4 estratégias para otimizar a gestão de contratos de logística

A gestão de contrato de logística é uma demanda fundamental e que requer boas práticas para que não haja perda de prazos e erros na prestação de serviços. Esse processo garante que tudo será cumprido da maneira correta, estabelecendo uma relação de confiança e de excelência de todas as partes envolvidas.

Há métodos eficientes de conseguir gerir os documentos que uma empresa possui, fazendo com que esse trabalho seja otimizado. Neste post, então, você vai conhecer 4 estratégias que vão ajudar a manter a gestão de contratos de logística eficiente e organizada. Confira!

1. Faça uso de recursos tecnológicos

A aplicação da tecnologia no dia a dia de empresas é uma tendência estabilizada e em constante crescimento. Quando se trata do mercado de logística e da gestão de contratos, esse quadro não é diferente. Há cada vez mais recursos, como os softwares, que são de extrema importância.

Gerir um número grande de contratos requer uma organização que somente a automação de processos pode oferecer. Essa eficiência pode ser obtida por meio do uso de softwares empresariais que reúnam informações e ofereçam soluções pontuais no gerenciamento e controle desses documentos.

Com o apoio dessas ferramentas será mais fácil ter alertas sobre aproximação do fim do contrato, fácil visualização de cláusulas e termos descritos neles e uma série de outras opções que tornam a administração desses documentos mais fácil e clara. Assim, a margem de erros pode ser minimizada com eficiência.

Outro ponto de destaque e que os softwares de gestão oferecem é a possibilidade de integração de setores. Dessa forma, qualquer colaborador da empresa que tenha acesso ao sistema pode fazer consultas aos contratos, quando for necessário. Essa possibilidade é de grande eficiência para os procedimentos rotineiros do negócio

2. Armazene de acordo com os prazos legais

Os documentos físicos dos contratos sempre vão existir, independentemente do fato de eles poderem ser visualizados e gerenciados por meio de softwares de gestão. O cuidado com o armazenamento desses documentos é fundamental, tendo em vista que eles podem ser solicitados em uma série de ocasiões, principalmente após o término do período vigente.

Algumas ocasiões justificam esse armazenamento prolongado, como contestações judiciais sobre questões dispostas no documento, levantamento de dados, consultas de rotina, auditorias e outras possibilidades.

Como o assunto é sobre a gestão de contratos de logística, geralmente os mais comuns são sobre as prestações de serviço. Desse modo, o recomendado é o armazenamento em até 5 anos após o término do período vigente do acordo. Essa é uma margem segura e que evita problemas, além de ser um tempo suficiente para atender à necessidade de consultas posteriores.

Alguns estados possuem legislações direcionadas para esse assunto, o que faz necessária uma verificação mais cuidadosa acerca dessa questão.

3. Use metodologias eficientes

A gestão de contratos de logística pode ser mais facilmente feita com base em metodologias profissionais que atendem às necessidades da empresa. Esses métodos são pensados de maneira detalhada, considerando todos os cuidados necessários para que os documentos de uma empresa sejam mantidos e conservados sob um nível aceitável de organização.

Um dos principais métodos é o 5S, que tem como base 5 princípios direcionados à organização. De origem japonesa, essa metodologia pode ser aplicada em diversos setores, e o uso na gestão de contratos é muito eficiente. Veja cada um dos princípios a seguir.

Quanto à utilização (Seiri)

O princípio Seiri está ligado ao senso de utilização. Ao aplicar isso na gestão de contratos de logística, é proposta uma reflexão sobre quais os documentos que ainda têm validade e são realmente relevantes.

Nessa etapa é importante sempre considerar o prazo de armazenamento, seja o de 5 anos ou o definido de acordo com a legislação de cada estado. Se ele já tiver ultrapassado esses períodos e não tiver mais utilidade, pode ser descartado.

Quanto à organização (Seiton)

O senso de organização também é fundamental na questão de contratos. É importante dispor os documentos físicos de forma que os mais relevantes e que tendem a ser mais consultados possam ser acessados com maior facilidade.

Os mais antigos e que têm menos possibilidades de precisarem ser usados podem ser armazenados em locais secundários. Além disso, é importante desenvolver uma ordem, como por data de início ou alfabética.

Quanto à higiene (Seiso)

A limpeza também é um ponto importante que, além de tratar da conservação dos documentos, também mantém o bem-estar de quem for manusear esses papéis.

Quanto à limpeza do local de armazenamento (Seiketsu)

O princípio Seiketsu é muito próximo do Seiso, porém tratando mais da higienização do local de armazenamento dos contratos. Assim, é mantida a integridade dos documentos.

Quanto à disciplina com os métodos (Shitsuke)

É fundamental que todos os métodos aplicados para a melhoria da gestão de contratos de logística sejam praticados com regularidade, isso garante a organização. O princípio Shitsuke trata da autodisciplina, que, nesse caso, pode ser contextualizado com a estabilização da metodologia e das práticas que ela propõe.

4. Acompanhe o cumprimento do que foi acordado

É fundamental o entendimento de que a gestão de contratos de logística trata, além da organização e do acompanhamento deles, da verificação se está sendo cumprido o que foi acordado. Esse é um conceito amplo e precisa ser entendido desse modo, tendo em vista a quantidade de benefícios que pode proporcionar à empresa.

Esse acompanhamento deve acontecer sob as óticas de cumprimento de obrigações de todas as partes envolvidas. É fundamental saber se a empresa contratada está entregando o que está disposto no contrato. Caso contrário, vale a contestação amigável e, caso não haja acordo, o requerimento em esfera judicial.

O mesmo deve ser feito em um caráter de autoanálise acerca das obrigações. Cumprir com os métodos recomendados, com prazos de pagamento e outras questões, é fundamental para manter um bom relacionamento com a outra parte envolvida, além de evitar problemas de ordem legal.

A preocupação com a gestão de contratos de logística é coerente e se faz muito importante a aplicação das 4 estratégias que você viu ao longo deste post. Essas práticas vão trazer uma série de benefícios à sua empresa.

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