6 estratégias infalíveis para otimizar a gestão de processos operacionais de estoque

A logística é uma área que, quando bem gerenciada, torna-se muito estratégica para qualquer empresa — ajudando, inclusive, a reduzir custos. Com uma boa gestão, é possível fazer com que a empresa otimize os processos de almoxarifado e de estoque, que, se bem administrado, faz com que toda a empresa sinta seus impactos positivos.

Confira neste post 6 valiosas estratégias que podem ser aplicadas para melhorar a gestão de processos operacionais de estoque!

1. Mapeie os processos que são realizados no estoque

As melhorias dependem, em grande parte, do conhecimento que se tem dos processos realizados dentro do estoque. É importante saber qual é a função exata de cada funcionário e a complexidade dos processos, monitorando rigorosamente o tempo.

Também é conveniente analisar os dados oriundos do setor para identificar gargalos que estejam barrando seu desenvolvimento. O primeiro passo é realizar um diagnóstico integral do setor de estoque. Para uma análise completa, é preciso marcar reuniões com os funcionários, pedir relatórios minuciosos e seguir o trabalho diário bem de perto.

Para o mapeamento do fluxo de trabalho, a ajuda de uma consultoria também pode ser de grande importância, pois ela poderá identificar falhas que geralmente não são notadas na rotina corrida dos funcionários e do gestor.

As informações sobre gastos (despesas e custos) nas operações, sobre o tempo dispendido na efetivação das atividades e um mapeamento detalhado sobre todas as ações que devem ser desenvolvidas, retificadas ou ajustadas fornecem ao gestor um embasamento sólido para sua tomada de decisões.

2. Proporcione mais eficiência com a automação

Os funcionários constituem um dos mais importantes tesouros de uma empresa, pois são eles que permitem a continuidade do funcionamento no ciclo de produção — assim, eles são de máxima importância para a geração de riqueza.

Uma boa gestão de processos operacionais de estoque deve considerar a otimização dos trabalhos dos colaboradores por meio de sistemas automatizados, além de atualizações periódicas para que eles sempre estejam a par das novas estratégias e técnicas de trabalho.

A tecnologia ajuda a agilizar as operações diárias e a aumentar a produtividade, evitando que os funcionários gastem tempo demais em atividades repetitivas e muito burocráticas — estas apenas levam mais rapidamente ao cansaço e ao estresse.

No final das contas, automatizar os processos de estoque sairá mais barato que arcar com trabalhos morosos, custos adicionais devido a erros e retrabalhos, desperdícios e até perdas de funcionários.

O controle de estoque pode usufruir de diferentes recursos para otimizar as operações diárias: códigos de barras e/ou etiquetas RFID para facilitar a identificação dos itens, sistemas de separação de pedidos por meio de voz (picking voice), máquinas e equipamentos que ajudam a acelerar as tarefas e a conquistar resultados mais positivos.

Recomenda-se também a utilização de um sistema automatizado de gestão, como ERP ou WMS (ou ambos), pois eles permitem uma visão completa do setor e de toda a empresa, facilitando a elaboração de um diagnóstico e a gestão das métricas e dos indicadores.

Esses sistemas fornecem relatórios detalhados, integram os setores e centralizam as informações, contribuindo para uma tomada de decisões mais assertiva.

3. Invista em um layout mais adequado

Outra estratégia para quem deseja manter uma eficaz gestão de processos operacionais de estoque é organizar o layout e a disposição de todos os produtos — o que melhorará o índice de produtividade. Organizar o layout depende da rotatividade das mercadorias e da importância de cada uma para o crescimento do negócio.

Uma sugestão é organizar os produtos que são vendidos em maior quantidade em alturas mais acessíveis — mais próximos do setor de embalagem e expedição, por exemplo. Desse modo, fica mais prático na hora de separar os materiais e isso certamente aumentará a eficiência dos trabalhadores que atuam no estoque.

4. Mantenha controle sobre todas as movimentações

Uma forma de evitar perdas e erros no envio de mercadorias é manter um controle rígido sobre as movimentações de estoque. Esse controle favorecerá maior produtividade e eficiência no ritmo de trabalho da equipe.

Todas as entradas, as saídas, as trocas e as devoluções precisam ser controladas com precisão matemática. Essa gestão calculista permite que não aconteçam furos no estoque — o que leva a prejuízos financeiros e ao aumentos dos gastos.

O controle sobre as movimentações também reduz o índice de extravios, um fato muito comum nos estoques da maior parte das empresas — especialmente empresas maiores, em que existem mais produtos e a fiscalização sobre eles nem sempre é a mais adequada.

5. Realize planejamentos de médio e longo prazo

Uma boa empresa não pode pensar somente no “aqui e agora”: ela deve fazer planejamentos em médio e em longo prazo. A gestão de processos operacionais de estoque também inclui o planejamento estratégico, que vai além das tarefas comuns de recebimento de mercadorias, armazenagem, separação de pedidos e expedição.

Para otimizar o estoque, é fundamental conhecer a dinâmica do mercado e os hábitos de consumo das pessoas, levando à identificação dos produtos que têm mais demanda.

Outro aspecto a considerar em um planejamento em médio e longo prazo é a sazonalidade — ou seja, a época em que uma determinada mercadoria é procurada com mais frequência. Existem produtos que têm baixíssima venda em certas épocas do ano, ao passo que, em outras, a venda aumenta exponencialmente.

Também é importante considerar o grau de perecibilidade de cada categoria de produtos estocados e seu índice de obsolescência. Alguns produtos — como alimentos, por exemplo — devem ter seu prazo de validade rigorosamente controlados para evitar perdas ou vendas de produtos que podem causar danos ao consumidor.

6. Mantenha a comunicação fluida

Para melhorar a gestão de processos operacionais de estoque, convém ter à disposição informações confiáveis sobre os setores de vendas e compras — preferencialmente, informações em tempo real.

Considere que o setor comercial pode fornecer informações mais acertadas sobre o perfil dos clientes e que o setor de compras pode fornecer dados fundamentais sobre o envio de mercadorias da parte dos fornecedores — essas informações contribuem para organizar melhor as atividades de recebimento e armazenagem.

Um bom software de gestão pode ser muito eficaz no que se refere a manter uma comunicação fluida para favorecer a troca de informações valiosas e confiáveis.

E você? Já aplica essas estratégias para melhorar a gestão de processos operacionais de estoque na sua empresa? Para mais informações sobre estratégia no setor operacional, leia este post e saiba como revolucionar suas operações logísticas!