Entenda o papel do EDI na realização do transporte de cargas

Soluções tecnológicas contribuem ativamente para que o setor de logística se torne mais eficiente nas empresas. Por meio delas, é possível otimizar o tempo, aumentar a produtividade, reduzir erros, otimizar a comunicação, entre outros benefícios. É o caso do EDI e da sua relação com os processos de transporte.

Elaboramos este post para explicar o que é, como funciona e as vantagens de se contar com essa tecnologia nas operações de transporte. Quer saber mais sobre o assunto? Então continue com a leitura!

O que é EDI?

EDI é a sigla para Electronic Data Interchange — ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português. Como o nome sugere, a tecnologia tem como objetivo viabilizar a troca automática de informações, que pode ser feita por sistemas de informação variados, de diferentes empresas.

O objetivo é otimizar e padronizar a comunicação entre parceiros de negócios. Para isso, adota-se o chamado "layout EDI", que determina o padrão dos arquivos que serão gerados e enviados.

O mais utilizado entre as várias opções disponíveis no mercado é chamado de "EDI PROCEDA", um formato definido para embarcadores e transportadoras realizarem a troca de dados relacionados a uma operação de transporte.

Quais benefícios ele proporciona?

Os embarcadores que decidem investir nessa tecnologia podem observar diversos benefícios nas operações e nos resultados. Conheça os principais nos tópicos a seguir.

Mais qualidade na comunicação entre parceiros

Com a padronização das informações trocadas, ganha-se mais rapidez e efetividade nas comunicações. Isso ocorre devido ao fato de informações relacionadas às várias etapas (emissão de documentos, ocorrências no transporte, emissão de fatura, entre outras) serem intercambiadas de forma automática e ágil.

Assim, diminui-se a demora no envio dos arquivos e a incidência de erros que poderiam ocorrer durante o processo de digitação.

Auditoria de fretes mais eficiente

Já que a digitação dos dados é eliminada da equação, consegue-se alcançar mais precisão e agilidade na auditoria de fretes — ao mesmo tempo em que a conferência dos valores se torna mais confiável. Assim, o processo é concluído com mais rapidez.

Redução de erros

Isso é fundamental para a eficiência das operações logísticas. Com menos erros, necessita-se de menos retrabalho, as equipes se tornam mais produtivas e, consequentemente, os custos operacionais são reduzidos.

Como ele se aplica ao transporte de cargas?

O EDI pode ser usado por embarcadores, indústrias, armazéns, operadores logísticos, entre outros. No que diz respeito ao transporte de cargas, ele é usado na execução de diversos processos, como:

• envio com dados das Notas Fiscais (embarcador — transportadora);
• envio de dados dos CTes (transportadora — embarcador);
• envio das informações sobre ocorrências, como entregas (transportadora — embarcador);
• envio das informações sobre as cargas disponíveis para faturamento (embarcador — transportadora);
• envio das informações sobre os CTes faturados (transportadora — embarcador);
• envio de dados relacionados à cobrança das entregas realizadas (transportadora — embarcador).

Cada uma dessas trocas é feita por meio de um tipo de arquivo diferente. Se formos considerar o padrão EDI PROCEDA, temos cinco tipos de arquivos, cada um usado em determinada fase do processo de transporte.

NOTFIS

É o arquivo usado para transmitir os dados referentes às Notas Fiscais da carga que será enviada. Os embarcadores enviam para as transportadoras sempre que as mercadorias já foram faturadas e estão disponíveis para carregamento.

Contudo, vale lembrar que, com a tecnologia da NF-e, existem empresas que optam por fazer o envio do documento via arquivo “xml”. Entre os principais dados que são enviados, estão:

• número da nota fiscal;
• chave da DANFE (NFe);
• CNPJ do remetente;
• nome do remetente;
• CPF/CNPJ do destinatário;
• nome do destinatário;
• endereço completo do destinatário;
• quantidade de volumes enviados;
• peso total dos volumes;
• valor total da NF.

CONEMB

Esse arquivo contém informações referentes aos Conhecimentos de Transportes que as transportadoras geram para as cargas. Entre as principais informações transmitidas nele, estão:

• número do CTe;
• valor do frete;
• chave do CTe;
• valor do ICMS recolhido.

OCOREN

É um arquivo em formato de lista que contém todos os registros de ocorrências relacionadas ao transporte das cargas. As mais comuns são: atrasos, avarias, extravios, retenção em posto fiscal e entrega finalizada. É a transportadora que envia para o embarcador.

PREFAT

É a chamada pré-fatura de transporte. Esse documento relaciona todas as faturas que já podem ser faturadas pela transportadora para efetuar a cobrança pelos serviços. É enviado pelo embarcador depois que é feita a conferência de frete.

DOCCOB

O documento de cobrança lista todos os conhecimentos de transporte que foram faturados pela transportadora e devem ser pagos pelo embarcador.

Três desses documentos são obrigatórios (NOTFIS, CONEMB e OCOREN), enquanto os outros dois (PREFAT e DOCCOB) são opcionais e ficam a cargo de os parceiros de negócio optarem (ou não) por sua utilização. Entre os principais dados repassados sobre as faturas, estão:

• número da fatura;
• número das NFs que estão sendo cobradas na fatura;
• valor total;
• data de vencimento.

O que é necessário para implantar o EDI?

Se implementado adequadamente, o EDI pode proporcionar todos os benefícios já citados ao longo do texto. Porém, para que isso seja possível, é necessário tomar alguns cuidados. Entre eles:

• definir os fluxos de informações que serão trocadas;
• definir um layout padrão para os arquivos (o mais usado é o EDI PROCEDA, como dito);
• definir um padrão para o envio dos dados (que pode ser via e-mail ou FTP, por exemplo);
• determinar a periodicidade dos envios (que depende do tipo de arquivo. O de ocorrências, por exemplo, é trocado com mais frequência do que o de cobrança);
• realizar a configuração dos sistemas, a fim de suportar as aplicações EDI;
• treinar as equipes responsáveis pelos processos;
• realizar testes no envio e recebimento (a fim de verificar alguma correção ou necessidade de melhoria).

O EDI é uma tecnologia voltada, basicamente, para aprimorar a comunicação entre parceiros de negócios, aumentando a velocidade na troca de dados ao mesmo tempo em que eles se tornam mais acertados e confiáveis. Isso contribui para que as equipes se tornem mais eficientes e os resultados alcançados sejam mais satisfatórios (tanto operacional quanto financeiramente).

O que achou deste post? Suas dúvidas foram esclarecidas? Por falar em tecnologias, aproveite para conhecer as principais soluções para o rastreamento de cargas!