Como garantir o acompanhamento de prazos de entrega de cargas?

Para manter-se competitiva no mercado, uma empresa precisa preocupar-se com diferentes aspectos logísticos. Um dos mais importantes é o que se refere aos prazos de entrega de cargas. É fundamental entregar as mercadorias no tempo aprazado. Assim, o cliente fica satisfeito e aumentam as possibilidades de fidelização.

Por isso, convém monitorar o cumprimento dos prazos com estratégias eficientes e tecnologia avançada.

Veja abaixo algumas sugestões a fim de garantir o acompanhamento do prazo de entrega de cargas!

Verifique os tipos de carga

O tipo de carga influencia diretamente o prazo de entrega. Conheça alguns exemplos:

Cargas perecíveis

Para produtos perecíveis, especialmente os de frigoríficos (carnes, peixes e outros), é necessário respeitar uma data de validade.

Quando não se cumpre o prazo, os produtos ficam estragados e haverá prejuízos para o cliente e também para a empresa que vendeu as mercadorias.

Cargas perigosas

Esses produtos podem provocar acidentes e lesar tanto a empresa transportadora como outras pessoas (terceiros).

Há leis que regulamentam o transporte desse tipo de carga — a Autorização Ambiental para Transporte de Produtos Perigosos, do Ibama, é uma delas.

Em algumas ocasiões, o transporte desses produtos está limitado a vias específicas e possuem dias e horários definidos. Para ter certeza, é necessário consultar o que diz a legislação de cada estado.

Priorize as necessidades do cliente

Além de questões relacionadas com a natureza da carga, o acompanhamento do prazo das entrega é essencial porque a empresa precisa garantir ao cliente o melhor atendimento, respeitando o que foi combinado.

O cliente pode ter suas próprias necessidades e precisar da carga para um determinado dia. Se o prazo não for cumprido, ele pode ser prejudicado, o que pode acarretar, também, prejuízo para sua empresa.

Por isso, é importante registrar o máximo de informações a respeito do cliente e, caso ele mesmo não forneça detalhes, convém perguntar se há urgência ou não para a entrega.

Enfim, negocie as condições de entrega da mesma forma como se negocia o preço das mercadorias.

Mantenha o estoque sempre atualizado

Se não houver itens de estoque disponíveis, isso afeta negativamente o prazo de entrega. O cliente, que já efetuou a compra e está na expectativa de recebê-la, ficará frustrado com a notificação de que, infelizmente, o produto solicitado está indisponível.

Diante dessa situação, a empresa poderá fazer basicamente duas coisas: devolver o dinheiro ou propor um novo prazo de entrega.

O cliente pode até aceitar o novo prazo, dependendo de sua necessidade do produto, mas, de qualquer modo, é recomendável atualizar sempre o estoque a fim de que as demandas dos clientes sejam supridas.

Quando um produto estiver em falta, é preciso recolocá-lo logo no lugar ou avisar ao cliente que ele está em falta antes da efetivação da compra.

Terceirize o transporte de carga

Muitas vezes, o gestor do setor logístico fica comprometido com diferentes tarefas e acaba não dispondo de tempo suficiente para realizar o adequado acompanhamento do prazo de entrega de cargas.

Gerenciar uma frota de veículos não é uma tarefa fácil, exigindo muita responsabilidade do gestor. Além de difícil, a gestão de frota particular envolve mais custos para a empresa — custos altos.

O transporte é considerado, com toda razão, o fator que mais impacta na economia logística. O gestor precisa, portanto, trabalhar no sentido de tornar a administração de transporte mais prática e barata.

A terceirização aparece como uma solução para contornar essas dificuldades. Na maioria das vezes, contratar uma transportadora ou um motorista autônomo sai mais barato que manter uma frota própria e arcar com despesas de funcionários, combustível, pneus e manutenção em geral dos veículos, além de espaço para guardá-los.

Além disso, as transportadoras têm a entrega de cargas como atividade principal. Por isso, procuram efetuá-la com o máximo de responsabilidade, cumprindo os prazos de entrega, levando a carga com total segurança, capacitando seus profissionais.

Contando com o trabalho de profissionais qualificados, os prazos de entrega serão respeitados sem que o gestor de logística precise se dividir entre diferentes tarefas desgastantes. Na verdade, a sobrecarga em uma gestão pode mesmo levar à improdutividade e a resultados insatisfatórios.

Faça o acompanhamento do prazo de entrega de cargas em tempo real

Monitorar a frota em tempo real é possível graças às tecnologias disponíveis. Hoje, já se tornaram populares os rastreadores via GPS/satélite e também usando radiofrequência, que são ainda mais eficientes.

O acompanhamento dos prazos de entrega de cargas deve ser completo, seguindo cada quilômetro percorrido pelo caminhão, cada parada, cada eventual atraso. Já existem recursos tecnológicos que otimizam o monitoramento a ponto de identificar cada abrir e fechar de portas.

O computador de bordo, por exemplo, é um sofisticado equipamento que permite comunicação direta com o motorista. O Sistema de Manutenção Inteligente da Mercedes-Benz, por exemplo, permite fazer um diagnóstico integral, fornecendo informações sobre rotação, combustível, motor, temperatura e outras coisas.

Os sistemas de monitoramento geralmente contam com uma central de atendimento que envolve recursos de informática e telefonia, com profissionais capacitados, que estão sempre a postos para resolver os diferentes problemas que se apresentarem.

Existe ainda o TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte), que favorece a gestão de entregas, considerando critérios como: planejamento das equipes responsáveis pelo carregamento; controle sobre cada membro de cada equipe; controle de equipes específicas, como em transportes internacionais; planejamento da disposição da carga no caminhão (fragilidade, peso, volume, etc.); controle de rotas; controle de estoques.

Caso terceirize o transporte de cargas, certifique-se de que a transportadora ou profissional dispõe de bons recursos tecnológicos para garantir a segurança e o monitoramento.

Use indicadores

Os indicadores podem contribuir para melhorar o processo de entregas. Podem ser aplicados indicadores como:

• OTIF (On Time, In Full): pode ser medido diariamente e corresponde à quantidade de pedidos entregues dentro do prazo (relação entre a quantidade de entregas feitas e a quantidade de entregas feitas no prazo);
• OTD (On Time Delivery): percentual de entregas que foram realizadas dentro do prazo;
• OTP (On Time Processing): tempo integral de processamento do pedido (desde a separação até o despacho das mercadorias para a transportadora);
• Lead Time: tempo entre a produção, separação e contratação do transporte (um lead time muito alto atrapalha o prazo de entrega, ficando muito difícil para a transportadora compensar o atraso encurtando o tempo de viagem).

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