Um bom controle de estoque é fundamental para que a empresa alcance bons resultados em logística, vendas e até financeiro. Para isso, é necessário adotar boas práticas, que ajudem a tornar a gestão cada vez mais eficiente.
No artigo de hoje vamos apresentar algumas ações que podem — e devem — ser adotadas para que se consiga conquistar a excelência nas operações. Continue com a leitura e confira!
1. Planejamento de estoques
Apesar de o controle de estoque lidar com rotinas operacionais — de recebimento, armazenagem e separação —, é necessário fazer um planejamento de curto, médio e longo prazo.
Por meio dele se define quais são os objetivos e quais ações serão adotadas para que eles possam ser alcançados. Isso permite que o gestor saiba exatamente como deve agir, com base nas premissas que foram estabelecidas, aumentando as chances de que os resultados alcançados estejam dentro do esperado.
2. Controle rigoroso de todas as movimentações
Todas as operações que forem realizadas dentro do estoque, precisam ser registradas devidamente. Isso ajuda a evitar problemas de “furo de estoque”, que ocorrem quando há divergências nas quantidades disponíveis e a informação registrada nos controles.
Além das rotinas de recebimento e expedição, é preciso tomar cuidado com os casos de trocas e devoluções que, se não forem bem gerenciados, podem fazer com que esses problemas ocorram.
3. Controle do giro do estoque
O giro de estoque pode ser definido como o tempo médio que cada item permanece dentro da empresa, antes que seja necessário fazer sua reposição. Ou ainda a quantidade de vezes que esse mesmo item sai durante um mês, o que representa o giro.
O acompanhamento desse fluxo é necessário para entender melhor a frequência e as quantidades necessárias que precisam ser compradas de cada produto, visando reduzir excessos e faltas.
4. Análise da curva ABC
A curva ABC pode ser definida como uma ferramenta de controle de estoque que permite classificar os itens de acordo com sua representatividade — em termos de faturamento, giro e lucro gerado.
Considerando essas variáveis, os produtos podem ser divididos da seguinte forma:
- Classe A: são os itens que possuem um giro médio, mas possuem alto valor, o que faz com que representem uma parcela considerável do faturamento e da lucratividade. Correspondem a cerca de 30% de todo o estoque.
- Classe B: nesse grupo estão aqueles itens que possuem um giro muito alto (vendem muito) e, com isso, também representam maior parte do valor faturado no mês. No entanto, se diferem do primeiro grupo por trem uma lucratividade menor. Correspondem a 50% do estoque, em média.
- Classe C: são aqueles materiais que possuem um giro baixo, representando pouco faturamento e baixa lucratividade. No entanto, são necessários para que, caso haja procura, as vendas não sejam perdidas. Compõem cerca de 20% do estoque.
Esses percentuais variam de empresa para empresa, de acordo com a estratégia adotada, e com a visão do gestor sobre como deve ser a composição ideal do seu estoque.
5. Realização de previsão da demanda
A previsão da demanda é uma análise realizada com base no histórico de vendas da empresa e o comportamento dos clientes e do mercado. Para que ela seja mais precisa e acertada, o ideal é que seja feita por meio de colaboração entre o setor de Estoques e o de Vendas.
Aliada à curva ABC, essa estimativa auxilia a criar um estoque ainda mais condizente com a realidade que o negócio vive, além do fato de que ambas as análises ajudam o setor de Compras a tomar as melhores decisões sobre as aquisições necessárias.
Além de otimizar os resultados de todas as áreas, pode-se dizer que também se alcança melhorias financeiras, já que o capital de giro usado para a aquisição dos produtos passa a ser melhor empregado — considerando a redução dos desperdícios decorrentes de excessos e faltas.
6. Inventários periódicos
Os inventários consistem em rotinas de contagem do estoque disponível e o comparativo entre essas informações e os dados que estão registrados nos controles — que podem ser planilhas ou sistemas de gestão.
O objetivo é fazer com que haja coerência entre os dois aspectos. Ou seja, o estoque físico bate com o estoque contábil, o que é chamado de acuracidade.
Muitas empresas adotam essa prática anualmente, ou em períodos de tempo maiores. Contudo, vale a pena criar uma rotina, em que grupos de produtos são inventariados a cada período (determinado pelo gestor). Isso ajuda a reduzir as não conformidades e os furos de estoque.
7. Planejamento de promoções para itens sem giro
A realização dos inventários, combinada à curva ABC, permite identificar quais são os itens que não possuem mais saída e estão apenas fazendo volume dentro do estoque.
Isso faz com que os custos de mantê-los sejam maiores, além do fato de que o capital de giro está imobilizado, deixando de gerar lucros para a empresa.
Para solucionar essa questão e liberar espaço para outros itens mais relevantes, vale a pena criar promoções, formar kits, ou mesmo vender com descontos especiais para funcionários, por exemplo.
8. Integração com outras áreas
Como já foi dito, o controle de estoque também envolve outras áreas (como Compras e Vendas) e essa integração é importante para garantir que todas elas consigam otimizar seus resultados e melhorar o desempenho da empresa no mercado.
Para isso, é essencial garantir a integração entre os setores, o que pode ser feito por meio do compartilhamento de informações, fazendo com que dados relevantes sejam trocados para otimizar a tomada de decisão.
9. Investimento em tecnologia para controle de estoque
A quantidade de dados gerados e compartilhados em uma rotina do controle de estoque é muito grande. Trabalhar essas informações manualmente aumenta os riscos de erros e necessidade de retrabalho, extravios e de algo relevante não seja considerado.
Nesse sentido, o investimento em um sistema de gestão ajuda a solucionar essas falhas, além de garantir maior agilidade na execução dos processos, ajudar na redução de custos e tornar os processos mais seguros e confiáveis.
10. Treinamento dos colaboradores
Por mais que os processos sejam bem estruturados e as rotinas bem planejadas, é preciso lembrar que as pessoas são responsáveis pela realização das atividades. Ou seja, mesmo que os métodos de trabalho sejam projetados para serem mais eficientes, é preciso ter pessoas capacitadas para executá-los.
Logo, é preciso investir em treinamentos que ajudem a ressaltar a importância de seguir o planejamento e que ajudem a desenvolver os talentos dentro da empresa.
Manter um bom controle de estoque nem sempre é uma tarefa simples, mas ela é essencial para garantir que as falhas serão minimizadas e que os resultados serão cada vez mais otimizados.
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