Gerenciamento de almoxarifado: descubra os erros mais comuns

O gerenciamento de almoxarifado é uma importante tarefa que convém ser feita considerando boas práticas que devem ser voltadas para a logística eficiente e a conservação de produtos. Alguns erros comuns podem causar prejuízos financeiros à empresa, além de atrasos e complicações.

Para não cometer essas falhas, é fundamental compreender quais são elas e como podem acontecer. Além disso, ao entendê-las, é possível saber como evitá-las. Então, continue a leitura e confira!

Controlar inadequadamente os níveis de estoque

O estoque de produtos e insumos precisa estar sempre em níveis adequados no que diz respeito à frequência de consumo, às vendas e às solicitações. Isso garante que a empresa não terá problemas de alinhamento entre venda e disponibilidade e tampouco precisará de insumos internos importantes e perceberá que não os têm.

Para isso, primeiramente é crucial ter a ideia exata de como esse consumo é feito. Se há um nível elevado de vendas de certo produto, ele demandará uma renovação frequente de estoque, mantendo os níveis altos. O mesmo deve ser feito para o que quase não tem saída, a fim de evitar compras em excesso.

Estar sempre atento a isso permite que nunca haja volume menor do que o recomendado, assim como também impede níveis elevados sem a real necessidade. O equilíbrio e a precisão são fundamentais no gerenciamento de almoxarifado.

Ter uma má comunicação e um relacionamento ruim com os fornecedores

Os fornecedores são peças-chave no gerenciamento de almoxarifado, então é importante manter uma relação adequada com essas empresas. Problemas de comunicação e um relacionamento sem confiança interferem em preços e agilidade de entrega e podem refletir no nível dos produtos.

Quando esses pontos funcionam bem, é sempre possível negociar, seja em relação aos prazos ou aos preços. Em algum momento, caso um pedido emergencial seja necessário, por exemplo, ele pode ser atendido se houver uma boa relação entre as duas partes. Por isso, é relevante nutrir esse relacionamento.

Faça contatos frequentes, trace planos de parceria e estabeleça métodos de comunicação padronizados e eficientes. Assim, o fornecedor saberá exatamente o que esperar de você, depositando confiança e trabalhando com melhores condições.

Dispensar o uso de softwares de gerenciamento

O gerenciamento de almoxarifado é um trabalho árduo, que exige muita organização, planejamento, análise e controle adequado. Para atender a todos esses requisitos, é preciso fazer uso da tecnologia, indispensável nos processos de logística atualmente.

Gerir o contato com fornecedores, controlar os níveis de estoque e o volume de determinado produto e saber exatamente o que há no almoxarifado é praticamente impossível sem os recursos ideais. Já imaginou fazer isso usando, por exemplo, livros de anotações?

O volume de informações produzido é muito grande. Logo, com métodos ultrapassados, essas tarefas demorariam muito tempo para serem realizadas e necessitariam de um grande esforço. Assim sendo, torna-se indispensável que a empresa tenha um software voltado a essas demandas, permitindo o gerenciamento completo de dados e o controle de tudo em tempo real.

Manter uma equipe sem treinamento

Lidar com as demandas de um almoxarifado requer o preparo ideal, com gente suficientemente qualificada. Por mais que os profissionais sejam dedicados e competentes, é preciso que eles passem por treinamentos mais específicos. Negligenciar isso pode custar caro.

Uma empresa que preza pela qualidade na gestão de almoxarifado precisa preparar seus funcionários para lidar com as demandas do setor. Isso garante que todos os processos básicos de controle, organização e logística sejam atendidos dentro das conformidades e das boas práticas.

Por mais que esses treinamentos representem um investimento, são valores que vão trazer uma resposta muito positiva no longo prazo. Assim, será possível assegurar que o almoxarifado vai funcionar sob os melhores conceitos do segmento.

Negligenciar normas de segurança

Assim como acontece em relação aos processos eficientes para resultados, também é preciso dar toda atenção às normas de segurança. Isso garante que os colaboradores em trabalho estejam protegidos e livres de acidentes e de ocorrências em que podem machucar-se. Boas práticas ajudam a manter a segurança no almoxarifado.

Diante disso, descuidar-se em relação a essas normas é um erro grave. A empresa precisa instruir adequadamente seus funcionários, além de promover campanhas de segurança no trabalho. É obrigação ainda oferecer equipamentos de proteção individual (EPIs), assim como orientar sobre o uso deles.

A fiscalização também faz parte e deve ser realizada com rigidez. A partir disso, acidentes podem ser prevenidos, preservando a saúde dos colaboradores e evitando problemas que prejudiquem o funcionamento do almoxarifado.

Errar no volume de compras

As compras são uma das etapas fundamentais do gerenciamento de almoxarifado. A entrada dos produtos e insumos é indispensável para o bom funcionamento do negócio, seja em relação a vendas, seja para a manutenção das atividades. Entretanto, os erros nas compras podem gerar problemas.

O primeiro deles é em relação aos custos. Se há uma compra acima do necessário, naturalmente haverá uma despesa maior que a prevista. Além disso, certamente será difícil armazenar mais produtos do que o normal, gerando um empecilho logístico que poderia ser facilmente evitado.

A questão do volume também pode acontecer na compra abaixo do necessário, o que vai resultar em um novo pedido pouco tempo depois. Isso ocasiona retrabalho, além do risco da falta de estoque. Um controle adequado com o apoio de um software ajuda a evitar essa situação.

Realizar organização e disposição erradas de produtos

A organização dos itens no almoxarifado é um trabalho simples, porém que tem muito valor para a logística cotidiana. Erros podem resultar em lentidão, em desperdício e até na danificação de produtos, o que gera prejuízos à empresa.

É importante sempre organizar os produtos por categorias, evitando problemas variados, como contaminação (em caso de alimentos), avarias, mistura de objetos pesados com outros mais leves e frágeis, além da questão da perecibilidade.

Uma empresa do ramo alimentício, por exemplo, precisa estocar seus produtos de acordo com a data de validade. Assim, o que vence antes deve deixar o almoxarifado primeiro. O método FIFO preza por isso, ajudando a organizar bem a disposição desses itens.

O gerenciamento de almoxarifado é de extrema importância para as atividades da empresa, portanto evitar erros é necessário. Agora que você já conhece as principais falhas e sabe como resguardar-se, a logística de armazenamento da sua empresa tem tudo para ser mais eficiente.

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