Empresas de logística precisam lidar com o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, que substitui o antigo Manifesto de Carga Modelo 25. No entanto, nem todo mundo entende os motivos pelos quais é necessário fazer a emissão do MDF-e.
Essa é uma prática necessária para atender à legislação e garantir que a sua empresa cumpra as regras exigidas mantendo a validade jurídica do documento. Mais do que isso, é preciso compreender quais são e como são feitos os processos para emissão do manifesto, bem como entender seus conceitos e significados.
Nós vamos explicar tudo isso neste artigo. Assim, você poderá sanar todas as suas dúvidas e compreender melhor qual é a finalidade do MDF-e. Vamos lá?
O que significa o MDF-e?
Esse documento foi desenvolvido por várias entidades (como Receita Federal, representantes de empresas privadas e Zona Franca de Manaus) para substituir o Manifesto de Carga Modelo 25 com a mesma validade jurídica — que é garantida pela assinatura digital.
O MDF-e deve ser emitido por empresas que realizam transporte de cargas em modal aéreo, aquaviário, ferroviário ou rodoviário, desde que também emitam o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) no caso de cargas fracionadas, que contêm várias Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) ou CT-e.
É importante destacar que pode haver variação no documento de um estado para outro — em algumas unidades da federação, o MDF-e também pode ser necessário para carga lotação. Mesmo assim, todos os estados são obrigados a emitir o MDF-e. Por isso, é importante estar atento às especificações.
Quais as finalidades do MDF-e?
A emissão desse documento tem o objetivo de cumprir 7 finalidades principais:
- possibilitar o rastreio da carga por parte da Receita Federal;
- identificar o condutor do veículo e a empresa responsável pelo transporte;
- reunir as informações do transporte em um arquivo digital;
- consolidar os documentos fiscais referentes ao transporte e agilizar o registro em lote;
- registrar as alterações de condutor, carga ou unidade de transporte;
- anotar o começo e o término de uma operação de transporte;
- simplificar as obrigações acessórias.
É necessário destacar que a obrigação de emitir o MDF-e foi instituída em dezembro de 2010. No entanto, desde 2014 ficou definido que o contribuinte do Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) deve emitir o manifesto em 3 casos:
- quando a empresa emite o CT-e modelo 57, mas não opta pelo Simples Nacional e faz o transporte intermunicipal de cargas fracionadas;
- quando a empresa emite o CT-e modelo 57, é optante do Simples Nacional e faz o transporte intermunicipal e interestadual de cargas fracionadas;
- quando a empresa emite a NF-e modelo 55, opta pelo Simples Nacional e faz o transporte interestadual de bens e mercadorias com mais de uma nota fiscal em veículo próprio ou alugado — ou, ainda, por contratação de transportador autônomo de cargas.
Como fazer a emissão do MDF-e?
O primeiro passo é atender aos requisitos exigidos pela Receita Federal:
- ser emissor de NF-e e/ou CT-e e ter registrado na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz);
- ter uma carga com mais de uma NF-e ou mais de um CT-e vinculado;
- possuir um certificado digital vinculado ao CNPJ para garantir a validade jurídica;
- estar conectado à internet;
- ter o sistema de MDF-e instalado.
A partir disso, o documento pode ser feito offline utilizando o sistema emissor. Porém, a transmissão deve ser realizada com uma conexão à internet. O preenchimento requer as NF-e ou CT-e presentes na carga fracionada.
Em seguida, é necessário assinar o documento digitalmente por meio do certificado da empresa. Os dados são transmitidos ao Fisco, que usa o Schema XSD para verificar o arquivo XML.
Essa análise é feita por regras de validação da estrutura do arquivo. Automaticamente, é emitida uma mensagem indicando se o MDF-e teve sua emissão autorizada. Se houver algum problema, o erro é assinalado e deve ser corrigido para que o documento seja enviado novamente.
Quando o resultado é a autorização, o contribuinte pode fazer o transporte das mercadorias. Consequentemente, o emissor recebe a chave de acesso para imprimir o Documento Auxiliar do MDF-e (DAMDFE), que comprova a emissão e autorização do MDF-e pelo Fisco.
Esse documento auxiliar deve acompanhar a mercadoria, a fim de que as autoridades fiscalizadoras verifiquem a autorização da carga e acessem os documentos relativos ao transporte.
Situação de contingência
Vale mencionar uma situação que pode acontecer durante o envio do MDF-e: a contingência. Isso ocorre quando os serviços web oscilam, seja por causa da Receita Federal, seja pela variação da velocidade da internet do contribuinte. O resultado é que o documento fica nesse status, pois teve o seu envio impedido.
Nesse caso, a empresa pode operar em contingência. Isso significa que ela pode realizar alguns procedimentos, como:
- modificar a maneira de emitir o MDF-e do status "Normal" para "Contingência";
- imprimir o DAMDFE com a informação de que a emissão ocorreu em contingência;
- transmitir o arquivo depois que os problemas acabarem, respeitando o prazo de 168 horas desde a emissão do documento.
Encerramento do MDF-e
Esse processo é realizado após a finalização do transporte. A finalidade é informar à Receita Federal que o fato gerador do MDF-e foi terminado e que, portanto, o veículo e as mercadorias chegaram ao ponto final da rota.
Em caso de mudanças no MDF-e sem o fim do transporte, o encerramento também é válido. Assim, é possível emitir um novo documento para abranger o restante do percurso. Esse processo é executado pela internet na parte de registro de eventos.
É importante mencionar que, enquanto o MDF-e permanece aberto, o veículo que realiza o transporte não pode emitir outro documento.
Cancelamento do MDF-e
Esse caso ocorre quando houve autorização da Receita Federal e a empresa deseja cancelá-la. Então, é preciso fazer isso por meio de um evento, desde que se respeite o período de 24 horas depois da autorização e que o veículo não tenha executado o transporte.
Assim, o MDF-e é um documento fundamental para as empresas que se encaixam nessa modalidade. Ele deve ser emitido, encerrado ou cancelado, conforme for o caso, dentro do que determina a lei.
Agora que você já entendeu o que caracteriza a emissão do MDF-e, que tal ver outras dicas relevantes para o seu negócio? Siga as nossas páginas no Facebook, no LinkedIn, no YouTube e no Twitter e fique sempre por dentro das novidades!