Setor de logística e as boas práticas para o sucesso

Atualmente, o setor de logística tem sido visto cada dia mais como uma área essencial para o sucesso. Além de agregar valor, pode proporcionar um grande diferencial competitivo.

É bastante positivo investir em meios que aperfeiçoem processos, garantindo a redução de custos na mesma proporção que aumenta a qualidade dos serviços.

As empresas buscam avaliar e determinar o melhor modelo de logística para seus negócios, terceirizando ou realizando toda a gestão “dentro de casa”.

Muitos profissionais ingressam nesse segmento sem conhecer alguns pontos básicos que podem auxiliar em um fluxo melhor definido e em uma atuação forte, que fará com que a empresa se destaque perante o mercado e conquiste clientes.

Algumas boas práticas utilizadas potencializam o setor de logística de diversas empresas e devem ser levadas em consideração. Acompanhe e confira!

Organização do estoque

A organização de estoque é fundamental para garantir bons índices no setor de logística. Produtividade, redução de desperdícios, e, consequentemente, os custos operacionais são diretamente impactados caso uma boa organização seja adotada.

Um estoque bem organizado também auxilia na prevenção de acidentes, por isso é importante não deixar materiais fora do seu devido lugar, caixas no chão, os corredores precisam estar livres e as áreas precisam estar sinalizadas, para não oferecerem risco às pessoas que transitam no local.

No momento da escolha do local onde serão armazenados os produtos, alguns pontos sobre a infraestrutura precisam ser considerados:

• sistema de monitoramento de segurança 24 horas contra roubos;
• sistema contra incêndios;
• espaço amplo, caso haja necessidade e a demanda aumentar, ter disponibilidade para ampliação;
• equipamentos adequados para movimentação;
• o local deverá ter uma infraestrutura adequada com docas cobertas para recepção e expedição dos produtos.

Controle na movimentação de materiais

O estoque engloba a armazenagem de matérias primas e produtos acabados. Com o objetivo de ter um controle mais efetivo é necessário realizar ações conforme abaixo:

• cadastrar os produtos corretamente;
• identificá-los de forma adequada;
• criar códigos para cada produto;
• gerar grupos de produtos/categorias;
• cadastrar a quantidade e valor do item no momento da entrada;
• endereçar os produtos;
• baixar o produto no momento da saída;
• utilizar a metodologia FIFO, em inglês “first in first out” (o primeiro produto que entra é o primeiro que sai).

Para garantir um fluxo contínuo, é importante armazenar os produtos conforme a curva ABC. Os materiais que possuem maior giro ficam armazenados perto das docas de expedição e, consequentemente, os produtos que não têm muita utilização, mais distantes. Dessa maneira, você garante maior agilidade nos processos nos dias em que há uma quantidade grande de movimentações.

Outro ponto importante é a realização periódica de inventários físicos x financeiro, com isso você garante uma maior acuracidade no seu estoque.

Seu estoque é o coração de sua empresa, você precisa conhecê-lo como a palma da sua mão.

Mapeamento e padronização de processos

A boa prática para uma logística de sucesso é mapear e padronizar os processos existentes na empresa, evitando desperdício de tempo e dinheiro.

Confira alguns exemplos do que deve ser levantado no mapeamento de processos:

• identificar e priorizar os problemas;
• apontar os principais gargalos que ocorrem no dia a dia;
• fazer plano de ação para resolver os problemas;
• garantir que os processos sejam executados da maneira correta;
• levantar o tempo de execução de cada atividade;
• implantar melhorias;
• medir os custos;
• mensurar resultados;
• gerenciar os riscos operacionais.

Indicadores de desempenho (KPIs)

Após o mapeamento ser realizado e os processos padronizados, é o momento de definir os indicadores de desempenho que serão medidos e acompanhados.

Os indicadores de desempenho são importantes para medir a performance da área e da empresa de acordo com os objetivos traçados. Existem indicadores operacionais para acompanhamentos diários e indicadores estratégicos que são acompanhados mensalmente, a fim de analisar se as metas estão sendo alcançadas.

Alguns exemplos dos principais indicadores que são utilizados na logística para acompanhar o desempenho da área são:

• percentual de entregas realizadas no prazo;
• percentual de coletas realizadas no prazo;
• avarias no transporte;
• percentual de devoluções;
• índice de atendimento do pedido;
• tempo de ciclo do pedido;
• percentual de acura da cidade no inventário;
• custo de armazenagem;
• percentual de utilização da capacidade de armazenagem;
• percentual da OTIF (on time, in full)
• tempo médio de carga/descarga;
• orçamento — planejado x realizado.

O ideal é colocar esses indicadores em um quadro como gestão à vista, para serem acompanhados e monitorados por todos da empresa.

Controle seus custos

Atualmente, os custos logísticos são os mais expressivos nas empresas, por isso precisam ser controlados. Algumas ações implantadas podem auxiliar na redução de custos.

Um dos maiores custos da logística de uma empresa é o custo com transporte. Às vezes, na correria do dia a dia, não é realizada uma análise do modal mais adequado e que possua um custo menor. É preciso verificar também internamente, porque algumas remessas viram urgentes e é necessário contratar um transporte emergencial que possui um valor mais alto do que um transporte normal.

Uma opção é fazer uma reunião com os fornecedores de transporte, expor as dificuldades e analisar junto ao transportador maneiras de otimizar suas remessas. Analisar qual é a frequência de envio de suas mercadorias por região ou centralizar todas as entregas no armazém do transportador, para que ele realize as entregas com veículos menores são bons exemplos disso.

Outro ponto que deve ser analisado é a armazenagem, pois produto parado em estoque é capital estagnado. É necessário analisar se não há uma quantidade grande de produtos que não estão sendo movimentados, materiais obsoletos e materiais avariados e roubados.

Uma das alternativas implantadas por algumas empresas é sincronizar com a produção o recebimento das matérias primas para diminuir a quantidade de produtos armazenados, maior agilidade também na expedição dos materiais.

Utilização de checklists no setor de logística

Os checklists, ou listas de checagem, são importantes para assegurar que os processos sejam realizados e os procedimentos cumpridos. Eles possuem pontos definidos que terão que ser checados antes de executar a atividade.

Na logística eles são utilizados em diversas finalidades como:

• antes de manusear alguns equipamentos como empilhadeiras, caminhões dentre outros;
• em procedimentos de segurança;
• antes de liberar uma carga para envio ao cliente;
• na conferência dos documentos necessários, acompanhamento da realização de um inventário ou tarefas administrativas.

Essas listas auxiliam o setor de logística a manter a qualidade do serviço, independentemente de quem as realize. Esses checklists devem ser guardados para caso ocorra um problema futuramente — eles poderão ser consultados nessas oportunidades. Dessa forma, cria-se um padrão que eleva o nível de atuação.

Monitoramento de transportes

A maioria das reclamações feitas pelos clientes atualmente é que não possuem informações dos status de suas entregas, por isso o monitoramento das cargas que são transportadas é essencial para o setor de logística.

Os gestores devem acompanhar o andamento do transporte, obter informações em tempo hábil, antecipando-se aos problemas e permitindo a criação de ações mais eficazes para assegurar que o prazo acordado será cumprido.

Entretanto, o ideal é que o cliente também possa fazer esse acompanhamento pelo rastreamento de suas cargas.

Atualmente, existem transportadoras que possuem tecnologias avançadas que possibilitam informações de coletas, entregas e devoluções em tempo real. Desse modo, disponibilizam painéis para o acompanhamento por parte de seus clientes, possibilitando maior transparência e confiabilidade e aprimorando, assim, o relacionamento com toda cadeia.

Nesse ponto, a geolocalização é importante. Ela permite que todo deslocamento seja acompanhado pela cadeia integralmente. Isso impacta o consumidor final, o embarcador e a própria transportadora em si.

A empresa ter esse controle é um diferencial competitivo para se destacar no mercado perante seus concorrentes.

Escolha bem seus fornecedores

Escolher bons fornecedores é essencial para o negócio. Essa relação precisa ser de parceria entre ambas as partes. No momento da escolha de um fornecedor, alguns critérios precisam ser levados em consideração, confira abaixo:

• Analise a saúde financeira da empresa — isso é importante para entender se o fornecedor está endividado, pois isso poderá comprometer a entrega dos seus produtos.
• Verifique também se ele possui capital suficiente para investimentos, pois caso haja um aumento na sua demanda, será necessário aumentar a produção.
• Verifique a qualidade da matéria prima que ele utiliza para fabricação de seus produtos, já que isso interfere no produto final.
• Consulte os prazos de pagamento — negocie com o fornecedor o prazo que seja mais adequado para sua empresa.
• Conheça in loco a estrutura do fornecedor.

O correto é sempre ter mais de um fornecedor de matéria prima que possa atender a empresa. Não é saudável depender somente de um.

Os fornecedores precisam estar alinhados com os objetivos e estratégias da empresa. Para isso, implante uma avaliação de desempenho de fornecedores, com pontuações específicas para medir mensalmente alguns critérios que você considera relevante para um bom desempenho do fornecedor. Caso o fornecedor fique com uma pontuação baixa, ele terá que fazer um plano de ação para corrigir o problema.

No final do ano você poderá realizar uma premiação para o fornecedor que tiver a melhor pontuação e se destacar. Desse modo você irá motivar uma concorrência positiva entre eles.

Controle e acompanhamento do nível de serviço

No setor de logística, os acordos de nível de serviço, ou SLA (Service Level Agreement) são muito utilizados, pois permitem avaliar o grau de satisfação em relação aos resultados obtidos em determinado processo. Geralmente esses SLAs são feitos com fornecedores ou com setores internos de uma empresa.

Um dos exemplos é o nível de serviço de entregas. No momento em que uma transportadora for contratada, deverá ser feito um acordo de nível de serviço, onde os prazos de coleta e entrega dos produtos serão definidos, podendo ter um item de penalização caso não seja cumprido. Dessa maneira, o gestor poderá analisar e cobrar do fornecedor o motivo pelo qual as cargas não estão sendo coletadas e entregues no prazo acordado.

Por meio desse indicador é possível fazer uma análise ainda mais profunda e avaliar os principais gargalos que fazem com que os índices não sejam satisfatórios.

Ter uma fiscalização rígida sobre esses acordos é importante, pois irá manter a atuação com um grau de qualidade alto, mantendo, assim, seu cliente satisfeito sempre e, desta forma, prolongando a parceria.

Contratação de funcionários capacitados

Contratar funcionários que possuem experiência e perfil para trabalhar com logística não é uma tarefa fácil. Os profissionais de logística precisam ser dinâmicos e proativos para resolução dos problemas do dia a dia.

Para operar alguns equipamentos específicos, é importante contratar profissionais que possuam o curso específico e que tenham experiência.

Realizar treinamentos com frequência auxilia para que o colaborador esteja sempre atualizado e reciclando seus conhecimentos. É necessário também que o colaborador realize integrações com outros setores da empresa com o objetivo de conhecer os processos.

É importante envolver o colaborador nos objetivos e resultados da empresa, para que ele se sinta engajado e compreenda que faz parte do resultado final.

Cumprimento dos prazos

A empresa precisa cumprir os prazos com seus clientes. Para isso ocorrer perfeitamente, a logística precisa ser bem planejada e os prazos definidos corretamente. A maioria das empresas opta pela terceirização do transporte — nesse sentido, é importante definir os prazos de entrega considerando uma margem de segurança.

Não prometa aquilo que você não poderá cumprir ou você acabará perdendo a credibilidade. A melhor alternativa é ser transparente com o cliente. E caso a entrega por algum motivo atrase, antecipe-se ligando para o cliente, explicando o problema e informando uma nova data de entrega.

Tecnologia na automatização de processos

A automatização dos processos é parte fundamental em empresas do setor de logística. Para esse ponto, a tecnologia é uma aliada muito importante, pois permite uma melhor comunicação entre os setores da empresa, automatiza as atividades, garante maior agilidade, maior segurança e confiabilidade das informações e redução de erros.

Ainda é possível a geração de relatórios e informações em tempo real, que são muito úteis para o processo de tomada de decisão dos gestores.

Hoje em dia não é mais necessário realizar um investimento alto na contratação de um sistema. Existem muitas opções de sistema em nuvem no mercado, por exemplo, que não precisam de investimentos com servidores e podem ser acessados de qualquer local.

Ter a tecnologia como uma parceira faz com que custos sejam reduzidos, processos otimizados e sua empresa tenha um fluxo melhor definido. Não se pode acreditar que existe somente um modelo de atuação, o mercado e os clientes mudam constantemente e devemos acompanhar isso de forma muito próxima.

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Tags: boas práticas, logística