantendo tudo em equilíbrio, é um desafio. Uma das mais importantes funções da administração das compras é ajudar a empresa a obter uma relação custo-benefício que seja efetivamente satisfatória para os negócios.

A empresa precisa realizar a aquisição de matérias-primas e de produtos de boa qualidade, mas a preços mais acessíveis. Equilibrar as compras conforme o estoque é uma maneira eficaz de reduzir gastos, evitando aquisições de produtos em quantidade excessiva ou muito antecipadas.

A seguir, você verá algumas dicas para gerenciar compras e estoque de forma integrada, alcançando resultados positivos.

Registre corretamente as entradas e as saídas

Somente com um rígido controle das entradas e saídas de itens do estoque é possível saber, com mais precisão, aquilo que deve ser comprado. Assim, você consegue manter uma eficiente gestão de compras e estoque.

Para tornar mais prático o acompanhamento das entradas e saídas, registrando-as devidamente, a utilização de um software é recomendada.

Padronize os produtos e as descrições

Para manter um controle sobre compras e estoque, convém padronizar os produtos e as descrições. Cada item deve ser colocado em uma categoria específica e válida.

Recomenda-se criar códigos para identificar cada tipo de mercadoria, pois, assim, o conjunto estocado permanecerá organizado e fácil de consultar. Tal prática evita confusões e falhas na identificação.

Programe as compras

O gestor deve fazer um calendário de compras, seguindo a demanda identificada pelo histórico de cada item. Assim, ele consegue manter estocados produtos em quantidade mínima, diminuindo custos.

Conheça os fornecedores

Toda empresa deve trabalhar com mais de um fornecedor, ou seja, também é necessário fazer uma gestão de fornecedores. O gestor precisa conhecer bem cada um de seus fornecedores e manter com eles um relacionamento confiável, pois isso ajudará a resolver eventuais contratempos e problemas.

Cada fornecedor deve conhecer o estilo da empresa-cliente, esclarecendo dúvidas sempre que julgar necessário (quando considerar que um determinado pedido está errado, por exemplo).

Na hora de escolher fornecedores, a companhia precisa considerar não apenas o preço, mas sua reputação no mercado. Outros aspectos importantes são a disponibilidade das mercadorias e a flexibilidade no processo de entrega.

Um relacionamento confiável entre empresa e fornecedor permitirá, inclusive, que as negociações aconteçam de maneira mais fluida e seja possível conseguir preços melhores ou formas de pagamento mais vantajosas para o negócio.

Saiba das vantagens da integração entre gestão de compras e estoque

Integrar os setores de compras e estoque na hora de administrar oferece muitas vantagens, como a redução de desperdícios e as melhores condições de compra. Isso porque não será preciso fazer pedidos urgentes, de última hora.

O conhecimento do volume estocado, aliado a uma correta previsão de vendas, permite ao gestor antecipar-se e solicitar novas aquisições sempre que o negócio exigir. Vale lembrar que negociações de última hora, geralmente implicam na aceitação de condições menos flexíveis da parte dos fornecedores.

A integração entre compras e estoque ajuda a evitar o desabastecimento, fazendo com que a empresa possa aproveitar melhor as oportunidades. Já a comunicação integrada prepara a organização para situações imprevistas e demandas específicas.

Considere, por exemplo, que, de forma imprevista, determinada mercadoria começa a ter maior procura e maior saída. O setor de estoque poderá contatar o de compras, explicando a situação e solicitando uma reposição antecipada do item.

O aumento da margem de lucro é um resultado natural quando ocorrem menos desperdícios de estoque e menos gastos desnecessários com compras mal programadas. Suprindo adequadamente as necessidades dos clientes, torna-se mais fácil fidelizá-los, o que garantirá mais compras e mais lucros.

Isso também facilita a captação de um público novo, que se sentirá estimulado a comprar em uma empresa que oferece os produtos que está procurando. O aumento da margem de lucro, mesmo sendo temporário, já contribui para que a organização incremente sua receita e aproveite oportunidades melhores.

Como fazer uma gestão estratégica de estoque?

Estocar é uma medida preventiva, que visa ao pronto atendimento das demandas do consumidor. Contudo, atualmente, seguindo os princípios da Produção Enxuta, o conceito de estoque vem sendo reformulado — e o objetivo de todo negócio que deseja crescer e ganhar mais potencial competitivo é reduzi-lo.

Dessa forma, uma gestão estratégica de estoque considera todas as possibilidades de encontrar a melhor disponibilidade de produtos com o estoque mais reduzido possível. Um estoque reduzido significa menos capital de giro imobilizado e menores chances de desperdícios ou de erros em seu controle.

O controle inteligente visa a manter um estoque sempre suprido, com todos os itens necessários para o atendimento ao público. Porém, também se propõe a não incorrer em exageros e superlotar o armazém com mais unidades do que o necessário — excessos só geram perdas e prejuízos financeiros.

O inventário e a Curva ABC

Um inventário cuidadoso e a aplicação de métodos eficazes de controle, como a Curva ABC, ajudarão a apurar os itens mais importantes (e que nunca podem faltar) com precisão. As mercadorias são classificadas em três tipos: A, B e C.

Os produtos enquadrados na categoria A são os que mais oferecem lucro à empresa e, geralmente, compõem 20% do total de volume em estoque. Já os de tipo B oferecem saída mediana, ao passo que aqueles da categoria C são os que menos geram lucros, mas podem compor 50% ou mais do estoque.

Os produtos C não precisam ser eliminados, mas exigem compras menores e podem se tornar alvos de novas estratégias para terem suas demandas aumentadas.

A segurança do estoque

É fundamental manter o estoque em segurança, respeitando a natureza e a importância de cada item. Assim:

• produtos inflamáveis precisam ser mantidos longe de fontes de fogo;
• itens muito pesados devem permanecer perto do chão;
• mercadorias muito frágeis necessitam de um espaçamento adequado entre umas e outras;
• produtos com maior demanda devem ser organizados mais próximo da porta de saída, facilitando a separação de pedidos e a expedição.

Os alimentos, por exemplo, cuja tendência à deterioração é alta e os prazos de validade são, na maioria das vezes, mais curtos, devem ser conservados em lugares limpos e com boa ventilação.

Manter os produtos estocados em segurança é uma atitude proativa, que contempla a possibilidade de graves problemas (como incêndios e inundações). Quando tais circunstâncias são consideradas, os riscos de perdas maiores ou totais diminuem consideravelmente.

O estoque mínimo e o ponto de pedido

É importante definir o ponto de pedido, ou seja, o momento exato de fazer novas aquisições de uma determinada categoria de produto. Trata-se da aplicação da técnica Just In Time, que defende a realização de novos pedidos de materiais, apenas quando é realmente necessário.

Para saber o ponto de pedido, deve-se calcular o estoque mínimo do item em questão, que é a quantidade mínima de unidades estocadas que pode ser alcançada sem prejudicar o atendimento ao cliente — atingindo essa quantidade, é chegado o momento de comprar novas mercadorias.

A estratégia cross-docking

Uma estratégia de armazenagem que vem sendo aplicada por muitas empresas ao redor do mundo é o sistema cross-docking. Praticamente não existe estoque nesse caso, pois os produtos são despachados pouco tempo depois do recebimento. Assim, o intervalo entre as duas etapas cruciais da armazenagem é mínimo.

A análise das vendas

Para uma melhor gestão de estoque, é preciso analisar o fluxo de vendas. O histórico de vendas poderá embasar as decisões do gestor, ajudando a encontrar as melhores soluções. Portanto, é fundamental acessar e interpretar os dados fornecidos pelo setor de vendas.

Por meio dessa análise, o gestor ficará sabendo se alguma mercadoria passar por épocas de pico e/ou baixa demanda (ou seja: se sofrer sazonalidade). Quando a sazonalidade é considerada, as empresas podem evitar grandes perdas de materiais e prejuízos financeiros.

As informações sobre compras devem ser registradas em planilhas ou softwares e avaliadas mensalmente, mediante um estudo sobre o valor médio investido em cada mercadoria e pago a cada fornecedor.

É importante haver uma divisão relacionando as compras feitas para o funcionamento geral da empresa (papéis, tonners, recarga de tinta, cadeiras, mesas, grampeadores, impressoras, computadores e outras coisas) e aquelas realizadas para a produção de bens que serão vendidos — ou para compras de produtos prontos a serem revendidos.

A “queima de estoque”

Quando as mercadorias acabam “encalhadas” em estoque, uma saída salutar é a realização de promoções. Uma “queima de estoque” oferece os produtos por preços mais acessíveis ao consumidor e libera espaço no armazém, evitando perdas maiores e, quem sabe, permitindo ao gestor usufruir de uma boa lucratividade.

A “queima de estoque” pode ser uma estratégia para chamar a atenção dos consumidores para itens da categoria C (conforme a Curva ABC), fazendo com que eles sejam mais demandados e vendidos.

A tecnologia e a gestão de estoque

Não há dúvidas de que a tecnologia pode ajudar na gestão de estoque. Existem softwares de gestão específicos para administrar o estoque.

Com um sistema automatizado, fica mais fácil fazer inventários e aplicar estratégias de controle e classificação, como a Curva ABC. Também é possível medir o desempenho do estoque por meio de cálculos precisos, apresentados, geralmente, na forma de porcentagem.

O sistema automatizado de gestão facilita a integração entre a área de estocagem e os outros setores da empresa, como o de compras e o de vendas. As informações ficam mais centralizadas e pode-se fazer um acompanhamento em tempo real de todos os processos.

Além da gestão automatizada, o controle de estoque pode ganhar muito com a adoção de certas ferramentas, como o picking-voice (separação de pedidos por meio de um dispositivo de áudio) e o código de barras, recurso que facilita a identificação de produtos. Atualmente, as etiquetas RFID também permitem localizar itens no estoque com facilidade, com o auxílio de ondas de rádio.

Qual a relação entre gestão de compras e logística?

Em uma visão puramente operacional, uma eficiente gestão de compras permite à empresa ganhar tempo, perdendo-se menos horas com retrabalhos, retificação de erros ou informações redundantes. Do ponto de vista estratégico, um dos melhores resultados é a redução de custos.

Modernamente, a gestão logística é considerada de fundamental importância estratégica para diminuir gastos empresariais. Operações de armazenagem e transporte envolvem grandes possibilidades de perdas, caso não sejam gerenciadas adequadamente.

Todos sabem, por exemplo, o quanto uma empresa pode se prejudicar com produtos estragados ou furtados e com o consumo de combustível em excesso. Mas os processos logísticos vão muito além da armazenagem e do transporte, contemplando, também, o fluxo de pedidos e o setor de compras, entre outros pontos.

Uma gestão estratégica do setor de compras permite que a companhia reduza custos logísticos. Isso porque ela favorece uma negociação mais estreita entre serviços e produtos e, também, diminui a equipe de trabalho na área de suprimentos.

Assim, os funcionários podem dedicar-se a outras tarefas, potencializando suas entregas para o desenvolvimento do negócio. Outro resultado positivo da administração das compras feita de forma estratégica é que a organização poderá ter, à sua disposição, uma quantidade maior de insumos para negociar com os clientes.

Com tudo devidamente controlado e organizado, fica mais fácil visualizar claramente as margens de lucro. Também será possível entregar com mais precisão e flexibilidade as mercadorias ao cliente.

Mais uma vez, recomenda-se a utilização de sistemas automatizados para a gestão logística. Eles favorecem a comparação de preços, a otimização dos fluxos e a armazenagem dos históricos de evolução das transações, tornando os procedimentos mais ágeis.

Existem softwares específicos para a gestão de compras, que podem ser usados associados a outros programas de controle logístico. Na verdade, é a partir das compras de insumos que o ciclo logístico se inicia efetivamente.

Esses insumos podem ser matérias-primas, produtos acabados ou itens semiacabados. Sem a aquisição dos insumos, as outras etapas logísticas não podem se realizar, pois fica impossibilitada a cadeia de suprimentos — formada por elos fundamentais que começam com o fornecedor e terminam com o consumidor final do produto.

A gestão de compras é composta por um ciclo próprio dentro do ciclo maior, formado pela cadeia de produção e pela logística. Esse ciclo próprio pode ser dividido em etapas como:

1. recebimento e análise das requisições de compras;
2. seleção de fornecedores;
3. definição dos preços corretos;
4. emissão dos pedidos de compras;
5. acompanhamento e garantia do cumprimento dos prazos (do fornecedor para a empresa);
6. recebimento e conferência das mercadorias;
7. aprovação das faturas para o pagamento dos fornecedores.

Reinicia-se, então, o ciclo. Fatores como quantidade, preços e funcionalidade são essenciais para o gerenciamento das compras.

A quantidade é muito influenciada pela evolução do mercado, considerando-se a demanda do público por cada item. E os custos de produção/venda recebem grande interferência da quantidade obtida.

A funcionalidade é, por sua vez, o fator mais preponderante, que influencia os outros. Existe uma intensa ligação entre funcionalidade e qualidade do produto, para que ele tenha sucesso no mercado.

Para obter a melhor qualidade, é fundamental planejar, levando em conta o uso que o item terá. Em seus aspectos qualitativos, a avaliação mais importante será do consumidor final — quando ele não aprova o produto, é preciso reavaliar sua funcionalidade e proceder a mudanças que visem à melhoria do que está sendo oferecido.

A gestão de compras e logística envolve as operações de aquisição de matéria-prima/produtos como parte fundamental, propondo uma visão estratégica de todos os processos.

Como tornar a gestão de fornecedores mais eficiente?

Já falamos um pouco sobre a importância de manter um bom relacionamento com os fornecedores. Para começar, convém elaborar uma lista com todos os fornecedores que o gestor julgar confiáveis, baseando-se em experiência própria, na reputação de mercado, em referências de amigos ou outros clientes e assim por diante.

O bom fornecedor deve ter condições de ofertar os materiais dentro do prazo estipulado, na quantidade necessária, com preços mais acessíveis e formas de pagamento vantajosas para a empresa. Outro ponto a se considerar é a qualidade dos produtos.

Essa lista deve ser um cadastro integral, em formato de planilha, com:

• os nomes dos fornecedores (pessoas físicas e/ou jurídicas);
• as variedades de produtos ofertados;
• os preços;
• os dados de contato (telefone, WhatsApp, e-mail, rede social, endereço físico da empresa);
• as condições de pagamento;
• os prazos para entregas;
• quaisquer outras informações que o gestor considerar fundamentais.

A negociação de preços, as formas de pagamento e os prazos de entrega podem ser otimizados a partir de um bom relacionamento com o fornecedor. Elaborar um cadastro com os nomes de diferentes fornecedores é um bom começo.

A partir dessa lista, o gestor poderá fazer uma análise sobre aqueles que mais apresentam afinidade com o seu negócio e suas necessidades. Os outros nomes não devem ser descartados, pois podem ser escolhidos em um período posterior.

É importante considerar que o desenvolvimento e a oferta de mercadorias de boa qualidade são diferenciais relevantes para concorrer no mercado moderno — cujas características são, entre outras:

• velocidade nas inovações, devido à tecnologia avançada (ou seja: os produtos são atualizados em ritmo frenético, oferecendo novos recursos e possibilidades ao cliente);
• um público consumidor cada vez mais esclarecido e exigente, consciente de seus direitos e com maior autonomia na hora de fazer suas escolhas de compras.

Para que isso seja possível, a gestão de compras, na hora de selecionar fornecedores, deve levar em conta fatores como melhor custo-benefício e a boa qualidade dos materiais oferecidos. Veja as diferenças entre os três tipos básicos de fornecimento:

• fonte única: essa modalidade exige exclusividade no fornecimento, devido à tipologia da mercadoria ou em função das especificações da parte do fornecedor;
• fonte múltipla: nesse caso, existe mais de um fornecedor, motivando uma concorrência mais intensa e resultando em ofertas de preços ou serviços mais atrativos para as empresas;
• fonte simples: nesse tipo, é preciso certo planejamento por parte das empresas, pois é realizado um pacto com um fornecedor, selecionado entre tantos outros, com a finalidade de um fornecimento durante longo prazo.

O setor de compras precisa avaliar a infraestrutura do fornecedor, a fim de confirmar que ele pode fornecer continuamente os produtos e serviços necessários à empresa, incluindo o suporte pós-venda (quando se fizer necessário).

Fornecedores bem localizados também contribuem para otimizar a gestão de compras. Isso, porque caem consideravelmente as possibilidades de atrasos e os imprevistos podem ser mais bem contornados quando eles se situam próximo da empresa ou em locais estratégicos, que permitam atendimento de qualidade a clientes de diversas áreas de localização.

Algumas companhias confiam tanto em seus fornecedores que delegam a eles a administração do estoque. Assim, são os próprios fornecedores que decidem quando deve ser feita a reposição dos itens estocados, analisando sua importância conforme a demanda do consumidor.

Bônus: a aplicação integrada de todas essas estratégias

As gestões de compras e de estoque devem ser trabalhadas de forma integrada, para minimizar as possibilidades de perdas e graves prejuízos. Certamente, a tecnologia pode contribuir decisivamente para melhorar essa integração, reduzindo erros e aprimorando a comunicação e a transmissão das informações.

O gestor precisa conhecer, também, as ideias da Produção Enxuta que valorizam a compra no momento exato. Nem antes, nem depois: as aquisições devem ocorrer a partir de conceitos como estoque mínimo e ponto de pedido.

É importante, ainda, compreender a gestão de compras como um ciclo que integra os processos logísticos, sofrendo influência ao mesmo tempo em que interfere sobre eles também.

E você? Já consegue realizar uma gestão de compras integrada com a gestão de estoque como parte dos processos de logística?

Aproveite e compartilhe este artigo nas redes sociais, para que outros gestores tenham acesso ao nosso conteúdo e possam se informar mais!

Tags: gestão de compras