A importância da tecnologia na integração de processos logísticos

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Escrito por Ana Beatriz

Data: 19/03/2020

Há muito tempo que logística e tecnologia se tornaram conceitos praticamente indissociáveis dentro das empresas. A contribuição da TI nas rotinas logísticas é bastante grande, sendo ela a responsável por otimizar o trabalho de gestores e colaboradores, facilitar o gerenciamento das atividades, automatizar uma série de expedientes e, mais do que isso, promover a integração de processos logísticos.

Todas as características citadas são elementos essenciais para uma atuação empresarial em níveis competitivos no mercado atual. Negar o apoio da tecnologia, então, é perder a oportunidade de aumentar a produtividade, reduzir a ocorrência de erros e custos e de sair na frente da concorrência.

Como certamente não é esse o seu objetivo, preparamos este post para demonstrar o quão relevante é o papel da tecnologia dentro das rotinas logísticas da empresa, sobretudo, na integração de processos. Continue a leitura e entenda como a TI é usada para alcançar esse resultado!

Controle de processos

A depender do tamanho da empresa, a quantidade de processos envolvidos ao longo de toda a cadeia logística pode ser bastante grande. Sem o apoio da tecnologia, a quantidade de informações produzidas diariamente — e que são a base para uma gestão eficiente — praticamente inviabiliza a execução de um controle mais profundo.

Por esse motivo, a TI tem um papel de destaque quando o assunto é o controle dos processos. Em grande medida, isso se deve ao fato de sistemas, softwares, entre outras soluções garantirem a centralização das informações, as quais podem ser facilmente acessadas por gestores, gerentes e líderes.

Essa facilidade na manipulação dos dados é o que permite ao negócio ter uma maior visibilidade sobre as suas operações, identificando pontos de atenção, falhas, baixa produtividade, entre outras ocorrências que precisam ser corrigidas para manter a eficiência operacional da empresa.

Visão integrada de todas as operações

Como reflexo do tópico anterior, o maior controle sobre os processos também implica uma visão mais sistematizada sobre todas as operações do empreendimento. A padronização gerada pelo uso de sistemas informatizados e pela maior automação dos ambientes internos do negócio é a base para uma visão holística dele.

Ou seja, esses recursos tecnológicos e novas metodologias — a exemplo do Supply Chain Management — possibilitam não só visualizar, mas também gerenciar toda a cadeia de suprimentos, garantindo a integração necessária para o sucesso das operações.

Uso de software para gestão

Ao lidar com uma grande quantidade de tarefas, processos e profissionais, o gerente logístico precisa estar munido das informações certas e no momento exato. No entanto, na realidade empresarial atual, em que os dados são a base para as decisões, desenvolver uma gestão eficiente a partir de métodos ultrapassados — como planilhas manuais, registros em papel, etc. — é praticamente impossível.

Na era da informação e da digitalização dos serviços, o uso de softwares para gestão tornou-se o padrão. Essa tecnologia trouxe para as empresas toda a agilidade, segurança e eficiência no controle das informações, garantido o uso estratégico de todas elas.

A partir dos softwares de gestão, hoje, os gerentes logísticos têm todo o suporte fático e informativo de que precisam para conduzir as operações da empresa, utilizando indicadores de desempenho, métricas e outras metodologias para acompanhar os processos.

Vale mencionar ainda que o tempo que antes era gasto em pesquisas em arquivos, fichas e planilhas agora é dedicado a ações que efetivamente trazem resultados para o empreendimento.

Segurança de dados

Outro reflexo positivo da tecnologia no dia a dia das organizações é a maior segurança na manipulação de dados e informações sensíveis. Como dito, estamos na era da informação, em que grande parte das decisões nas empresas é tomada com base em dados estatísticos, avaliações e outras fontes concretas de dados. Logo, se as informações têm um papel tão crucial na condução do empreendimento, é essencial cuidar para que elas se mantenham seguras.

Nesse contexto, a tecnologia tem contribuído significativamente. Por exemplo, com o surgimento de sistemas de gestão, softwares, entre outras soluções baseadas em cloud computing, a segurança dos dados teve um salto gigantesco.

Hoje, grande parte das informações estratégicas das empresas — e que deve se manter em sigilo — é armazenada em repositórios em nuvem, hospedados em data centers altamente seguros. Desse modo, riscos de invasão nos sistemas da empresa, danos causados por intempéries naturais e falhas em equipamentos são praticamente reduzidos a zero.

Esse tipo de otimização é fundamental na integração de processos logísticos, pois não basta apenas garantir a fluidez das informações e a integração dos diversos setores do negócio — é preciso pensar também na regularidade e integridade dos meios pelos quais a informação passará.

Agilidade na execução das tarefas

Esse talvez seja um dos pontos de maior importância quando o assunto é a integração dos processos promovida pelo uso da tecnologia. Como vimos até aqui, um dos traços marcantes da TI nas empresas é a otimização dos processos que envolvem a comunicação de dados.

Hoje, os recursos tecnológicos possibilitam o fluxo contínuo de atividades, pois diferentes setores da empresa estão interligados, gerando e acessando informações uns dos outros. Esse fluxo facilita não só a comunicação e padronização do trabalho, mas reduz o seu tempo de execução, uma vez que toda a cadeia de processos pode ser operada de maneira mais linear, sem gargalos.

A logística é uma atividade complexa, pois necessita de uma fluidez nas atividades. Isso porque, do momento em que os suprimentos chegam à empresa até a entrega final ao consumidor, é preciso ter rigor com prazos, organizar o estoque e garantir que tudo corra com a devida agilidade de uma ponta a outra.

Redução dos custos operacionais

A integração de processos também tem o condão de reduzir os custos operacionais da empresa. A verdade é que, com a otimização das atividades e automatização de processos a partir do uso de ferramentas como softwares, uma das consequências positivas é a diminuição dos custos.

Isso se deve, por exemplo, à substituição de metodologias ultrapassadas, ineficientes e baseadas em processos lentos, burocráticos e mais suscetíveis a erros e retrabalho. Em outra via, a massiva adoção de tecnologia nas empresas reduz a dependência dos recursos humanos, aliviando o orçamento da organização.

Automatização de processos

A automação dos processos ajuda a organizar as atividades de todos os colaboradores, ajudando a reduzir erros e, consequentemente, gastos. Existem muitos detalhes em relação à logística que precisam de controles automatizados para tornar as operações viáveis.

As ferramentas disponíveis atualmente permitem controles precisos, rapidez nos processos, qualidade nos serviços e segurança para o consumidor final. Como exemplo, podemos citar os leitores dos códigos de barras e as etiquetas RFID (radiofrequência), que podem ser usados na coleta, estoque e envio dos produtos, ajudando a evitar erros e tornar mais fácil identificar a localização, registrando a entrada, a saída e o armazenamento dos itens.

Há outros recursos que também são valiosos para a tomada de decisões do gestor como as impressoras que emitem etiquetas e os sistemas para controlar estoques, pois eles geram relatórios de estatística na movimentação das mercadorias.

A automatização dos processos também alimenta os sistemas de rastreamento, que identificam o percurso inteiro percorrido pelo veículo e detectam quaisquer problemas no meio de transporte.

Aumento da lucratividade

Ao investir em estratégias logísticas mais avançadas para reduzir despesas, principalmente as operacionais, pode-se aumentar a margem de lucro do negócio. Tecnologias como um bom software de gestão contribuem para desenvolver melhor o trabalho de diversas áreas atuantes na gestão.

Cada uma das atividades passa a ser efetuada de maneira pensada e articulada, disponibilizando assim as condições mais adequadas para o caixa do negócio.

O método de produção, desde a fabricação até a entrega ao consumidor, monitorado de perto pela gestão, permite melhorias na qualidade dos serviços ofertados. A demanda pelas mercadorias da empresa e as taxas de conversão tendem a aumentar. As perdas de produtos que voltam diminuem, fazendo com que os lucros subam.

Melhoria na comunicação

Por meio da coleta, do armazenamento e do processamento de dados, a empresa otimiza a transmissão da dados com o auxílio de softwares e hardwares que são utilizados por toda a cadeia de logística para obter e acessar informações que permitem a tomada de decisões.

Maior satisfação dos stakeholders

Outra vantagem é a satisfação dos stakeholders, palavra que representa os fornecedores, clientes, funcionários, entre outros. Considerando que, com a integração de processos logísticos, a estrutura do setor logístico estará mais bem estruturada e a satisfação dos envolvidos certamente ficará evidente.

A logística integrada favorece a oferta de preços justos e o atendimento de boa qualidade, já que os custos ficam menores à medida que a produtividade e a eficiência na efetivação dos processos aumentam.

Vantagem competitiva

Com a logística precisa, qualquer empresa melhora seu posicionamento no mercado. As operações e os processos relacionados ao transporte dos produtos são alguns dos critérios que os clientes mais valorizam. A integração de processos logísticos gera um diferencial relevante perante empresas que se mantêm presas aos processos logísticos convencionais.

O cliente moderno gosta de entregas rápidas, deseja receber suas mercadorias em tempo hábil e também preza pela economia, pagando preços equilibrados pelo que compra. Por isso, a logística integrada oferece vantagem competitiva.

Diminuição de riscos

Outro benefício é a redução nos riscos comuns aos processos de controle, de armazenamento e de distribuição de produtos. A integração logística corresponde a um planejamento sistêmico, isto é, a um sistema de controle e gerenciamento.

Dessa forma, as operações e os dados estarão sempre interligados uns aos outros. A associação entre eles possibilita um controle mais preciso, de forma a conquistar a finalidade almejada. É mais fácil identificar erros e antecipar riscos. Projetar e prevenir falhas é bem mais econômico do que esperar que os problemas surjam para corrigi-los.

A gestão de riscos viabilizada pela integração de processos logísticos pode se traduzir de três formas diferentes:

1. O reconhecimento de problemas que já existem e a aplicação de correções posteriores;
2. A antecipação das possibilidades de riscos e a prática de ações preventivas que minimizam os riscos;
3. A visualização de situações e o desenvolvimento de métodos eficazes para resolvê-los se vierem a surgir.

A redução de riscos permite controlar e eliminar perdas, sejam em produtividade, investimentos ou clientes. Desse modo, como foi possível perceber, a integração de processos logísticos tem um impacto significativo nos rumos da empresa. É a partir dela que grandes otimizações são alcançadas e se eleva a qualidade operacional da organização, tornando-a mais competitiva e rentável.

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