Estudo de viabilidade de prazo de entrega e o impacto de dados mal embasados

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estudo de viabilidade

Escrito por Ana Beatriz

Data: 22/12/2016

Você considera o estudo de viabilidade do prazo de entrega na hora de contratar o transporte de cargas? Algumas empresas dispensam completamente esse tipo de análise e assumem o risco de a mercadoria não chegar dentro do prazo previsto. Por outro lado, há os que fazem o estudo, mas fundamentam em dados equivocados, o que impacta diretamente o prazo.

Uma situação muito comum no dia a dia da logística é o embarcador orçar o frete quando o prazo já está no limite ou até ultrapassado. Com o tempo reduzido, a tendência é pressionar a transportadora para fazer o carregamento.

O receio de perder o cliente, caso negue a entrega, faz com que muitos fornecedores dispensem o estudo de viabilidade. O atraso, além de comprometer a credibilidade da transportadora e do embarcador, também pode representar custos. Por isso, é fundamental entender a importância desse elemento. A seguir, entenda qual é o impacto de não usá-lo corretamente.

O que considerar no estudo de viabilidade de prazo de entrega

Para fazer esse estudo de viabilidade de prazo de entrega é necessário levar em consideração alguns indicadores de prazo que influenciam no tempo.

Tudo isso deve ser passado previamente para a transportadora, e quanto mais cedo o embarcador apresentar essas informações para a transportadora, melhor tende a ser o resultado da negociação. Além da garantia da chegada do carregamento no tempo previsto, ainda é possível reduzir os custos.

Alguns elementos que devem ser considerados incluem:

Origem e destino

Um dos dados mais importante a ser considerado é a dupla de origem e destino. Isso determina qual é a distância a ser percorrida e oferece uma ideia mais completa sobre qual será, possivelmente, o tempo necessário para o transporte.

Esse indicador é especialmente necessário porque há um limite de atuação do frete. Depois de determinada área, a empresa responsável pelo transporte já não consegue garantir o mesmo nível de qualidade e atendimento às exigências.

Sendo assim, é necessário determinar de onde a carga sai e para onde ela vai, logo de cara, e se a transportadora poderá ou não fazer esse deslocamento.

Peso e metragem cúbica de transporte

Em seguida, é necessário tratar do que será transportado em si. Para a empresa responsável pelo frete, os dados mais importantes correspondem ao peso e à metragem cúbica.

A metragem cúbica não diz respeito apenas às dimensões dos itens em si, mas, também, ao seu volume Quanto maior ela é, mais espaço é necessário para o transporte, exigindo um veículo com mais espaço de armazenamento.

Já o peso influencia em questões como o gasto de combustível, pagamento de pedágio e, até mesmo, a segurança. Um produto muito pesado não pode ser colocado em um veículo que não comporte tal peso. Então, isso deve ser levado em conta.

Tipo de caminhão

Por falar nisso, é necessário considerar, também, qual é o tipo de caminhão mais indicado para cada transporte. Essa definição prévia permite o aproveitamento máximo de espaço e uma economia de custos. Entregas menores, por exemplo, serão mais viáveis com caminhões de dimensões igualmente reduzidas.

Por outro lado, uma carga especial pode exigir um meio de transporte específico para garantir a sua integridade. Sabendo disso, a transportadora poderá determinar se é ou não capaz de atender a essa necessidade pontual.

Situação das rodovias

Não menos importante, a situação das rodovias faz a diferença na viabilidade de transporte. No Brasil, cerca de 60% das ferrovias possuem algum tipo de problema, com muitas estando em péssimo estado.

Dependendo de cada característica, essa é uma questão que pode ou não inviabilizar o frete. Um transporte mais curto, mas que precisa ser feito em uma estrada interditada ou muito insegura, por exemplo, é inviável. Já um mais longo seguindo por rodovias com mais estrutura tem uma possibilidade maior de ser completado.

Com isso, a partir da definição do itinerário, as condições das rodovias ajudam na identificação se há ou não viabilidade.

Condições específicas

Embora seja menos comum, ainda é possível que um transporte exija uma determinada condição especial, como no caso de uma entrega flexível que deve ser feita com urgência.

Embora seja um indicador subjetivo, ele tem que ser considerado, porque, às vezes, a transportadora é capaz de atender a todas as condições, mas não a esse ponto específico. Com isso, o processo pode se tornar inviável justamente graças a essa característica especial.

Os riscos de usar dados mal embasados

Com o ímpeto de conseguir fechar com o cliente, não é incomum ver transportadoras que dizem “sim” para o frete sem que façam uma análise bastante embasada em dados.

O grande problema de não ter um bom estudo de viabilidade, que seja realmente confiável, é que os efeitos negativos são sentidos pelo negócio de maneira intensa e variada. Dentre os problemas de uma análise feita dessa forma, estão:

Diminuição do controle de processo

Quando esse estudo não é feito com dados confiáveis, seguros e embasados, o resultado que essa análise oferece pode não corresponder à realidade.

A visão trazida por essa análise pode ser melhor ou pior do que a realidade, mas dificilmente será compatível com a situação que é, efetivamente, encarada.

O grande problema disso é que há uma perda substancial no controle de processos logísticos em geral, especialmente referente ao frete. Se a empresa não sabe exatamente quais são os impactos, condições e necessidades do frete, nem ela e nem a transportadora conseguem se planejar adequadamente.

Como é uma questão bastante estratégica e impactante nos resultados, perder o controle significa abrir as portas para os imprevistos, que são completamente indesejáveis dentro de uma situação logística desse tipo.

Atrasos ou falta de entrega

Quando esse levantamento não usa dados confiáveis, há, também, a questão relacionada ao prazo da entrega — como limita e, até mesmo, impede o planejamento. A falta de dados concretos e que gerem o apoio necessário leva a um frete que não sai exatamente como o previsto.

Comumente, isso significa a perda de prazos que foram combinados com o cliente, levando a uma etapa que demora mais do que o que foi inicialmente planejado.

Essa, entretanto, não é a pior situação. O caso mais complicado consiste na não realização da entrega justamente por motivos de inviabilidade. Questões técnicas ou de segurança podem impedir que o transporte seja concluído com sucesso, como no caso de roubo de cargas, por exemplo.

Visão negativa por parte do cliente

A questão é que quando o cliente faz uma compra e aguarda pela entrega, ele deseja que o tempo para receber o pedido seja o menor possível. Somente assim ele se sentirá inteiramente satisfeito com todo o processo de compra e terá uma imagem positiva do negócio.

Entretanto, o erro na compreensão da viabilidade de frete pode levar ao atraso, como visto. Isso gera uma visão negativa por parte de quem compra, que se sente insatisfeito por não ter as suas necessidades e expectativas plenamente atendidas.

Isso, inclusive, não acontece apenas com um ou outro cliente, mas, sim, com um grande grupo entre as pessoas que realizam a compra. A empresa acaba transmitindo a mensagem de que não cumpre com o que promete e que não possui a eficiência necessária para garantir que tudo ocorra no menor tempo possível.

Aumento dos custos

Desconsiderar essa questão de análise ainda impacta negativamente os custos de todo o processo. Em primeiro lugar, pode acontecer de o transporte ser tão caro a ponto de comprometer a margem de lucro obtida pela venda.

Isso faz com que a empresa perca dinheiro e, de certo modo, pague para trabalhar. Se isso acontece de maneira constante, significa que ela não consegue construir o lucro corretamente, o que vai comprometer as suas finanças.

Há, ainda, questões ligadas à segurança da carga. Desconhecendo a real visibilidade, tudo pode ser colocado em risco, favorecendo a ocorrência de roubos. Somente entre 2011 e 2016, o roubo de cargas no Brasil custou mais de R$ 6 bilhões para empresas de todos os tamanhos.

Além de isso comprometer o tempo de entrega e a satisfação do consumidor, leva ao prejuízo, já que o empreendimento precisará despachar um novo produto, pagando novamente por todo o processo.

Não menos importante, há um aumento nos custos de aquisição de cliente. Com uma imagem menos positiva, a tendência é que os consumidores procurem outras opções. Com isso, o negócio precisa investir mais para conseguir convencer as pessoas.

Atenuação da diferenciação do produto

Ter uma entrega rápida, segura e de qualidade promove um maior valor agregado ao produto que é vendido. Há uma maior percepção do que é, efetivamente, consumido e os clientes ficam até mesmo dispostos a pagar um pouco mais por isso.

Se ela não é comprometida, não tem segurança e não cumpre prazos, garantir essa diferenciação se torna impossível.

O custo de frete, inclusive, pode se tornar um empecilho para as compras, já que os consumidores não veem efeitos positivos — eles pagam e não recebem dentro do prazo, por exemplo.

Perda de competitividade

Sem o aumento do valor agregado, o produto não consegue se diferenciar dos demais e há evidente perda de competitividade.

Se a empresa não atende corretamente as necessidades de quem compra e corre o risco de gerar insatisfação, a concorrência — com um estudo de viabilidade mais embasado — pode se destacar como uma opção vantajosa, absorvendo esses clientes.

Como também aumenta os custos, há menos lucratividade e rentabilidade para a organização. Isso gera menos recursos para serem investidos em melhorias e otimizações, de modo a comprometer ainda mais toda a competitividade.

Se isso se tornar uma constante na realidade do negócio, é algo que pode comprometer, até mesmo, a permanência da empresa no mercado.

A necessidade de tecnologia

Já que o uso de dados consistentes é muito importante, a tecnologia é algo que vem para somar em todo esse processo. Ela garante um processamento de dados rápido, além de um cruzamento de informações que traz insights muito mais relevantes nesse sentido.

Além de tudo, o uso de um recurso de inteligência artificial, por exemplo, aumenta ainda mais a segurança desse estudo. Sem demoras, a transportadora consegue definir com muita precisão qual é a condição de realização desse frete.

As melhores transportadoras do mercado já estão tirando proveito da tecnologia para apresentar um estudo de viabilidade mais concreto. Por meio da análise de dados é possível estimar com mais segurança o prazo de entrega.

A tecnologia também garante a diminuição de possíveis erros, de modo a evitar o comprometimento de todo o processo. Isso traz segurança tanto para a empresa que embarca como para a transportadora, além de maximizar e otimizar a experiência que o cliente terá com toda a abordagem.

A importância da transparência durante a negociação

Uma das atribuições das transportadoras é estimular que os embarcadores não deixem a contratação do frete para a última hora. O planejamento, organização de informações e previsão de rotas são essenciais para a negociação.

Outro fator fundamental é transparência na comunicação, tanto por parte do embarcador, quanto da transportadora. O uso da tecnologia novamente pode ser um forte aliado.

Evitar surpresas ou o fornecimento de dados incorretos é indispensável para criar um fluxo logístico mais eficiente e que gera resultados mais interessantes. Se a empresa muda o trajeto em cima da hora, todo o processo fica comprometido.

As melhores transportadoras já disponibilizam um painel para que o embarcador acompanhe o carregamento durante todo o percurso.

É importante lembrar aos embarcadores que essa negociação deve ser feita sempre antes da coleta das mercadorias. Vale ressaltar também que o planejamento é uma das formas de reduzir os custos logísticos de transporte.

Por fim, a dica final aos embarcadores é: a melhor transportadora é aquela que elabora um estudo de viabilidade usando dados autênticos. Portanto, nem sempre receber um “não” é um mau sinal. Pode representar que a transportadora realmente leva a sério a sua palavra. Ou seja, quando diz que vai entregar, fará isso, sem desculpas.

Já que o estudo de viabilidade do prazo de entrega é tão importante para o sucesso do seu negócio, é fundamental contar com a empresa certa. Por isso, entre em contato com a Cargo X e veja como podemos ajudar!

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