Controle de estoque: o que fazer para otimizar e evitar perdas?

Um bom controle de estoque, apesar de ser uma rotina mais operacional, não influencia somente no índice de atendimento dos pedidos. Garantir a eficiência dos processos também causa reflexo na gestão financeira, principalmente no que diz respeito à redução de custos e ao melhor aproveitamento do capital de giro.

No artigo de hoje vamos listar 7 ações que podem ser tomadas para aprimorar os métodos de trabalho e contribuir para evitar perdas. Quer saber quais são elas? Então continue com a leitura e confira!

1. Previsão de demanda

A previsão de demanda é uma estimativa feita com base no histórico de giro dos produtos e o comportamento atual do mercado. Como o nome sugere, ela ajuda a prever qual será a procura dos clientes para os próximos períodos.

Para que ela seja o mais acertada possível, o ideal é contar com a ajuda da área comercial, já que eles também possuem informações sobre as vendas passadas, além de conhecerem melhor dos seus compradores.

Com esse recurso, o gestor consegue dimensionar melhor a necessidade dos estoques, contando com a ajuda do setor de vendas e também de compras — que é o setor responsável por fazer as aquisições.

2. Otimização dos processos

Para tornar os processos mais eficientes, o ideal é fazer o seu mapeamento, que consiste no estudo dos métodos de trabalho e a busca por falhas e melhorias que podem promover alterações positivas.

A partir daí, a identificação das causas raízes dos problemas, bem como os focos de modificações, passam a ser encontrados com maior facilidade. Por meio disso, o gestor consegue aprimorar os processos de maneira mais estruturada e organizada.

Consequentemente, as não conformidades que levam às perdas são resolvidas — pelo menos em sua grande maioria.

3. Inventários periódicos

Os inventários são rotinas em que se realiza a contagem dos itens disponíveis no estoque e se compara com os controles existentes na empresa (o chamado estoque contábil).

Normalmente demora-se longos períodos de tempo — no mínimo um ano — entre um balanço e outro, o que é chamado de inventário geral.

No entanto, as perdas e outras falhas podem ser reduzidas drasticamente se for adotada uma rotina cíclica. Dessa forma, grupos de produtos seriam inventariados a cada vez, em uma rotina previamente definida pelo gestor, que pode ser semanal, por exemplo.

Isso ajuda na melhoria dos processos à medida que torna a identificação de problemas mais ágil, permitindo que sejam adotadas soluções mais ágeis, que por sua vez são mais eficazes.

4. Treinamento dos colaboradores

O fator humano possui forte influência nos resultados alcançados. Estruturar e padronizar os processos é fundamental, mas contar com uma equipe bem treinada pode proporcionar retornos ainda mais satisfatórios.

Para isso, vale a pena investir na capacitação e qualificação, ensinando questões importantes como a movimentação adequada dos materiais, o uso correto das embalagens, formas de acondicionamento e, principalmente, investir na conscientização a respeito das consequências financeiras que as perdas causam no negócio.

Dessa forma, consegue-se reduzir gradualmente o índice de avarias dentro do estoque, que causam grandes prejuízos para a empresa.

5. Investimento em tecnologia no controle de estoque

Existem soluções disponíveis no mercado que são completamente voltadas para o controle de estoque. Elas oferecem funcionalidades como registro de itens, recebimento, endereçamento, armazenagem, separação de pedidos, expedição e inventários, por exemplo.

Com a adoção de um sistema de gestão, as rotinas são automatizadas, as informações ficam centralizadas em apenas uma base de dados e o gestor passa a ter maior controle sobre os processos.

Assim, torna-se possível acompanhar de perto o giro dos produtos e identificar fatores que podem gerar perdas, como a validade, perecibilidade e obsolescência, por exemplo. Isso faz com que o gestor possa adotar medidas que ajudem a evitar o prejuízo — um grande exemplo de ação é a criação de promoções.

Além disso, por meio dos relatórios o gestor consegue apontar onde os gargalos se encontram e criar planos de ação para resolvê-los. Esse acompanhamento também permite avaliar se as medidas adotadas foram mesmo eficientes, ou se alguma alteração ainda se faz necessária para alcançar os resultados esperados.

Vale lembrar que, dentro dos vários benefícios alcançados, o investimento em um software de gestão também influencia na redução de custos operacionais.

6. Acompanhamento de indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho — também conhecidos como KPI's — são grandes aliados dos gestores no que diz respeito ao controle dos processos. Eles são usados para avaliar se os objetivos estão sendo alcançados e se a aplicação dos recursos e esforços tem sido eficiente.

No que diz respeito ao controle de estoque, existem diversas opções de KPI's que podem ser acompanhados. Dentre eles:

• giro dos materiais: esse indicador ajuda a compreender qual é o tempo médio de permanência de cada item dentro do estoque. Por exemplo: se um produto precisa ser reposto a cada 15 dias, quer dizer que ele gira 2 vezes no mês;
• curva ABC: ela é usada para que se entenda a representatividade dos produtos, em termos de faturamento, giro e lucratividade. Dessa forma, os itens classe A são aqueles que influenciam muito no faturamento, dão muito lucro e têm um giro considerável. Já os da classe B são os que mais geram faturamento e possuem um giro alto, mas não são tão lucrativos. E, por último, os classe C são aqueles que giram pouco e, por consequência, não dão um bom retorno em faturamento e lucro;
• custos: esse indicador é usado para saber quais são os custos gerados na operação. Isso envolve o custo dos produtos, das máquinas e equipamentos, aluguel do galpão, das perdas e desperdícios, dentre outros;
• índices de avarias e extravios: mesmo com organização, existe o risco de haver perdas no estoque. As avarias são danos causados nos produtos, enquanto os extravios são casos em que o item "some". Ainda tem as perdas por perecibilidade, mal acondicionamento e prazo de validade.

A utilização dessa ferramenta é uma das maneiras mais eficazes de acompanhar as rotinas e identificar não conformidades, fazendo com que os gestores criem os planos de ação mais adequados.

Também são usados para acompanhar a evolução das modificações aplicadas, verificando se os resultados estão satisfatórios.

7. Criação de uma Política de Prevenção de Perdas

Dentre os principais motivos de perdas no estoque estão a avaria, furtos e falhas (operacionais e gerenciais). Em parte isso está relacionado com a cultura das empresas, mas em outra, a maioria, está ligada à falta de uma política bem definida de prevenção de perdas.

O treinamento de colaboradores, citado anteriormente, é um dos aspectos que precisam ser incluídos nessa política. Além disso, também é necessário aprimorar os controles de estoque e padronizar algumas rotinas, tais como:

• uniformizar o cadastro dos itens e o registro no sistema;
• adotar o método PEPS (ou FIFO) — Primeiro que Entra é o Primeiro que Sai;
• controle de acesso;
• investimento em um sistema de monitoramento em vídeo;
• identificação e acompanhamento dos riscos.

É possível otimizar o controle de estoque e reduzir o índice de perdas adotando medidas simples, como se pode ver. Isso é necessário para que a empresa alcance resultados mais satisfatórios, além de aproveitar melhor o investimento do capital de giro nas operações — já que ele é usado para adquirir os produtos e cada perda representa um prejuízo duplo.

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