Como negociar para favorecer a redução de custos operacionais?

A redução de custos operacionais pode ser considerada pré-requisito para ganhar eficiência e tornar a empresa mais competitiva no mercado. Para alcançá-la é necessário adotar algumas mudanças, soluções e até mesmo investir em tecnologia. Contudo, no artigo de hoje vamos falar como isso pode ser feito por meio da negociação com fornecedores e oferecer dicas de negociação.

Quer saber como aprimorar suas técnicas, fechar contratos mais satisfatórios e ainda diminuir os gastos da organização? Então continue acompanhando a leitura e confira nossas recomendações!

Conheça bem a sua demanda

Antes de ir para uma negociação, é preciso saber quais são suas necessidades acerca de volume de itens e prazos (de entrega e pagamento). Isso é necessário para deixar claro o que sua empresa espera do fornecedor e avaliar se ele possui capacidade para atender à demanda, principalmente quando existem picos de sazonalidade.

Por outro lado, desconhecer essas informações pode fazer com que sua empresa fique à mercê das condições que o provedor determinar, o que pode prejudicar os resultados do processo de seleção e, caso o contrato seja firmado, comprometer toda a operação — sem contar nos custos envolvidos na contratação, que podem ser maiores do que o ideal.

Saiba exatamente qual é o seu limite de preço

Também é fundamental partir para a negociação sabendo o valor máximo que pode ser pago nos produtos e serviços — de forma que não comprometa a sua precificação ou a lucratividade alcançada com as vendas. Assim, torna-se possível saber até que ponto é possível flexibilizar e encontrar uma solução em que ambas as partes fiquem satisfeitas.

Vale lembrar que reduzir esses custos é essencial, mas que um valor muito abaixo do praticado no mercado pode representar qualidade inferior. Sendo assim, o foco deve estar voltado para o custo-benefício, visto que pagar um pouco a mais pode livrar você de transtornos futuros — como quando ocorre o famoso "barato que sai caro".

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Realize cotações com vários fornecedores

Esta é uma das dicas de negociação mais importantes: analise várias propostas antes de fechar contrato com um fornecedor. Ao avaliar diversas opções disponíveis no mercado, torna-se possível conseguir o melhor preço, além da possibilidade de aumentar o seu poder de barganha.

Com isso, você pode usar o ponto forte de uma empresa para melhorar o ponto fraco da empresa que apresentou as melhores condições. Por exemplo, pode-se tentar reduzir o prazo de entrega com o provedor que apresentou o melhor preço.

Além do mais, conhecer diferentes fornecedores e prestadores de serviços permite que a escolha também seja pautada nos valores do negócio e em como eles estão ligados à cultura da sua empresa. Escolher um parceiro de negócio com base na identificação pode ajudar a reduzir os custos à medida que os processos são executados em sinergia e o provedor conhece bem suas necessidades — e consegue atendê-las.

Tente fechar contratos de longo prazo

Para evitar o trabalho de ter que realizar cotações toda vez que necessitar realizar uma compra — como ocorre em algumas empresas —, o ideal é fazer um processo de seleção de fornecedores mais rigoroso e tentar negociar um contrato de longo prazo, que pode ser benéfico para ambas as partes.

Dessa forma, seus parceiros de negócio passam a atender à sua empresa com base em um volume previamente acordado. Essa é uma excelente estratégia para conseguir descontos por volume, ter um atendimento mais dedicado e maior garantia de que as demandas serão atendidas.

Além dessa solução, sua empresa também pode tentar negociar um regime de exclusividade (caso isso seja possível dentro do modelo de negócios atual), em que somente um fornecedor atende a uma determinada necessidade. Por exemplo, apenas uma empresa entrega embalagens de papelão e apenas uma transportadora atende a região "x". Isso pode ajudar a reduzir ainda mais o custo do produto ou serviço.

Direcione as negociações para o "ganha-ganha"

Essa também está entre as dicas de negociação valiosas. Por mais que o cliente sempre esteja em posição de fazer mais exigências, em uma negociação B2B o ideal é manter o foco em um resultado "ganha-ganha", ou seja, em que os dois fazem concessões para chegar a um acordo cujos benefícios sejam satisfatórios para ambos.

A partir daí, torna-se possível construir uma relação de verdadeira parceria, baseada na ajuda mútua — trazendo muitos frutos para as partes. Nesse sentido, a redução de custos pode ser observada durante a rotina e no médio e longo prazo, visto que o fornecedor passa a atuar ativamente, conhece seus processos e suas necessidades e busca oferecer soluções que vão aumentar a eficiência operacional.

Permita a participação de outras áreas, sempre que possível

Pessoas relacionadas a setores como Comercial e Logística sabem melhor do que ninguém o que os seus clientes buscam, quais são os focos de reclamação e o que precisa ser corrigido para que as necessidades deles sejam atendidas. Nesses casos, eles podem fornecer informações relevantes a respeito de benefícios, nível de qualidade e fluxo de informações, por exemplo.

Assim, é possível ir para a negociação ainda mais preparado e com uma definição mais exata do que deve ser esperado do fornecedor. Por mais que isso represente um custo um pouco maior no contrato, tem-se uma garantia maior de que o parceiro atenderá aos requisitos.

Os benefícios dessa estratégia são a redução do índice de reclamações, diminuição da necessidade de trocas e devoluções (no caso de transportadoras), aumento da eficiência operacional e redução de atrasos, por exemplo. Tudo isso ajuda a alcançar a diminuição dos gastos, além de colaborar com o aumento da satisfação dos clientes — benefício intangível, mas fundamental para o sucesso do negócio.

O pagamento de fornecedores é um dos maiores custos que uma empresa gera em suas atividades, visto que o custo dos produtos e de frete são os mais onerosos. Entretanto, como você pode ver em nossas dicas de negociação, é possível fechar contratos que tragam diversos benefícios para a empresa, entre eles a redução dos custos — aspecto crucial para gerar e manter a competitividade no mercado.

Gostou do nosso post de hoje? Baixe nosso infográfico com dicas de como reduzir os custos operacionais.