Como o Business Process Outsourcing auxilia na redução de custos?

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Escrito por Ana Beatriz

Data: 07/09/2018

O Business Process Outsourcing é um processo muito recorrente em empresas que desejam maximizar a eficiência de suas operações, sem precisar usar grandes volumes de recursos. Dessa forma, é possível agilizar serviços e alcançar maiores benefícios, estabelecendo relações colaborativas com outras empresas.

A tecnologia da informação e a comunicação permitiram que parte do trabalho das empresas pudesse ser feito em diferentes locais e por variados especialistas. Hoje, muitas funções comuns das empresas são terceirizadas para que os gestores possam se concentrar em seus negócios e estratégias.

E você, sabe o que é o Business Process Outsourcing? Neste artigo, apresentaremos os principais pontos sobre o assunto: conceito, diferença com a terceirização, vantagens etc. Então, acompanhe nosso conteúdo e boa leitura!

O que é Business Process Outsourcing?

Conhecido também pela sigla BPO, o Business Process Outsourcing (Terceirização de Processos de Negócio) é a terceirização de funções de processos de negócios para provedores de serviços, sejam eles internos ou externos à empresa.

De maneira prática, o BPO é a contratação de uma parceira para minimizar os custos de um tipo fixo, como pessoal, espaço físico, equipamento, entre outros. A empresa subcontratada assumirá essas despesas e ajudará a aperfeiçoar e automatizar processos em que ela tem mais experiência. Isso reflete em redução de custos operacionais e maior eficiência em áreas específicas.

Qual a diferença entre BPO e terceirização?

Apesar de, à primeira vista, as duas modalidades apresentarem algumas semelhanças, a verdade é que o BPO e a terceirização são coisas bem distintas, onde a grande diferença está na aplicação e desenvolvimento do serviço.

O BPO é um tipo “especial” de terceirização, em que o cliente confia a gestão de processos. Esse trabalho desenvolvido por especialistas se caracteriza pela eficiência e questão de gerenciamento técnico. Os profissionais desse modelo são responsáveis por promover estudos sobre alta disponibilidade, comportamento previsível, catálogo de serviços, qualidade, eficiência, preços competitivos etc.

Já a terceirização convencional não é tão abrangente. No geral, essa modalidade pode ser feita de forma individual. Ou seja, é possível contratar apenas um colaborador para realizar um trabalho direcionado.

A importância do BPO para as empresas

Hoje, com o mercado cada vez mais acirrado e a mudança de comportamento do consumidor — muito por influência da tecnologia —, as empresas buscam alternativas para se destacarem perante a concorrência, sem precisar utilizar grandes volumes financeiros.

Uma das alternativas mais inteligentes nesse sentido é contratar especialistas para gerir funções ou setores específicos da empresa, enquanto as equipes internas se concentram na criação de estratégias e planejamentos. Atualmente, muitos serviços já são realizados por meio de BPO, por exemplo:

• o atendimento ao cliente é contratado para uma empresa especializada no recebimento e realização de ligações telefônicas (contact center ou call center);
• a administração de recursos humanos (pagamento de salários, recrutamento e seleção, entre outras atividades);
• contabilidade e finanças;
• a administração da tecnologia.

Empresas de consultoria oferecem vários serviços de Business Process Outsourcing para as grandes marcas. As áreas de BPO que tradicionalmente obtém maior demanda são:

• BPO de Administração e Finanças: inclui análise financeira, relatórios financeiros e planejamento, contabilidade gerencial, gestão de tesouraria e caixa, pagamento e recebimento de contas, gerenciamento de risco e impostos, entre outros;
• Recursos Humanos BPO: especialmente focado no serviço na seleção de candidatos, conhecido como recrutamento;
• BPO de atendimento ao cliente: call centers, atendimento ao cliente, reclamações etc.;
• Serviços de gerenciamento de informações de BPO: controle do fluxo de informações, meios de suporte (hardware, software), bem como tudo relacionado às tecnologias de informação e comunicação.

Quais as vantagens e como reduzir custos com o BPO?

A razão para as empresas implantarem o BPO em seus processos de negócios é bem simples: o Business Process Outsourcing permite que os proprietários reduzam o fardo do trabalho e se concentrem em outros aspectos centrais de sua operação.

A aplicação do BPO por uma consultora, que já é bem estabelecida e tem experiência relevante na prestação de serviços, é uma opção muito mais conveniente. “Terceirizar” os processos de negócios vem com uma série de vantagens. Saiba mais!

Contratação de Profissionais Experientes

Recrutar novos funcionários e treiná-los envolve muitos problemas e é um grande custo para as empresas. Quando as tarefas são direcionadas para uma organização já estabelecida com todos os recursos, as dificuldades de contratação e treinamento são inteligentemente evitados.

Concentração no core business

Como uma parcela considerável do negócio é repassada para um provedor de serviços, a alta gerência da empresa pode concentrar sua atenção nas principais áreas operacionais. Isso também leva a uma melhor produtividade dos funcionários e ajuda para que a tomada de decisões seja melhor e mais eficiente.

Recebimento de feedback mais técnico

A maioria dos funcionários da BPO está em contato direto com a sua empresa e, como resultado, eles podem fornecer um feedback em primeira mão sobre produtos e serviços. Um grande diferencial nesse sentido é o nível de informação que será passada, pois, por se tratar de profissionais especializados, a comunicação será muito mais técnica e direta.

Esse valioso feedback, por sua vez, ajudará na melhoria dos serviços prestados pelas empresas que, por consequência, ajudarão no relacionamento com o cliente.

Acesso às últimas tecnologias atualizadas

Comprar uma versão licenciada do software mais recente e outras tecnologias é muito caro. Essa proposição também é arriscada, especialmente, para pequenas e médias empresas que não podem se dar ao luxo de dedicar um orçamento estável à compra das mais recentes ferramentas.

Portanto, torna-se difícil para uma empresa se manter atualizada com os últimos desenvolvimentos. A contratação de empreendimentos que já possuem acesso à tecnologia e contam com conhecimento relevante, portanto, revela-se mais vantajosa para as organizações.

Como reduzir custos com o BPO?

De uma maneira geral, todos os benefícios apresentados referentes ao BPO resultam em uma redução de custos para empresas. Discorrer sobre esses pontos seria repetitivo. O fato é que o BPO ajuda as organizações a cortarem custos e economizarem, razões importantes para as empresas optarem por terceirizar seus processos de negócios.

Com o BPO é possível contar com o talento de profissionais diferenciados sem burocracias de contratação, resultando em enormes reduções de gastos, refletindo em melhores receitas para a empresa.

Antes de selecionar uma empresa para implementar o Business Process Outsourcing é preciso saber se a mesma conta profissionais altamente capacitados e experientes. Também é necessário verificar se ela segue um processo estruturado para entender até mesmo a menor exigência do cliente e busca personalizar o serviço para aumentar a satisfação de todos os envolvidos.

E então, gostou no nosso post? Confira, em seguida, o nosso artigo sobre como reduzir os custos logísticos com a tecnologia e conquiste lucros maiores no seu negócio!