Em um cenário normal, a gestão financeira já é um dos maiores desafios de uma transportadora, assim como de qualquer empresa. De acordo com o Sebrae, a falta de controle de despesas operacionais, custos, impostos e juros é a principal razão para o fechamento de negócios no Brasil.
Agora, em meio a uma recessão econômica por causa da pandemia, torna-se ainda mais importante ter uma boa gestão de caixa na transportadora. Confira, então, como organizar suas despesas operacionais de um modo inteligente.
Diferença entre custos e despesas operacionais
Embora custos e despesas operacionais refiram-se ao dinheiro que sai da sua empresa, eles não significam exatamente a mesma coisa. Você sabe a diferença entre eles?
De um lado, os custos representam os gastos diretamente envolvidos na atividade-fim da empresa. No caso da sua transportadora, são exemplos de custos envolvidos no transporte: combustível, pneus, peças, entre outros. Eles servem para manter a função primordial do negócio, que é transportar cargas.
Por sua vez, as despesas operacionais amparam o negócio, mas não têm relação direta com a atividade-fim. Por exemplo, um investimento em marketing ou a compra de materiais de escritório não terá impacto direto no transporte em si, mas na empresa como um todo.
Tipos de despesas operacionais
Agora que já sabemos que as despesas operacionais são aquelas não relacionadas à atividade-fim, mas que ainda têm a função de manter o negócio operando em perfeita ordem, você pode começar a organizá-las de diferentes formas.
Um modo de organizar as despesas operacionais é separando-as entre despesas comerciais e despesas administrativas.
- Despesas comerciais: gastos que visam a aumentar o faturamento da empresa, como propaganda, comissão de incentivo para equipe comercial, brindes etc.
- Despesas administrativas: aluguel de escritório, contas de água, luz e internet, seguros, gastos de contabilidade, salários e benefícios aos colaboradores do escritório etc.
Fazer essa distinção permite perceber, por exemplo, que é possível economizar com despesas comerciais quando a transportadora utiliza métodos mais inteligentes para conseguir fretes, como um marketplace que conecta você diretamente a embarcadores.
Outra forma de separar essas despesas operacionais é entre fixas e variáveis.
- Despesas operacionais fixas: custo mensal de uma agência de publicidade, investimento regular em marketing, ferramentas digitais extras de comunicação e vendas, seguros, salários, mensalidade de internet etc.
- Despesas operacionais variáveis: material de escritório, investimentos pontuais em estrutura, contas de luz e água etc.
Fica a seu critério o melhor modo de fazer essa separação. O importante é registrar cada uma delas para ter um maior controle financeiro da transportadora.
Organizando as despesas da transportadora
Sem dúvida, a melhor forma para organizar as despesas da sua transportadora é usar alguma ferramenta digital que possa ser gerida de qualquer lugar. Nela, você e sua equipe precisam desenvolver a cultura de registrar todo e qualquer gasto. A documentação é o mais importante na organização das despesas operacionais. Isso permite, inclusive, fazer projeções mais precisas de gastos futuros.
Para quem tem facilidade com planilhas e quer começar com uma ferramenta gratuita, pode usar o Planilhas Google. Existem também algumas opções de Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS) que oferecem esse tipo de controle financeiro, ou softwares que se integram a eles para executar essa função. Tudo depende do seu orçamento e da facilidade de adaptação a cada solução.
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