Entenda mais sobre os processos de emissão do MDF-E

Empresas de logística precisam lidar com o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, que substitui o antigo Manifesto de Carga Modelo 25. No entanto, nem todo mundo entende os motivos pelos quais é necessário fazer a emissão do MDF-e.

Essa é uma prática necessária para atender à legislação e garantir que a sua empresa cumpra as regras exigidas mantendo a validade jurídica do documento. Mais do que isso, é preciso compreender quais são e como são feitos os processos para emissão do manifesto, bem como entender seus conceitos e significados.

Nós vamos explicar tudo isso neste artigo. Assim, você poderá sanar todas as suas dúvidas e compreender melhor qual é a finalidade do MDF-e. Vamos lá?

O que significa o MDF-e?

Esse documento foi desenvolvido por várias entidades (como Receita Federal, representantes de empresas privadas e Zona Franca de Manaus) para substituir o Manifesto de Carga Modelo 25 com a mesma validade jurídica — que é garantida pela assinatura digital.

O MDF-e deve ser emitido por empresas que realizam transporte de cargas em modal aéreo, aquaviário, ferroviário ou rodoviário, desde que também emitam o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) no caso de cargas fracionadas, que contêm várias Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) ou CT-e.

É importante destacar que pode haver variação no documento de um estado para outro — em algumas unidades da federação, o MDF-e também pode ser necessário para carga lotação. Mesmo assim, todos os estados são obrigados a emitir o MDF-e. Por isso, é importante estar atento às especificações.

Quais as finalidades do MDF-e?

A emissão desse documento tem o objetivo de cumprir 7 finalidades principais:

• possibilitar o rastreio da carga por parte da Receita Federal;
• identificar o condutor do veículo e a empresa responsável pelo transporte;
• reunir as informações do transporte em um arquivo digital;
• consolidar os documentos fiscais referentes ao transporte e agilizar o registro em lote;
• registrar as alterações de condutor, carga ou unidade de transporte;
• anotar o começo e o término de uma operação de transporte;
• simplificar as obrigações acessórias.

É necessário destacar que a obrigação de emitir o MDF-e foi instituída em dezembro de 2010. No entanto, desde 2014 ficou definido que o contribuinte do Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) deve emitir o manifesto em 3 casos:

• quando a empresa emite o CT-e modelo 57, mas não opta pelo Simples Nacional e faz o transporte intermunicipal de cargas fracionadas;
• quando a empresa emite o CT-e modelo 57, é optante do Simples Nacional e faz o transporte intermunicipal e interestadual de cargas fracionadas;
• quando a empresa emite a NF-e modelo 55, opta pelo Simples Nacional e faz o transporte interestadual de bens e mercadorias com mais de uma nota fiscal em veículo próprio ou alugado — ou, ainda, por contratação de transportador autônomo de cargas.

Como fazer a emissão do MDF-e?

O primeiro passo é atender aos requisitos exigidos pela Receita Federal:

• ser emissor de NF-e e/ou CT-e e ter registrado na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz);
• ter uma carga com mais de uma NF-e ou mais de um CT-e vinculado;
• possuir um certificado digital vinculado ao CNPJ para garantir a validade jurídica;
• estar conectado à internet;
• ter o sistema de MDF-e instalado.

A partir disso, o documento pode ser feito offline utilizando o sistema emissor. Porém, a transmissão deve ser realizada com uma conexão à internet. O preenchimento requer as NF-e ou CT-e presentes na carga fracionada.

Em seguida, é necessário assinar o documento digitalmente por meio do certificado da empresa. Os dados são transmitidos ao Fisco, que usa o Schema XSD para verificar o arquivo XML.

Essa análise é feita por regras de validação da estrutura do arquivo. Automaticamente, é emitida uma mensagem indicando se o MDF-e teve sua emissão autorizada. Se houver algum problema, o erro é assinalado e deve ser corrigido para que o documento seja enviado novamente.

Quando o resultado é a autorização, o contribuinte pode fazer o transporte das mercadorias. Consequentemente, o emissor recebe a chave de acesso para imprimir o Documento Auxiliar do MDF-e (DAMDFE), que comprova a emissão e autorização do MDF-e pelo Fisco.

Esse documento auxiliar deve acompanhar a mercadoria, a fim de que as autoridades fiscalizadoras verifiquem a autorização da carga e acessem os documentos relativos ao transporte.

Situação de contingência

Vale mencionar uma situação que pode acontecer durante o envio do MDF-e: a contingência. Isso ocorre quando os serviços web oscilam, seja por causa da Receita Federal, seja pela variação da velocidade da internet do contribuinte. O resultado é que o documento fica nesse status, pois teve o seu envio impedido.

Nesse caso, a empresa pode operar em contingência. Isso significa que ela pode realizar alguns procedimentos, como:

• modificar a maneira de emitir o MDF-e do status "Normal" para "Contingência";
• imprimir o DAMDFE com a informação de que a emissão ocorreu em contingência;
• transmitir o arquivo depois que os problemas acabarem, respeitando o prazo de 168 horas desde a emissão do documento.

Encerramento do MDF-e

Esse processo é realizado após a finalização do transporte. A finalidade é informar à Receita Federal que o fato gerador do MDF-e foi terminado e que, portanto, o veículo e as mercadorias chegaram ao ponto final da rota.

Em caso de mudanças no MDF-e sem o fim do transporte, o encerramento também é válido. Assim, é possível emitir um novo documento para abranger o restante do percurso. Esse processo é executado pela internet na parte de registro de eventos.

É importante mencionar que, enquanto o MDF-e permanece aberto, o veículo que realiza o transporte não pode emitir outro documento.

Cancelamento do MDF-e

Esse caso ocorre quando houve autorização da Receita Federal e a empresa deseja cancelá-la. Então, é preciso fazer isso por meio de um evento, desde que se respeite o período de 24 horas depois da autorização e que o veículo não tenha executado o transporte.

Assim, o MDF-e é um documento fundamental para as empresas que se encaixam nessa modalidade. Ele deve ser emitido, encerrado ou cancelado, conforme for o caso, dentro do que determina a lei.

Agora que você já entendeu o que caracteriza a emissão do MDF-e, que tal ver outras dicas relevantes para o seu negócio? Siga as nossas páginas no Facebook, no LinkedIn, no YouTube e no Twitter e fique sempre por dentro das novidades!